Примеры писем-сообщений. 
Документационное обеспечение управления

Краткое письмо-сообщение, являющееся ответом на запрос об оценке присланных материалов

По представленным на отзыв Методическим рекомендациям по проведению аттестации работников организации имеется следующее замечание: не следует проводить аттестацию работников, имеющих стаж работы в организации более 10 лет и положительные результаты предшествующих аттестаций.

В остальном с проектом Методических рекомендаций согласны.

Краткое письмо-сообщение, начинающееся с ключевой фразы «Сообщаем, что…»

Сообщаем, что Ваша просьба о продлении работы выставки продукции пашей компании на три недели в связи с высоким уровнем интереса к ней будет удовлетворена.

Краткое письмо-сообщение, начинающееся с ключевой фразы «Сообщаем, что…»

Сообщаем, что по представленному на отзыв проекту стандарта по оформлению проектных и эксплуатационных документов на программные изделия, разработанному вашей фирмой, замечаний не имеем и считаем возможным принять данный проект в качестве стандарта при совместных разработках с участием нашей организации.

Поддерживаем Ваше предложение о проведении в Новосибирске весной будущего года международной специализированной выставки «Электроника в быту». Тематика выставки представляет особый интерес для нашей компании, производящей современные бытовые приборы различного назначения.

Привлечение зарубежных фирм для экспонирования своей продукции будет способствовать поиску новых партнеров для взаимовыгодного сотрудничества и в конечном итоге — внедрению передовых мировых технологий автоматизации бытового обслуживания населения.

Наша компания готова оказать содействие в организации и проведении указанной выставки.

Информационное письмо с ключевой фразой <<�Доводим до Вашего сведения…"

Доводим до Вашего сведения, что Научный центр информационных технологий готов принять на годичную стажировку сотрудника Вашей организации Орлову Ольгу Александровну начиная с 5 января 2014 г.

Письмо-сообщение с ключевой фразой «Считаем необходимым поставить Вас в известность о…»

Считаем необходимым поставить Вас в известность о том, что в связи с ограниченным уровнем текущих запасов на складе готовой продукции филиала нашей компании в г. Тамбове прием заказов на копировальную технику в нашем региональном центре приостановлен до сентября 2014 г.

Приносим извинения за возможные неудобства.

Письмо-приглашение — письмо, содержащее информацию о каком-либо проводимом мероприятии и приглашение адресату принять в нем участие.

Приглашения могут оформляться как на бланке письма, так и в произвольном формате с различными элементами художественного оформления.

В письмах-приглашениях, как правило, используется личное обращение к адресату: «Уважаемый.!» и ключевым глаголом является глагол «приглашаем»:

…приглашает Вас принять участие в…

Приглашаем Вас посетить выставку…

Приглашаем Вас принять участие в…

Письма-приглашения, направляемые в вышестоящие организации, органы власти и управления, известным лицам, должны подписываться руководителем организации. Они рассылаются по почте или курьерской связью, но не должны передаваться по каналам электросвязи (в частности, по каналам факсимильной связи).

Рассылка приглашения в копии по почте или по каналам факсимильной связи допустимо в том случае, если проводимое мероприятие носит рабочий характер (совещание, заседание коллегии, комиссии, совета) или организаторы мероприятия заинтересованы в привлечении к нему как можно большего количества участников (научные конференции, симпозиумы, семинары и др.).

В последнем случае в приглашении вместо подписи конкретного лица ставится название органа, обеспечивающего проведение мероприятия: «Оргкомитет» или «Оргкомитет конференции» и т. п.

Письмо-приглашение может подписываться несколькими лицами, если организаторов мероприятия несколько, или одним лицом — руководителем оргкомитета.

При рассылке большого количества приглашений подлинную подпись руководителя можно заменить факсимиле, если в организации используются факсимильные подписи и установлен порядок их применения.