Функции специалистов и подразделений органов власти по связям с общественностью

Связи с общественностью в органах власти осуществляются на нескольких уровнях. Это диктует различия в функциях специалистов и подразделений в сфере СО.

На макроуровне осуществляется взаимодействие между регионом страны или Российским государством в целом и институтами гражданского общества. На данном уровне функции СО лучше всего описываются американским термином «публичная дипломатия», где речь идет о защите национальных интересов с помощью информирования широкой, в том числе зарубежной, аудитории о целях и принципах внутренней и внешней политики государства.

На мезоуровне речь идет о выстраивании взаимодействия между региональными и муниципальными уровнями власти, отдельными государственными органами и их контактными аудиториями, т. е. гражданами и организациями, проживающими на определенной территории или заинтересованными по роду своей деятельности в решениях конкретного ведомства (например, врачи и министерство здравоохранения). На данном уровне для структур по СО важнее всего выстроить и поддерживать прямой, честный и эффективный контакт с заинтересованными аудиториями, своевременно информировать о готовящих и принятых управленческих решениях и получать обратную связь об отношении к ним со стороны общественности.

На микроуровне выстраиваются связи между подразделениями различных органов власти, а также между ними и гражданами или организациями. На данном уровне важно добиться оптимального качества рассмотрения обращений, оказания государственных и муниципальных услуг, консультативной помощи, а также наладить эффективный обмен данными с другими подразделениями и ведомствами.

Из приведенной классификации видно, что функции СО органов власти далеко выходят за рамки традиционной работы с прессой и пиар-сопровождения мероприятий. Однако в рамках данной главы мы остановимся лишь на этих традиционных функциях.

Функции специалистов и подразделений по СО в органах власти определяются спецификой деятельности ведомств, их местом в иерархии власти, а также территориальным расположением и иными факторами. Вместе с тем выделяется ряд универсальных принципов данной деятельности (табл. 7.2).

Универсальные принципы связей с общественностью.

Таблица 7.2

Видно, что некоторые принципы находятся в противоречии. Например, соблюдение принципа законности в ряде случаев препятствует открытости и оперативности. Соблюдение формальных процедур и согласований может сократить и замедлить информационный обмен власти и общества. Однако органы по СО призваны искать и находить оптимальное применение названных принципов.

Специалисты и подразделения в сфере СО в органах власти выполняют следующие главные функции (каждая из функций связана с реализацией группы специфических задач):

• • информационно-аналитическая — связана с обеспечением мониторинга и анализа общественного мнения и публикаций прессы; составлением прогнозов; проведением аналитических исследований; подготовкой информационно-аналитических обзоров по актуальной проблематике;
• • коммуникативная — предполагает установление и поддержание связей с гражданами и организациями; своевременное информирование общественности о существе принимаемых решений, деятельности ведомства; поддержание рабочих контактов с аналогичными службами других ведомств; обеспечение связи руководства ведомства со СМИ;
• • консультативно-методическая — направлена на формирование положительного имиджа органа власти и его должностных лиц; информационно-справочную и консультативную работу с гражданами и сотрудниками ведомства; выработку информационной политики и стратегии взаимодействия органа власти со СМИ и контактными аудиториями; информирование руководства ведомства о состоянии общественного мнения и выработку предложений по его улучшению;
• • организационно-правовая — предполагает приглашение представителей СМИ для освещения мероприятий ведомства, их аккредитацию и содействие аккредитованным журналистам; подготовку и проведение пресс-конференций, брифингов, интервью, встреч; организацию информационного освещения деятельности ведомства, встреч, интервью руководителей ведомства; распространение официальных заявлений, сообщений; осуществление видеозаписей заседаний; ведение архива.

Данные задачи модифицируются в зависимости от профиля деятельности ведомства, его уровня, численности сотрудников и объема задач.

В небольших ведомствах функции по СО может выполнять один специалист. Название его должности может различаться: пресс-атташе, пресссекретарь, специалист по СО, официальный представитель по связям с прессой. Как правило, данный работник находится в непосредственном подчинении руководителя, чтобы иметь контакт с ним по мере необходимости. От того, насколько плотно взаимодействуют специалист по СО с руководителем, зависит, насколько полной, достоверной и оперативной информацией он будет обладать. Специфика работы данного должностного лица в системе органов власти определяется специфическими запретами и ограничениями, установленными для государственных и муниципальных служащих.

Важно!

Согласно п. 10 ст. 17 Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» для федеральных гражданских служащих установлен запрет «допускать публичные высказывания, суждения и оценки, в том числе в средствах массовой информации, в отношении деятельности государственных органов, их руководителей, включая решения вышестоящего государственного органа либо государственного органа, в котором гражданский служащий замещает должность гражданской службы, если это не входит в его должностные обязанности».

Таким образом, по Закону, только специально уполномоченные госслужащие имеют право выступать от имени органов государственной власти. Это повышает требования к уровню компетентности и ответственности данной категории служащих, ведь с их слов общественность узнает об официальной позиции государства, по их облику судит о состоянии властных структур.^[1][2]

Рис. 7.4. Типовая структура подразделения по связям с общественностью.

в органе власти.

Информационно-аналитическая служба осуществляет: сбор и анализ социально-политической информации, изучение общественного мнения, анализ публикаций СМИ, прогнозирование общественных последствий от принимаемых решений, разработку рекомендаций, но информационному обеспечению деятельности ведомства.

Редакционно-издательская служба отвечает за выпуск печатной, теле-, радиои видеопродукции, которая освещает работу органа власти. Материалы могут готовиться как сотрудниками ведомства, так и привлеченными журналистами.

Служба протокола отвечает за подготовку и проведение мероприятий с участием руководства ведомства, за прием и размещение зарубежных делегаций, за визиты и торжественные собрания, согласует их регламент, приглашает гостей и журналистов, обеспечивает подготовку и декорирование помещений, выпуск раздаточных материалов, вручение и прием подарков.

Пресс-служба организует взаимодействие со СМИ, с PRи рекламными сообществами в ходе подготовки интервью, телеи радиопередач с участием работников ведомства, готовит и предоставляет прессе информацию от имени органа власти, участвует в подготовке заявлений и обращений руководства, разрабатывает опровержения в случаях, когда сведения о деятельности ведомства не соответствуют действительности.

Служба документационного обеспечения рассматривает обращения граждан и организаций, организует работу приемной руководителя, ведет запись на личный прием и его проведение. Во взаимодействии с правовым подразделением она обеспечивает правовую оценку документов, переданных в службу по СО для утверждения или доработки.

Техническая служба осуществляет наполнение официального сайта ведомства на основании материалов, предоставленных другими службами, обеспечивает работу средств телефонной связи, видеоконференций и иных технических средств СО.

Наряду с названными, в отраслевых органах создаются службы по работе с контактными аудиториями. Они обеспечивают проведение мероприятий с участием общественных объединений, заинтересованных в работе данного ведомства, изучение их мнения о работе ведомства, а также распределение финансовых средств для поддержки данных общественных объединений.

Кроме профессиональных журналистов, в подразделении СО могут работать пиар-менеджеры, фотографы, веб-дизайнеры, аналитики, редакторы и другие специалисты. При необходимости подразделение СО может взаимодействовать с другими подразделениями (например, запрашивать у них информацию, необходимую для подготовки текста выступления руководителя) или со сторонними организациями (привлекать программистов и дизайнеров для разработки корпоративного сайта или логотипа).

• [1] Данные работники составляют особую профессиональную группув государственных органах и зачастую не похожи на типичных госслужащих, хотя на них распространяются все правила поведения, установленныедля чиновников. К работе в данной сфере допускаются граждане, но следующим квалификационным требованиям: • профильное образование и опыт работы в сфере журналистикии пиара; • хорошее знание специфики деятельности данного ведомства; • развитые коммуникативные и организаторские навыки;
• [2] привлекательная внешность и отсутствие речевых дефектов. Приветствуется наличие у них системного видения проблем, стоящих перед организацией, высокого уровня ответственности, эрудиции, чувстваюмора. В более крупных государственных органах создаются специальные подразделения в сфере СО в форме пресс-бюро, пресс-служб, отделов (служб, управлений) по связям с прессой или по СО. Так, в структуре Администрации Президента РФ существуют как Управление пресс-службыи информации, так и Управление, но общественным связям и коммуникациям. Первое отвечает за выступления президента или от его имени, второе — за информационную стратегию главы государства. В структуреМинистерства иностранных дел существует Департамент информациии печати. Подобные подразделения под разными названиями существуют и в других ведомствах. Структура и численность данных подразделений определяются как размерами ведомства, так и степенью его общественной активности. Подразделение СО входит в структуру центрального аппаратаи подчиняется непосредственно руководителю органа власти. В отличиеот подразделений по основной деятельности, которые соответствуют специфике каждого ведомства, подразделение СО, наряду с кадровой и бухгалтерской службами, относится к так называемым обеспечивающим подразделениям. Это означает, что оно создает условия для оптимальной работыдругих структурных подразделений и не реализует собственно управленческих функций. Рассмотрим типовую структуру подразделения органа власти в сфереСО (рис. 7.4).