Взгляд в прошлое и будущее при подготовке бюджетов

В зависимости от того, что становится информационной базой бюджетов каждого последующего периода и какова методология их разработки, различаются бюджеты приростные (преемственные) и бюджеты с нуля.

Приростные бюджеты (Incremental Budgets) формируются на основе текущих бюджетов или результатов прошлых периодов с учетом предполагаемых параметров бюджетного периода и событий, которые, как ожидается, произойдут до его окончания. Такими параметрами будут, например, ожидаемый темп инфляции, уровень экономической активности, изменения структуры выпуска периода. Данный подход фокусирует внимание участников бюджетного процесса на изменениях, которые, как предполагается, произойдут в течение бюджетного периода по сравнению с предшествующим.

Однако если использовать этот подход формально, например, «бюджет следующего года равен бюджету этого года плюс Х% роста», то окажется, что прошлое доминирует над будущим, а недостатки пошлых периодов обернутся такой же неэффективностью в дальнейшем. Использование приростных бюджетов может сформировать у менеджеров уверенность в том, что затраты предыдущего периода вполне оправданы и нет оснований для их пересмотра. А это не всегда справедливо: опыт может влиять на процесс планирования, но никак не должен заменять прогнозирование будущих результатов. Перенос прошлой неэффективности в будущее посредством бюджетов также может способствовать возникновению или росту бюджетного люфта, который проявляется как ненулевая разница между минимально необходимым (и реально достижимым) уровнем затрат и их бюджетной, а позднее и фактической, величиной.

Одним из способов решения проблемы бюджетного люфта является бюджетирование с нуля (Zero-Base Budgeting). В отличие от приростного бюджетирования основным его постулатом выступает независимость плановых уровней расходов от их предыдущих значений. При этом предполагается, что все расходы в базовый период нам неизвестны, их требуется заново и абсолютно независимо определить. Хотя на первый взгляд кажется, что это невозможно, это совсем не так. В основе бюджетирования, так же как и всего управленческого учета, лежит процесс установления целей организации для определенных временных горизонтов. Цели, установленные в операционной перспективе, становятся главными ориентирами процесса бюджетирования, который начинается с рассмотрения нескольких взаимоисключающих путей достижения этих целей. Для каждого пути определяются ресурсы, необходимые для реализации поставленных задач, по принципу «что нам нужно для того, чтобы…». Лучший из этих вариантов выбирается с точки зрения имеющихся ограничений — финансовых, материальных, человеческих, временных, технологических и т. д. Этот сценарий и формирует бюджет.

Достоинством метода бюджетирования с нуля, кроме возможности преодоления бюджетного люфта, является и то, что его можно рассматривать как способ стимулирования поиска альтернативных путей достижения поставленных целей. Он также позволяет наглядно продемонстрировать связь между способом распределения бюджетных ресурсов и достижением целей организации. Кроме того, бюджетирование с нуля используется для планирования расходов в принципиально новых сферах деятельности, а также в тех случаях, когда организации приходится действовать в резко меняющемся окружении.

Система бюджетирования с нуля достаточно трудоемка, поэтому использование в чистом виде такого подхода при планировании деятельности крупных организаций на достаточно протяженных периодах времени почти никогда не встречается на практике. Сложности начинаются еще в самом начале, при попытке сформулировать взаимоувязанную систему целей всех структурных единиц, что провоцирует разногласия внутри организации.

Помимо всего прочего, не все виды расходов можно планировать буквально с нуля. Если организация намерена продолжать свою деятельность неопределенно долго, некоторые расходы очевидно необходимы и точно известны по величине (например, амортизационные отчисления), и следует обращать особое внимание на те их виды, которые меняются от одного периода к другому (например, расходы на рекламу).