Управление документами. 
Документационное обеспечение управления

Управление документами определяется как область деятельности, включающая в себя эффективный и систематический контроль создания, получения, сохранения, использования и отбора (передачи) документов, в том числе процессы включения в систему и сохранения (в форме документов) доказательств и информации о деловой и управленческой деятельности организации.

К управлению документами относятся:

• — принятие основных организационных положений, направлений развития и стандартов в сфере управления документами;
• — распределение ответственности и полномочий по управлению документами в организации;
• — установление и распространение детальных процедур и руководящих указаний по управлению документами;
• — предоставление услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов (в целях удовлетворения потребностей и защиты интересов организации и ее клиентов);
• — проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами;
• — интегрирование управления документами в управленческие системы и процессы.

Стратегия управления документами основывается на разработке и принятии основных организационных положений, направлений развития и стандартов, процедур и практики, а также проектировании и внедрении систем управления документами в соответствии с потребностями организации и требованиями нормативных правовых актов.

Стратегия управления документами в организации должна включать как стратегию документирования деятельности организации (какие документы требуются; когда, как и где они должны быть включены в систему), так и стратегию внедрения соответствующей системы управления документами.

Организация должна установить, документально зафиксировать, поддерживать и распространять основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практику управления документами с тем, чтобы обеспечить необходимые для своей работы свидетельства, подотчетность и информацию о своей деятельности.

Основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практика управления документами должны иметь результатом официальные документы, обладающие аутентичностью, достоверностью, целостностью и пригодностью для использования.

Организации должны определить и документально зафиксировать основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практику (в целом политику) управления документами. Целью этого должно быть создание и управление аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способными поддерживать управленческую и основную деятельность в течение необходимого времени. Организации должны обеспечить информирование о перечисленных действиях на всех организационных уровнях.

Основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практика управления документами должны быть приняты и одобрены на самом высоком уровне принятия управленческих решений и распространены во всей организации. Должна быть распределена ответственность за их соблюдение.

Упомянутые компоненты организации управления документами разрабатываются на основе анализа управленческой деятельности и должны определять области, в которых нормативные правовые акты, стандарты и практические рекомендации в наибольшей степени применимы к созданию документов, связанных с деловой деятельностью. При этом организации должны учитывать особенности своей основной деятельности, а также экономические аспекты. Организация управления документами должна регулярно пересматриваться с тем, чтобы обеспечить отражение ею изменяющихся требований управленческой деятельности.

Управление документами осуществляется как управляющими документами, так и другими лицами, создающими или использующими документы в процессе своей деятельности, в связи с чем возникает необходимость определить ответственность в отношении документов и распределить ее между отдельными сотрудниками организации.

Обязанности и полномочия в области управления документами следует распределять между следующими сотрудниками организации:

• — управляющие документами;
• — специалисты в области информационных систем и технологий;
• — руководство организации;
• — руководители подразделений;
• — системные администраторы;
• — другие сотрудники, для которых создание документов является частью их работы.

Распределять обязанности и права по управлению документами и информировать об этом всех сотрудников организации требуется для того, чтобы в случае определения конкретной необходимости создания документов и их дальнейшей обработки было ясно, кто ответственен за осуществление соответствующих действий.

Важнейшей целью определения ответственности, полномочий и взаимоотношений в области работы с документами являются разработка и реализация системы правил по управлению документами, которые:

• — требуют от сотрудников создания документов в соответствии с управленческими потребностями и процессами, т. е. адекватного фиксирования в документах управленческой деятельности, в которой они участвуют;
• — гарантируют, что информационные системы и технологии, обеспечивающие управленческую деятельность, создают соответствующие документы;
• — гарантируют обеспечение сохранности документов в течение всего периода их полезного применения не только самой организацией, но и внешними заинтересованными сторонами (архивные учреждения, исследователи, аудиторы);
• — гарантируют, что документы уничтожаются или передаются на хранение только в соответствии с установленной процедурой.

Ответственность по управлению документами должна включать следующее:

• — особая ответственность и подотчетность в области управления документами возлагаются на руководящее лицо, обладающее необходимыми полномочиями внутри организации;
• — ответственность руководящих работников заключается в поддержке применения основных организационных положений, направлений развития, стандартов, процедур и практики управления документами во всей организации;
• — специалисты в области управления документами ответственны за все компоненты управления документами, включая проектирование, внедрение и сохранение документных систем и их эксплуатационных характеристик, а также за обучение всех сотрудников организации управлению документами и эксплуатации документных систем в индивидуальной практической деятельности;
• — системные администраторы ответственны за обеспечение того, чтобы все документы при их востребовании и использовании персоналом организации содержали точную информацию, были доступными и удобочитаемыми;
• — все сотрудники организации ответственны и должны отчитываться за создание и сохранение целостных, достоверных, аутентичных, пригодных для использования документов, отражающих их деятельность.

Таким образом, высшее руководство организации несет наибольшую ответственность за обеспечение эффективного управления документами. Оно способствует соблюдению процедур управления документами во всей организации.

Специалисты по управлению документами устанавливают в организации единую политику управления документами, процедуры и стандарты, а также обеспечивают внедрение процессов управления документами.

Руководители подразделений ответственны за обеспечение того, чтобы для их сотрудников создание и хранение документов являлось неотъемлемой частью их работы и осуществлялось в соответствии с установленными процедурами и стандартами.

Все сотрудники организации, которые создают, получают и хранят документы в процессе их повседневной работы, должны делать это в соответствии с установленными процедурами и стандартами. Кроме того, если в управлении документами организации задействованы временные работники, важно обеспечить соблюдение ими соответствующих процедур и стандартов.