Эффективность организации как основная задача теории

Проблема эффективности является центральной в управлении большими (сложными) системами. Целью организационного менеджмента в конечном итоге является достижение высокой эффективности функционирования сложной экономической системы.

Под эффективностью понимают характеристику, которая отражает приспособленность системы к выполнению свойственных ей задач. Такая приспособленность может описываться как количественно, так и качественно. Оценку эффективности производят, как правило, математическими методами, которые позволяют получить количественное выражение данной характеристики системы. Естественно, что используемые при этом понятия также должны быть представлены количественно, т. е. квантифицированы. Для этого были введены понятия показатель и критерий эффективности.

Под показателем понимают количественное выражение какого-либо свойства системы или процесса. Например, важнейшим свойством сложной технической системы является ее надежность. В качестве показателя надежности принимают вероятность того, что система будет правильно функционировать в требуемых условиях дольше, чем некоторое заданное время.

С понятием эффективности органически связана проблема оптимизации. Всякая организация функционирует с определенными целями. У менеджеров имеются средства, с помощью которых они воздействуют на достижение данных целей. Как правило, выделяется главная цель, которая может быть достигнута различными способами действий. Такие способы принято называть альтернативами. Проблема оптимизации заключается в том, чтобы выбрать одно из альтернативных решений, а именно то, которое является наилучшим в некотором смысле, т. е. оптимальное решение.

Теперь возникает другая задача: необходимо найти меру эффективности функционирования системы. Если мы поставили в соответствие цели некоторый численный показатель (например, надежности — вероятность), то он и будет измерителем эффективности. Граничное значение показателя, отвечающее достижению цели, будет критерием эффективности.

Выбор цели функционирования организации, а значит показателей и критерия эффективности, является в общем случае неформализуемой процедурой. Это значит, что они не являются логическими следствиями структуры организации-системы. Критерий эффективности выбирается из соображений, определяемых необходимостью выполнения организацией некоторых задач в границах системы более высокого иерархического уровня.

Выбор критерия эффективности имеет решающее значение для принятия правильного решения и является одним из самых ответственных этапов организационного менеджмента.

При математической формализации цель функционирования организации представляется через количественный показатель в виде функции, называемой целевой функцией. Экстремум данной функции, который подлежит найти на области ограничений, отвечающих реальным ресурсным возможностям организации, и будет критерием ее эффективности. Ресурсные возможности выражают через переменные, входящие в целевую функцию. Набор переменных, при котором целевая функция достигает экстремума, представляет собой оптимальное решение и доставляет максимальную эффективность организации. Таким образом, целевая функция является количественным показателем качества альтернативных решений и соответствующей эффективности системы.

Максимальная эффективность в зависимости от конкретных условий может означать:

• • получение максимального эффекта (результата) при заданных затратах;
• • достижение заданного эффекта при минимальных затратах;
• • максимальное отношение результата к затратам, т. е. максимальный эффект на единицу затрат.

Задача оптимизации точно может быть решена математически только для одного критерия оптимальности. Однако эффективность организации характеризуется, как правило, целым набором показателей, и их не удается свести в один общий показатель, пригодный для оценки эффективности. Поэтому зачастую в качестве критерия оптимальности выбирают такой доминирующий показатель, который позволит в наибольшей степени определить способность системы выполнить основное предназначение.

Для пояснения изложенного рассмотрим следующий пример.

Пусть требуется организовать систему снабжения с нескольких пунктов отправления различными транспортными средствами в разные пункты назначения. В зависимости от организации доставки эффективность ее будет различной. Допустим, что на время перевозок ограничения не наложены. В этом случае имеем систему с одним показателем, характеризующим ее эффективность. Таким показателем является стоимость перевозок. Естественно взять стоимость перевозок в качестве критерия оптимальности. Если выразить этот критерий в виде некоторой функции от параметров, определяющих систему перевозок, то набор значений параметров, при котором функция достигнет экстремума (в данном случае — минимума), и будет оптимальным, т. е. при этих значениях стоимость перевозок будет минимальной.

Теперь допустим, что требуется обеспечить перевозки за ограниченное время. Уменьшение времени перевозок повышает их стоимость. Поэтому для оценки эффективности системы уже нужно учитывать два показателя — время и стоимость, причем, как нетрудно заметить, оба показателя противоречивы. Если перевозки должны быть обеспечены за возможно меньшее время, то критерием оптимальности будет время перевозок.

В общем случае применяются следующие способы выделения критерия оптимальности при наличии нескольких показателей:

• • часть показателей превращают в ограничения. Так, если в рассмотренном примере задано время перевозок, то его можно представить в виде ограничения, а критерием оптимальности считать стоимость перевозок. Возможна и обратная постановка задачи оптимизации: минимизировать время перевозок при заданной стоимости (при имеющихся средствах перевозки);
• • несколько показателей свертывают (объединяют) в один обобщенный показатель (путем постановки общей цели, введением весовых коэффициентов и др.). Применение этого способа сопряжено с большими трудностями, заключающимися в сложности определения единой меры для разнородных показателей;
• • варьируют постановку задачи, т. е. производят оптимизацию при разных критериях оптимальности и решение принимают по оптимизируемым требованиям на основании полученных результатов (метод уступок).

Все сказанное относится прежде всего к внешней эффективности организации. Вместе с тем эффективность управления может оцениваться и по показателям внутренней эффективности:

• • степень удовлетворенности работой;
• • степень конфликтности;
• • адаптивность организации.