Подсчет и оптимизация документооборота

Для государственных учреждений обязателен, а для других организаций рекомендуется подсчет числа полученных и созданных документов. Подсчет документооборота ведется в целях:

• — определения условного объема обрабатываемой документной информации;
• — определения интенсивности труда сотрудников;
• — составления Табеля документов;
• — планирования мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения управления;
• — определения технологической оснащенности процессов работы с документами;
• — сезонной загрузки службы ДОУ и других аспектов.

Нормативными методическими документами по организации документирования управленческой деятельности, как правило, рекомендуется запись результатов учета документов (и их копий) за год в виде простых дробей, где в числителе указывается количество документов, а в знаменателе количество их копий: 34/106.

При подсчете и анализе документооборота необходимо иметь в виду следующее:

• — сведения об объеме документооборота, как правило, занижаются из-за несовершенной методики их сбора;
• — сами по себе данные о количестве документов не могут характеризовать эффективность системы документооборота и управления в целом;
• — сбору и анализу полученных сведений должна предшествовать постановка задачи, включающая в себя установление цели сбора сведений, длительности анализируемого временного интервала, глубины (детализации) проведения подсчета, направлений использования собранных данных.

Сведения об объеме документооборота зарегистрированных документов могут определяться по базам регистрации, количество экземпляров определяется примерно в соответствии со сложившейся практикой и при рассылке больше чем в два-три адреса по спискам рассылки. Нерегистрируемые документы могут быть учтены только при физическом их подсчете в делах.

Для определения динамики изменения физических объемов документопотоков часто достаточно выборочного учета и экстраполяции полученных результатов. Итоги подсчетов вместе с аналитической справкой службы ДОУ доводятся до сведения руководства для принятия решений.

Выбор конкретных методик подсчета документооборота, единиц измерения, временной период, форм представления промежуточных результатов и итоговых сведений устанавливается в инструкции по документационному обеспечению управления организации и служит целям проектирования рациональной системы ДОУ.

Оптимизация системы ДОУ основывается на положениях, выработанных, как правило, практикой делопроизводства и научной организации труда, например:

• — исключение возвратного движения документов;
• — однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;
• — участие той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью обработки документа;
• — различные операции должны выполняться параллельно для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения;
• — учетно-информационные сведения о ходе движения и исполнения документов, результат контроля и др., следует передавать в службу делопроизводства с помощью регистрационных карточек, электронных сообщений, по телефону, исключая возвратное движение самих документов.

Современные методики организации документационного обеспечения как в «традиционном» (бумажном) варианте, так еще более в компьютеризированном требуют четкой диспетчеризации документов, т. е. определения фиксированных путей прохождения документов. Это вполне достижимая задача, так как большинство документов проходят в офисах вполне определенные пункты и этапы обработки. Остается, пользуясь табелем документов как отправной точкой, выявить эти этапы, оценить их с точки зрения целесообразности, необходимости и обязательности и закрепить оптимальный порядок движения документов внутри организаций в схемах (технологических картах, табеле форм и т. д.), разрабатываемых службой ДОУ и компьютеризации, и утверждаемых руководством организаций.

В технологические карты должны быть включены все, в том числе и компьютерные пункты обработки документной информации и, если они поддаются нормированию, сроки прохождения и обработки документов. В эти схемы включаются, как правило, все этапы создания документов от момента написания черновика. Схемы движения документов должны предусматривать и возможные варианты движения документов, например: когда документ от руководителя поступает непосредственно исполнителю, минуя все другие инстанции; или передачу почтовых отправлений, имеющих пометку «лично», непосредственно из службы делопроизводства адресату, минуя все инстанции и этапы обработки.

Самостоятельные карты и схемы рекомендуется разрабатывать для различных потоков и категорий документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и по основной деятельности, например, технологическая карта документирования заседания Совета директоров фирмы включает целый ряд последовательных операций (рис. 10.4).

Рис. 10.4. Образец технологической карты документирования заседания совета директоров

После утверждения руководителем технологические карты и графические схемы движения документов приобретают нормативную силу. Распространена и практика их включения в инструкции по организации документационного обеспечения управления.

Именно на основе такого подхода проектировались лучшие унифицированные системы документации, на основе этого подхода строятся технологии проектирования систем электронного документооборота (СЭД).

Естественно, при реальном многообразии документов, создаваемых и обрабатываемых в офисе подобная работа требует достаточно высокого уровня квалификации и значительных затрат труда и времени. Именно из-за этого обстоятельства разработки подобных схем в «традиционных», давно установившихся системах управления проводятся редко, как правило, только под давлением обстоятельств. Хотя какие-то элементы обязательно присутствуют в инструкциях и регламентах по документационному обеспечению отдельных видов работ, например, коллегиальных органов управления; или специфических видов документов, например, ограниченного доступа, жалоб граждан и др.

Контрольные вопросы

• 1. Что такое документооборот?
• 2. Какие потоки документов образуют документооборот?
• 3. Каков видовой состав документов, образующих документооборот?
• 4. Каковы этапы движения документов в рамках документооборота?
• 5. Каков порядок обработки поступающей корреспонденции?
• 6. Для чего необходимо предварительное рассмотрение документов и каков его порядок?
• 7. Каков порядок рассмотрения документов руководителем?
• 8. Каков порядок передачи документов в структурные подразделения?
• 9. Каков порядок обработки отправляемой корреспонденции?
• 10. Как организуется работа исполнителя с документами?
• 11. В каких целях ведется подсчет числа полученных и созданных документов?