Работа исследователей в читальном зале

Организация работы исследователей в читальном зале — это одна из основных задач деятельности государственных архивов и других учреждений, хранящих документы АФ РФ (музеев, библиотек и т. д.).

Читальный зал — это та структурная часть архива, с которой неизбежно имеет дело любой обращающийся в архив исследователь.

В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» пользователи^[1] архивными документами имеют право «свободно искать и получать для изучения архивные документы. Пользователи обладают равными правами на доступ к делам, документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и справочнопоисковым средам к ним. Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочнопоисковых средств и информации об этих средствах, а также подлинников и (или) копий необходимых ему документов» (Ст. 24, п. 1).

Закон предписывает государственным и муниципальным архивам, музеям, библиотекам, организациям Российской академии наук (ныне — научным организациям, подведомственным Федеральному агентству научных организаций) обеспечивать пользователю архивными документами условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов (Ст. 26, п. 2).

Под этими условиями подразумевается наличие специально оборудованного помещения для работы с документами (читального зала), специального оборудования для чтения микрофильмов, электронных копий документов, просмотра кинодокументов и прослушивания фонодокументов и, конечно, доступ к НСА архива (описям и каталогу).

Плата за посещение читальных залов, пользование делами, документами и справочно-поисковыми средствами к ним не взимается.

Оформление исследователя для работы в читальном зале осуществляется по личному заявлению, но направлению организации, по заданию которой работает исследователь (например, научно-исследовательского института или университета), студенты и магистранты — по направлению соответствующего высшего учебного заведения.

В заявлении или направлении указывается (наряду с фамилией, именем, отчеством, должностью, ученой степенью и званием) тема исследования и ее хронологические рамки, а также цель исследования (написание монографии, статьи и т. д.). Об изменении темы или хронологических рамок исследования читатель обязан информировать в письменном виде сотрудника (заведующего) читального зала.

Разрешение па работу в читальном зале дается руководителем архива или уполномоченным им лицом. Такое разрешение предоставляется на срок не более одного года.

При оформлении исследователь заполняет анкету установленного образца и предъявляет сотруднику читального зала паспорт для идентификации личности. Он знакомится также с правилами работы в архиве и расписывается в ознакомлении, принимая тем самым на себя обязательства соблюдать противопожарный и охранный режим, требования обращения с документами, обеспечивающие их сохранность в процессе использования, и другие правила.

Например, запрещается несанкционированное копирование документов (на цифровую камеру, мобильный телефон и т. п.), вынос документов за пределы читального зала, пронос в читальный зал еды и т. д. Запрещается оставлять (при выходе из читального зала) документы в открытом виде (т.е. подвергать их излишнему световому воздействию), делать записи на листах бумаги или в тетрадях, положенных на документ, входить в читальный зал в верхней одежде и т. д.

После оформления исследователю выдается пропуск в читальный зал.

На каждого работающего в читальном зале исследователя заводится личная учетная карточка (личное дело). Сотрудники читального зала ведут статистический учет числа исследователей, количества посещений, тем исследований. В настоящее время во многих архивах существуют специальные БД на исследователей.

Исследователь имеет право получать для изучения в виде подлинников или копий дела и документы, прошедшие научное описание и находящиеся в удовлетворительном физическом состоянии.

Единственными законными ограничениями для пользования архивными документами АФ РФ является наличие в них сведений, составляющих «государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну», наличие сведений, составляющих личную и семейную тайну гражданина, сведений о его частной жизни, а также сведений, создающих угрозу для его безопасности (это ограничение устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов).

Может быть ограничен также доступ «к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документам АФ РФ, признанным в порядке, установленном специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии»^[2]. В последнем случае пользователь получает копии документов.

Не выдаются в читальный зал также материалы, не прошедшие научнотехнической обработки, т. е. неописанные, нуждающиеся в переплете, брошюровке и т. д.

Копии документов выдаются исследователю во всех случаях, когда эти документы скопированы для страхового фонда и, соответственно, фонда пользования^[3]. Чаще всего это микрофильмы, хотя в настоящее время все большее место среди копий фонда пользования начинают занимать отсканированные изображения документов.

Подлинники дел и документов при наличии их копий фонда пользования могут быть выданы с письменного разрешения руководства архива в случае проведения специальных научных работ по текстологии, кодикологии, палеографии, изучению филиграней (водяных знаков) и других внешних особенностей документов, а также для организации их фототипического издания.

Исследователь имеет право пользоваться НСА архива, материалами научно-справочной библиотеки (при наличии ее в архиве) и материалами справочно-информационного фонда архива.

Исследователям предоставляется возможность получать непосредственно в архиве или через Интернет информацию о распорядке работы читального зала, порядке и условиях предоставления архивом государственных (или муниципальных) услуг.

Исследователям, работающим в читальном зале архива, предоставляется право получать консультации специалистов архива по составу и содержанию дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования^[4].

Исследователи имеют право пользоваться оборудованием читального зала, предназначенным для работы пользователей (например, аппаратами для чтения микрофильмов, компьютерами и т. д.). Они могут также использовать при работе с архивными материалами собственные технические средства (за исключением копирования), например, ноутбуки, если это не мешает работе других исследователей.

Занимающиеся в читальном зале исследователи могут вносить и выносить (в прозрачном пакете или сумке размером не более 200×200 мм) личные вещи, предметы, письма и — при наличии специального пропуска — копии архивных документов и печатных изданий, выписки (на всех видах носителей), гранки научной работы, а также привлекать в случае необходимости к работе в читальном зале помощников или переводчиков (с оформлением их для работы в читальном зале на общих основаниях)^[5].

При оформлении для работы в читальном зале каждому исследователю выделяется персональное место в специальном шкафу (или на стеллаже). Выданные в читальный зал дела хранятся в этих шкафах (или стеллажах) в отдельном помещении, изолированном от доступа посторонних. В этом же помещении (или в отдельной рабочей комнате) производится сортировка дел, поступивших из архивохранилищ, их раскладка по персональным местам исследователей, а также сортировка сдаваемых после завершения работы дел и подготовка их к возвращению в хранилища.

Каждое посещение исследователем читального зала регистрируется в специальной книге учета посещений.

При выдаче дела из хранилища делается запись в листе использования, в котором указывается фамилия и инициалы лица (исследователя или сотрудника архива), которому выдано дело и дата выдачи. Сведения о характере использования и личную подпись проставляет пользователь. Благодаря листу использования каждый исследователь может установить, кто до него обращался к данной единице хранения, а сотрудники архива — кто в последний раз получал доступ к этому делу.

Все поступающие в читальный зал единицы хранения регистрируются в специальной книге.

Пользователь может заказывать единовременно в течение рабочего дня и получать не позднее чем через два рабочих дня со времени оформления заказа до 20 дел общим объемом не более 1500 листов из архивных фондов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций или не более 500 листов из архивных фондов личного происхождения; до 10 единиц хранения аудиовизуальных и электронных документов. Количество дел, документов, копий фонда пользования, находящихся одновременно у пользователя, не может превышать 20 единиц хранения.

Архивные материалы выдаются в читальный зал на определенный срок: до одного месяца, подлинники особо ценных дел, документов — на срок не более двух недель^[6].

Сотрудники читального зала обеспечивают сохранность документов в процессе их использования, соблюдение нормативного режима хранения документов, контролируют и поддерживает температурно-влажностный режим, обеспечивают соблюдение санитарно-гигиенического и противопожарного режима^[3].

В некоторых архивах в читальном зале находятся дублетные экземпляры описей и других архивных справочников, а также дублетные экземпляры справочных изданий (например, адрес-календарей, справочника «Весь Петербург» и т. д.), что значительно облегчает работу исследователей. Сотрудники читального зала ежегодно проводит проверку наличия и состояния архивных справочников и справочной литературы, хранящихся в читальном зале.

Копирование документов по заказам пользователей. Пользователи документов — как физические лица, так и организации — имеют право на получение копий архивных документов.

Изготовление копий документов — платная услуга (за исключением копирования документов по запросам органов власти).

Копии документов изготавливаются в виде ксерокопий, микрокопий (микрофильмов и мокрофишей), фотоотпечатков, кипокопий, видеокопий, копий фонодокументов, а также копий на электронных носителях.

Объем, сроки и виды изготавливаемых копий устанавливаются архивом с учетом его технических возможностей, а расценки на изготовление копий — на основе разработанного в архиве прейскуранта.

В стоимость изготовления копии закладываются затраты на неизбежно предстоящую в дальнейшем реставрацию документа, связанные с его амортизацией в ходе процесса копирования. Даже самые щадящие технологии копирования все равно, так или иначе, наносят определенный (больший или меньший) ущерб документу.

Копирование документов для органов государственной власти и местного самоуправления, государственных, негосударственных организаций, общественных объединений производится на основании гарантийного письма организации-заказчика.

Изготовление копий документов для пользователей, занимающихся в читальных залах, а также обращающихся в архив с письменным запросом производится на основании заказа. Заказ на копирование документов для пользователей, занимающихся в читальном зале архива, выполняется в установленном порядке.

Оформление заказов на копирование, поступивших от органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и граждан, подбор и подготовку документов для копирования производят работники архива.

Выполнение заказа на копирование производится в порядке, установленном руководством архива. Порядок расчетов за копирование документов, стоимость изготовления копий архив согласовывает с заказчиками заранее.

Учет заказов на копирование ведется в традиционном или автоматизированном режиме.

Не производится копирование документов, находящихся в плохом физическом состоянии, а также в случаях, когда при копировании может быть нанесен ущерб их физической сохранности.

Вопрос о копировании уникальных документов, а также документов и дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководством архива в каждом конкретном случае.

Копирование документов ограниченного доступа производится в порядке, предусмотренном соответствующими законодательными актами и нормативными документами.

При копировании документов личных фондов учитываются ограничения, установленные фондообразователями или их правопреемниками (наследниками) при передаче документов в архив на постоянное или депозитарное хранение.

Копирование документов, составляющих объекты авторского права, осуществляется с учетом норм Закона Российской Федерации «Об авторском праве и смежных правах»^[8].

Объемы копирования документов, неопубликованных описей, каталогов, других архивных справочников, а также баз и банков данных по заказам пользователей устанавливаются руководством архива в каждом конкретном случае.

На копиях, изготовленных по заказам пользователей, архивом указываются поисковые данные (архивные шифры) документов.

Копии документов выдаются заказчикам или их доверенным лицам и могут быть высланы по указанным адресам^[9].

Вывоз копий документов на различных носителях за пределы Российской Федерации осуществляется в порядке, установленном Министерством культуры РФ.

Выдача дел и документов во временное пользование производится на основании акта выдачи, исходным документом которого является письменный запрос организации, нуждающейся в подлиннике документа. Выдача производится не более чем на три месяца. Она регистрируется в книге выдачи дел. Выдаваемые дела должны быть полностью оформлены, иметь листы использования. На их место на время отсутствия помещается карта-заместитель дела. При выдаче и приеме дел в архивохранилище проверяется их состав и физическое состояние. При обнаружении дефектов составляется дефектный акт, а их виновники привлекаются к ответственности.

• [1] В соответствии с формулировкой данного закона, пользователь архивнымидокументами — это государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документамдля получения и использования необходимой информации.
• [2] Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Ст. 25.
• [3] См. гл. 11.
• [4] См.: Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации. М., 2013.
• [5] См.: Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации.
• [6] См.: Там же.
• [7] См. гл. 11.
• [8] Закон РФ от 09.07.1993 № 5351−1 «Об авторском праве и смежных правах».
• [9] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документовАФ РФ… П. 5.12.