Получение, хранение и использование персональных данных работников

Информация о работнике необходима работодателю в первую очередь для соблюдения прав и законных интересов самого работника, ее получение является обязанностью работодателя.

К персональным данным работника, обрабатываемым работодателем в обязательном порядке, относятся сведения, содержащиеся в документах, предъявляемых при заключении трудового договора и предусмотренных ст. 65 ТК РФ. В ряде случаев, если это предусмотрено ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ, предъявляются и иные документы, содержащие персональные данные поступающего на работу лица. Кроме того, отдельные документы представляются работниками уже после заключения трудового договора, в процессе осуществления трудовой деятельности.

Таким образом, работодателю могут стать известны следующие персональные данные работника:

• • фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, сведения, содержащиеся в страховом свидетельстве государственного пенсионного страхования, об отношении к воинской службе, сведения об образовании, квалификации, наличии специальных знаний, о страховом стаже работника;
• • сведения о состоянии в браке и наличии детей и иных иждивенцев (для определения преимущественного права на оставление на работе в соответствии со ст. 179 ТК РФ, а также при предоставлении работнику налоговых вычетов);
• • сведения, содержащиеся в медицинских заключениях, полученных по результатам предварительных, периодических и внеочередных медицинских осмотров (обследований) и психиатрических освидетельствований (ст. 69, 213, 328, 348.3 ТК РФ), а также в медицинских заключениях, содержащих информацию о необходимости перевода на другую работу (ст. 73, 254 ТК РФ);
• • сведения, содержащиеся в медицинских заключениях, затребованных работодателем для определения возможности привлечения работника к сверхурочной работе (ст. 99 ТК РФ), к работе в выходные и нерабочие праздничные дни (ст. 113 ТК РФ) либо предоставленные работником в подтверждение права на неполное рабочее время (ст. 93 ТК РФ), в том числе медицинские заключения о необходимости ухода за больным членом семьи;
• • сведения о доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера самого работника, его супруга (супруги) и несовершеннолетних детей — данное требование действует в отношении работников государственных корпораций и государственных компаний (ст. 349.1 ТК РФ);
• • сведения о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям (данные сведения представляют лица, поступающие на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию).

Федеральным законом «О персональных данных» сведения о судимости отнесены к специальным категориям персональных данных. Кроме того, обработка таких сведений может осуществляться государственными органами или муниципальными органами в пределах полномочий, предоставленных им в соответствии с законодательством РФ. Работодатели обрабатывают персональные данные о судимости работников исключительно в предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами случаях.

Так, в соответствии со ст. 331 ТК РФ к педагогической деятельности не допускаются лица, лишенные права заниматься педагогической деятельностью в соответствии с вступившим в законную силу приговором суда, имеющие неснятую или непогашенную судимость за умышленные тяжкие и особо тяжкие преступления, а также имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию (за исключением лиц, уголовное преследование в отношении которых прекращено по реабилитирующим основаниям) за преступления против жизни и здоровья, свободы, чести и достоинства личности (за исключением незаконного помещения в психиатрический стационар, клеветы и оскорбления), половой неприкосновенности и половой свободы личности, против семьи и несовершеннолетних, здоровья населения и общественной нравственности, основ конституционного строя и безопасности государства, а также против общественной безопасности.

В соответствии со ст. 52 ВК РФ на должности авиационного персонала и в службу авиационной безопасности не принимаются лица, имеющие непогашенную или неснятую судимость за совершение умышленного преступления.

Граждане, имеющие неснятую или непогашенную судимость, не могут быть приняты на работу во вневедомственную охрану (см. Федеральный закон от 14 апреля 1999 г. № 77-ФЗ «О ведомственной охране»).

Лицу, имеющему неснятую или непогашенную судимость за преступления в сфере экономики, может быть отказано в приеме на работу на должность главного бухгалтера или иного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета в открытых акционерных обществах (за исключением кредитных организаций), страховых организациях и негосударственных пенсионных фондах, акционерных инвестиционных фондах, управляющих компаниях паевых инвестиционных фондов, в иных экономических субъектах, ценные бумаги которых допущены к обращению на торгах фондовых бирж и (или) иных организаторов торговли на рынке ценных бумаг (за исключением кредитных организаций), в органах управления государственных внебюджетных фондов, органах управления государственных территориальных внебюджетных фондов.

В ряде случаев работники по своей инициативе либо по требованию работодателя представляют о себе дополнительные сведения, не предусмотренные ТК РФ или иными федеральными законами. В том случае, когда эти сведения не имеют отношения к будущей трудовой функции работника и являются избыточными по отношению к целям сбора персональных данных, работодатель не имеет права их обрабатывать. Кроме того, собирать дополнительную информацию работодатель может только при наличии письменного согласия лица, поступающего на работу, на обработку его персональных данных. Самым распространенным документом, который требуют работодатели при заключении трудового договора, является рекомендация (характеристика) с предыдущего места работы. Работодатель вправе запросить, а бывший работодатель — предоставить, такую характеристику или рекомендацию, на основании письменного согласия самого поступающего на работу лица. При этом требования законодательства не будут нарушены.

Нередко от лица, поступающего на работу, требуют представления фотографии (для пропуска на территорию, для личного дела или других целей). При этом необходимо учитывать, что фотографическое изображение человека может быть отнесено к категории биометрических персональных данных, т. е. сведениям, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность, и которые используются для установления личности субъекта персональных данных.

Биометрические данные могут обрабатываться только при наличии согласия в письменной форме работника (лица, поступающего на работу), за исключением ряда случаев:

• — в связи с реализацией международных договоров РФ о реадмиссии;
• — связи с осуществлением правосудия и исполнением судебных актов;
• — случаях, предусмотренных законодательством РФ об обороне, о безопасности, о противодействии терроризму, о транспортной безопасности, о противодействии коррупции, об оперативно-розыскной деятельности, о государственной службе, уголовно-исполнительным законодательством РФ, законодательством РФ о порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию.

Кроме того, при обработке биометрических персональных данных работодатели обязаны учитывать требования постановления Правительства РФ от 6 июля 2008 г. № 512 «Об утверждении требований к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных» .

Критерием отнесения фотографического изображения или видеоизображения работника, а также других сведений, характеризующих физиологические и биологические особенности человека и позволяющих установить его личность, к биометрическим персональным данным (и, соответственно, определения необходимости получения согласия работника на обработку таких данных) является цель, в связи с которой осуществляется обработка подобных сведений.

Например, фотографическое изображение, а также дактилоскопические данные и другие сведения, используемые для пропуска работников на территорию работодателя, относятся к биометрическим персональным данным, так как при этом устанавливается личность субъекта персональных данных. Но для приобщения к личному делу работника ксерокопии документа, удостоверяющего его личность, в том числе ксерокопии содержащейся в таком документе фотографии работника, согласия работника не требуется, так как обработка таких сведений не преследует цель установления личности работника.

Трудовым законодательством не предусмотрена форма согласия работника на обработку его персональных данных. В соответствии с Федеральным законом «О персональных данных» такое согласие оформляется в письменной форме на бумажном носителе либо в форме электронного документа, подписанного в соответствии с федеральным законом электронной подписью, и должно включать в себя:

• 1) фамилию, имя, отчество, адрес работника, номер документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
• 2) наименование или фамилию, имя, отчество и адрес работодателя, получающего согласие;
• 3) цель обработки персональных данных;
• 4) перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие;
• 5) наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению работодателя, если обработка будет поручена такому лицу;
• 6) перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых работодателем способов обработки персональных данных;
• 7) срок, в течение которого действует согласие работника, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом;
• 8) подпись работника.

В случаях когда в правоотношениях по обработке и защите персональных данных работник действует через своего представителя, согласие на обработку персональных данных работника дает его представитель. В этом случае письменное согласие должно дополнительно содержать фамилию, имя, отчество, адрес представителя работника, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия этого представителя. В частности, такая ситуация может возникнуть, когда в соответствии с ч. 4 ст. 63 ТК РФ трудовой договор от имени лица, не достигшего возраста 14 лет, подписывается его родителем (опекуном).

Хранение персональных данных работников осуществляется работодателем в документированной форме, в том числе в форме электронного документа. В настоящее время для целей хранения персональных данных работников применяется личная карточка работника, оформляемая по унифицированной форме Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Персональные данные работников содержатся и в иных документах, в первую очередь — в приказах по личному составу, оформляемых при приеме, переводе, увольнении работников, а также в иных случаях, требующих издания правоприменительного акта. Также на работников могут вестись личные дела, к которым приобщаются документы, содержащие персональные данные. В настоящее время требования об обязательном ведении личных дел распространяются лишь на государственных и муниципальных служащих, судей, прокурорских работников. Остальные работодатели вправе самостоятельно принимать решения о необходимости ведения личных дел работников и определять порядок их ведения, в том числе устанавливать перечень документов, приобщаемых к личному делу работника. При этом работодатель обязан соблюдать требования законодательства, предъявляемые к обработке и защите персональных данных работников.

В соответствии с Федеральным законом «О персональных данных» хранение персональных данных работников должно осуществляться не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом. В настоящее время срок хранения документированной информации, содержащей персональные данные работников, определен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». В нем, в частности, определены следующие сроки хранения документов, содержащих персональные данные работников:

• — приказы по личному составу о приеме, увольнении, перемещении, переводе работников, поручении им дополнительной работы, направлении их на повышение квалификации, об изменении фамилии, поощрении, предоставлении всех видов отпусков работникам с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, предоставлении отпусков по уходу за ребенком, отпусков без сохранения заработной платы, о направлении работников в длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, а также о направлении в служебные командировки работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда — 75 лет;
• — приказы о применении дисциплинарных взысканий, о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков (за исключением случаев, когда данные отпуска предоставляются работникам с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда), о направлении в краткосрочные внутрироссийские и зарубежные командировки (кроме случаев направления в служебные командировки работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда) — 5 лет;
• — трудовые договоры с работниками (не вошедшие в состав личных дел) — 75 лет;
• — личные карточки работников — 75 лет;
• — личные дела работников — 75 лет;
• — личные дела руководителей организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, членов (депутатов) представительных органов РФ, субъектов РФ, органов местного самоуправления, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания — постоянно;
• — подлинные личные документы (в первую очередь — трудовые книжки работников) — до востребования (невостребованные хранятся 75 лет).

Столь длительные сроки хранения документов обеспечивают право граждан на доступ к своим персональным данным, в том числе и после прекращения трудового договора, а также гарантируют возможность доказать различные факты своей трудовой биографии, например, подтвердить страховой стаж для установления трудовой пенсии. Вместе с тем длительные сроки хранения документов предъявляют повышенные требования к защите персональных данных работников от несанкционированного доступа или утраты.