Транспортная среда электронного обмена данными. 
Стандарты безопасности. 
Поставщики ЭОД-услуг

В качестве транспортной среды при использовании ЭОД могут применяться выделенные линии связи, сеть Интернет, сети, использующие протоколы Frame Relay, TCP/IP, Х25, сети обмена сообщениями (почтой), использующие протоколы электронной почты стандарта Х400 и SMPT/SMIME.

Основными видами прямых соединений являются выделенные линии типа VPN (virtual private network), FTP (file transfer protocol), EDINT (EDI over Internet), сети с добавленными услугами VAN (value-added networks), электронные торговые сети ETNs (Electronic Trading Networks).

На начальном этапе внедрения ЭОД преобладали линии типа VPN. В 2001 г. они составляли 85%. В 2006 г. доля этих линий составила 40% за счет увеличения доли Интернет. Это обусловлено применением стандартов AS1, AS2, ebXML, SOAP, позволяющих обмениваться сообщениями по обычной сети Интернет.

На предприятии для работы ЭОД должен быть установлен шлюз на базе серверов среднего класса, клиент-серверов или обычных ПК. Повышение защищенности передачи данных при использовании системы ЭОД достигается за счет применения стандартов AS1 и AS2. Стандарт AS1 нужен для передачи документов ЭОД по почтовому протоколу SMTP (e-mail). Стандарт AS2 служит для безопасной передачи EDIи XML-документов по сети Интернет с использованием протокола http.

Основными поставщиками ЭОД-услуг являются специализированные компании. Исключение составляет компания 1C, являющаяся крупным разработчиком торговых ИТ-систем. Эта фирма предложила организовать внутреннюю сеть ЭОД, используя Центр обработки данных. Подключение к нему осуществляется при помощи программного продукта «1C: Сеть». Компанией разработан собственный стандарт обмена данными, названный «Стандарт обмена деловой информацией — МОО СОДИ». Он базируется па стандарте CommerceML 3.0. Получить более подробную информацию об этом стандарте можно на сайте moo-sodi.ru.

Одной из распространенных ЭОД-систем является система ECOD. ECOD — универсальная платформа для электронного обмена коммерческими документами (ЭОД-система).

Электронный документооборот

Введение

ЭДО рассматривается в Российской Федерации как фактор модернизации экономики. ЭДО повышает прозрачность финансовых и экономических операций, скорость обмена документами, исключает появление ошибок, неизбежно возникающих при отсутствии ЭДО. К системам ЭДО близко примыкают СЭД, которые предназначены для осуществления ЭДО на предприятиях взамен бумажного делопроизводства. В настоящее время они широко применяются на крупных и средних предприятиях и государственных организациях. Некоторые из этих систем решают задачи, характерные для ЭДО. Например, СЭД Documentum, кроме управления документами, знаниями и бизнес-процессами для крупных предприятий и организаций, обеспечивает производственное взаимодействие коммерческих фирм (модель В2В). Используя XML-шлюз, система «БОСС-Референт» фирмы АйТи обеспечивает информационное взаимодействие СЭД, построенных на различных платформах и использующих различные форматы данных с учетом рекомендаций ГОСТ и инструкций в области СЭД.

В СМИ приводятся следующие данные, характеризующие бумажный документооборот торговой компании:

• • в соответствии с требованиями законодательства, каждая отгрузка товара должна сопровождаться пакетом сопроводительных документов. Иногда магазинам приходится отправлять целые грузовики бумаг вместо продукции;
• • один гипермаркет генерирует порядка 30 тыс. заказов в год, что приводит к обработке порядка 500 тыс. пакетов первичных документов. При этом расходуется порядка 150 тыс. листов бумаги только для согласования ценовых листов;
• • пакет первичных документов, переведенный в электронный вид, экономит предприятию 40 руб.

Правомочность ведения электронного документооборота закрепил Федеральный закон от 2 октября 2007 г. № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве». На основании этого закона внесены изменения в НК РФ (н. 1, ст. 169). В результате стал возможен обмен предприятий электронными документами, в том числе и электронными счетами-фактурами. Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде утвердил Приказ Министерства финансов от 25 апреля 2011 г. № 50н. Предприятия получили право обмениваться электронными счетами-фактурами по взаимному согласию сторон и при наличии у них технических средств для приема и обработки счетов-фактур.

В мае 2012 г. вступил в силу приказ ФПС РФ № ММВ-7−6/138. Этот приказ утверждает формат электронных документов и является правовой основой ЭДО РФ, утверждает форматы книг закупок и продаж и журнала учета выставленных и полученных счетов-фактур. С лета 2012 г., в соответствии с приказом ФНС РФ от 29 июня 2012 г. № ММВ-7−6/465, предприятия могут направлять через Интернет и скан-образы бумажных документов. Еще один Приказ Росалкогольрегулирования от 23 августа 2012 г. № 231 утверждает порядок заполнения деклараций и позволяет более широко использовать ЭДО.

Государство заинтересовано в переводе первичных документов в электронный вид. Поэтому оно разработало полную нормативную базу по работе с электронными документами. Электронный документ формируется в одном экземпляре и подписывается одной ЭЦП руководителя или уполномоченного им лица (и. 6 ст. 169 НК РФ). Электронный счетфактура формируется в установленном ФНС XML-формате (и. 1 ст. 169 НК РФ). Это позволяет автоматически обрабатывать электронные счетафактуры как участникам сделки, так и контролирующим органам.

Компания «СКВ Контур» в 2010 г. представила на рынок систему ЭДО «Диадок», которая начала работать с 1 июня 2011 г. Система интегрируется с отечественными ERP-системами «1C» и «Галактика-ERP», а также с зарубежной системой компании SAP. Для разработчиков индивидуальных учетных систем или нетиновых версий 1C и SAP компания «Диадок» (diadoc.ru) разработала программный интерфейс (API), позволяющий легко интегрировать функционал ЭДО в любую современную учетную систему (1C, SAP, Oracle, Microsoft Dynamics AX/NAV и др.). В 2013 г. системой «Контур.Диадок» обработан 1 млн счетов-фактур. Эта система предназначена для использования в торговле, государственных и социальных структурах.

В соответствии с отечественным законодательством, передача электронной счет-фактуры возможна только посредством компаний, которые называются «оператор электронного документооборота» (ОЭД). В настоящее время EDI-провайдеры начали массово получать лицензии на право осуществлять функции ОЭД.

Электронная счет-фактура органично вписалась в систему сообщений EDI. До введения ЭДО Покупатель отправлял Поставщику заказ на продукцию. Поставщик в ответ на заказ отправлял накладную, которая в терминологии EDI называется «Уведомление об отгрузке». В результате формировался документ под названием Invoice (накладная), который не имел юридической силы и объединял функции накладной и счет-фактуры. С 2012 г., с введением электронного счета-фактуры, формируется юридически значимый электронный документ. Помимо электронной счет-фактуры, соответствующими правовыми актами в электронный вид переводятся и другие деловые документы, такие как накладная (ТОРГ-12), акт приемки, приложения к договору.