Стандарты в документировании управленческой деятельности

Создание документов осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию документационного обеспечения, стандартизацию документов, безопасность Российской Федерации. Существенную часть при установлении указанного порядка занимают требования к оформлению документов, которые могут носить как универсальный характер, так и иметь весьма ограниченное действие и относиться только к отдельным видам документов, их формам, бланкам, реквизитам.

Многие процедуры, реализуемые в рамках управления документами, должны осуществляться в соответствии с единообразными требованиями, устанавливаемыми государственными и международными стандартами.

Правила оформления документов закрепляются в стандартах и других нормативных документах по стандартизации. Стандартизация в области документации решает задачи технической и информационной совместимости носителей информации и технологий ее обработки.

Правовые основы стандартизации

Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливают Федеральный закон «О техническом регулировании», а также государственные стандарты системы «Стандартизация в Российской Федерации».

ГОСТ Р 1.0—2012 «Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения».

Этот стандарт устанавливает основные положения по организации и проведению в Российской Федерации работ в области стандартизации, цели и принципы стандартизации, требования к документам в области стандартизации, правила их опубликования, распространения и применения, а также задачи международного сотрудничества в области стандартизации.

ГОСТ Р 1.1—2013 «Стандартизация в Российской Федерации. Технические комитеты по стандартизации. Правила создания и деятельности».

Этот стандарт устанавливает правила создания и деятельности технических комитетов, но стандартизации (ТК), а также включает рекомендуемое типовое положение о ТК.

ГОСТ Р 1.2—2016 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления, внесения поправок, приостановки действия и отмены».

Этот стандарт устанавливает правила разработки и утверждения национальных стандартов Российской Федерации, проведения работ по их обновлению (путем внесения изменений, поправок или пересмотра), а также правила осуществления отмены действующих стандартов.

ГОСТ 1.3—2014 «Межгосударственная система стандартизации (МГСС). Стандарты межгосударственные. Правила разработки на основе международных и региональных стандартов».

Этот стандарт устанавливает правила и методы принятия международных и региональных стандартов в качестве межгосударственных стандартов, а также международных документов, не являющихся международными стандартами, в качестве меж государстве иных стандартов, правил и рекомендаций по межгосударственной стандартизации, а также требования к их построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению.

ГОСТ Р 1.4—2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты организаций. Общие положения».

Этот стандарт устанавливает объекты стандартизации и общие положения при разработке и применении стандартов организаций. Его положения предназначены для применения организациями, расположенными на территории Российской Федерации, в том числе коммерческими, общественными, научными организациями, саморегулируемыми организациями, объединениями юридических лиц, а также техническими комитетами по стандартизации, организующими проведение экспертизы стандартов организаций согласно ст. 17 Федерального закона «О техническом регулировании».

ГОСТ Р 1.5—2012 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные. Правила построения, изложения, оформления и обозначения».

Этот стандарт устанавливает правила построения, изложения, оформления и обозначения национальных стандартов Российской Федерации и предварительных национальных стандартов, а также правила оформления и изложения изменений к национальным стандартам Российской Федерации.

ГОСТ Р 1.6—2013 «Стандартизация в Российской Федерации. Проекты стандартов. Правила организации и проведения экспертизы».

Этот стандарт устанавливает правила организации и проведения экспертизы проектов стандартов и проектов изменений к действующим стандартам, а также виды и содержание экспертизы.

ГОСТ Р 1.7—2014 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила оформления и обозначения при разработке на основе применения международных стандартов (с изменениями № 1)».

Этот стандарт устанавливает правила оформления и обозначения национальных стандартов Российской Федерации и предварительных национальных стандартов, которые разрабатывают на основе применения международных и региональных стандартов, а также национальных стандартов других стран. Также устанавливает правила оформления национальных стандартов Российской Федерации, предварительных национальных стандартов и рекомендаций по стандартизации, разрабатываемых на основе применения международных документов, не являющихся международными стандартами.

ГОСТ Р 1.8—2011 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты межгосударственные. Правила проведения в Российской Федерации работ по разработке, применению, обновлению и прекращению применения».

Этот стандарт устанавливает правила проведения работ, осуществляемых в Российской Федерации, но разработке, применению, обновлению межгосударственных стандартов, а также правила рассмотрения проектов межгосударственных стандартов, разрабатываемых в других странах, и правила прекращения применения межгосударственных стандартов в Российской Федерации.

ГОСТ Р 1.9—2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Знак соответствия национальным стандартам Российской Федерации. Изображение. Порядок применения».

Действие данного стандарта распространяется на субъекты хозяйственной деятельности (юридические лица и (или) индивидуальные предприниматели), производящие продукцию (оказывающие услуги), осуществившие в инициативном порядке добровольное подтверждение соответствия продукции и (или) услуг требованиям национальных стандартов Российской Федерации и заявившие о своем намерении применять на добровольной основе знак соответствия национальным стандартам Российской Федерации; субъекты хозяйственной деятельности и организации, заключившие договоры (контракты) на поставку продукции, маркированной знаком соответствия национальным стандартам; органы сертификации и испытательные лаборатории, осуществляющие подтверждение соответствия продукции требованиям национальных стандартов в форме добровольной сертификации; организации, осуществляющие выдачу разрешения на право применения знака соответствия национальным стандартам, ведение реестра продукции, маркированной знаком соответствия национальным стандартам, и инспекционный контроль за его использованием.

ГОСТ Р 1.10—2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Правила стандартизации и рекомендации по стандартизации. Порядок разработки, утверждения, изменения, пересмотра и отмены».

Этот стандарт устанавливает порядок разработки, утверждения изменения, пересмотра и отмены правил стандартизации и рекомендаций по стандартизации. Стандарт распространяется на правила стандартизации и рекомендации по стандартизации, утверждаемые Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии. Данный стандарт предназначен для применения научно-исследовательскими и иными организациями, а также структурными подразделениями Федерального агентства.

ГОСТ Р 1.12—2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Термины и определения».

Этот стандарт устанавливает основные термины, применяемые при проведении работ по стандартизации в Российской Федерации на национальном уровне и при ссылках на национальные стандарты в других нормативных документах, а также определения этих терминов. Термины, установленные данным стандартом, также могут быть применены при проведении работ по стандартизации на уровне организаций, в том числе коммерческих, общественных, научных организаций, саморегулируемых организаций и объединений юридических лиц. Термины, установленные этим стандартом, рекомендуется использовать в правовой, нормативной, технической и организационно-распорядительной документации, научной, учебной и справочной литературе. Если в другом действующем в Российской Федерации стандарте применены термины, отличные от терминов, которые установлены данным стандартом для тех же понятий, то их приведение в соответствии с ним целесообразно осуществлять при очередном обновлении (пересмотре или изменении) этого действующего стандарта. В обоснованных случаях необходимость устранения указанных противоречий может служить основанием для разработки внеочередного изменения другого действующего стандарта.

ГОСТ Р 1.13—2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Уведомления о проектах документов в области стандартизации. Общие требования».

Этот стандарт устанавливает общие требования к оформлению уведомлений о разработке: национальных стандартов Российской Федерации; межгосударственных стандартов, разрабатываемых в Российской Федерации для применения в качестве национальных стандартов Российской Федерации; изменений к стандартам; предложений об отмене стандартов.

Управление стандартизацией в стране осуществляет Национальный орган Российской Федерации ио стандартизации (в настоящее время эго Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии — Росстандарт).

ГОСТ Р 1.14—2009 «Стандартизация в Российской Федерации. Программа разработки национальных стандартов. Требования к структуре, правила формирования, утверждения и контроля за реализацией».

Этот стандарт устанавливает требования к структуре, порядку формирования, утверждения и контроля за реализацией программы разработки национальных стандартов, в том числе стандартов ограниченного распространения.

ГОСТ Р 1.15—2009 «Стандартизация в Российской Федерации. Службы стандартизации в организациях. Правила создания и функционирования».

Этот стандарт устанавливает единые для организаций правила создания и функционирования служб стандартизации, а также включает рекомендуемое типовое положение о службе стандартизации организации.

ГОСТ Р 1.16—2011 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные предварительные. Правила разработки, утверждения, применения и отмены».

Этот стандарт устанавливает правила разработки и утверждения предварительных национальных стандартов, а также правила их применения, проведения мониторинга применения и отмены.

В соответствии с Федеральным законом «О техническом регулировании» основными нормативными документами в области стандартизации являются технические регламенты и стандарты.

Технический регламент — документ, который принят международным договором Российской Федерации, ратифицированным в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, или федеральным законом, или указом Президента Российской Федерации, или постановлением Правительства Российской Федерации и устанавливает обязательные для применения и исполнения требования к объектам технического регулирования (продукции, в том числе зданиям, строениям и сооружениям, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации).

Технические регламенты принимаются в целях:

• — защиты жизни или здоровья граждан, имущества физических или юридических лиц, государственного или муниципального имущества;
• — охраны окружающей среды, жизни или здоровья животных и растений;
• — предупреждения действий, вводящих в заблуждение приобретателей.

Технические регламенты подразделяются на общие и специальные.

Общие технические регламенты принимаются по вопросам:

• — безопасной эксплуатации и утилизации машин и оборудования;
• — безопасной эксплуатации зданий, строений, сооружений и безопасного использования прилегающих к ним территорий;
• — пожарной безопасности;
• — биологической безопасности;
• — электромагнитной совместимости;
• — экологической безопасности;
• — ядерной и радиационной безопасности.

Специальные технические регламенты устанавливают требования только к тем отдельным видам продукции, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, в отношении которых цели, определенные Федеральным законом «О техническом регулировании» для принятия технических регламентов, не обеспечиваются требованиями общих технических регламентов.

Стандарт — документ, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт также может содержать требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения.

К документам в области стандартизации относятся:

• — национальные стандарты;
• — правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации;
• — применяемые в установленном порядке классификации, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• — стандарты организаций.