Практическая работа с цифровыми подписями в документе Word

Работа с видимой строкой подписи

Добавление строк подписи в документ. Строка подписи выглядит как обычное место для подписи в печатном документе. Когда строка подписи вставлена в документ, автор документа может предоставить сведения о предполагаемом лице, которое будет подписывать документ, а также поместить инструкции для этого лица. Когда электронная копия документа отправлена лицу, которое будет его подписывать, последний видит строку подписи и уведомление о том, что требуется его подпись. Можно щелкнуть строку подписи и поставить цифровую подпись в документе. Затем можно выбрать изображение своей подписи из графического файла или подписать документ вручную, используя графические возможности планшетного компьютера. Одновременно с появлением в документе видимого представления подписи добавляется цифровая подпись для удостоверения личности подписавшего. После того как в документе появилась цифровая подпись, он автоматически помечается как окончательный и доступен только для чтения, чтобы не допустить внесения изменений.

Возможность сбора цифровых подписей с помощью строк подписи в документах позволяет организациям использовать безбумажные процессы заверения таких документов, как контракты или другие соглашения. В отличие от подписи бумажных документов, цифровые подписи могут предоставить сведения о том, что именно было подписано, а также позволяют проверять подпись в будущем. Последовательность действий для добавления цифровой подписи в документ следующая.

1. Поставьте курсор в то место в документе, где необходимо добавить строку подписи. Во вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Строка подписи (рис. 2.6) или щелкните по стрелке рядом с кнопкой и в появившемся меню выберите значение Строка подписи Microsoft Office.

Рис. 2.6. Вставка строки подписи.

2. В информационном окне нажмите кнопку ОК. Для удобства работы можно установить флажок Больше не показывать это сообщение (рис. 2.7).

Рис. 2.7. Информационное сообщение о цифровой подписи

3. В диалоговом окне Настройка подписи введите сведения о лице, которое будет подписывать эту строку подписи (эти сведения будут отображены в строке подписи в документе):

• • введите имя подписывающего лица в поле Предложенный подписывающий;
• • введите название должности подписывающего лица в поле Должность предложенного подписывающего;
• • введите адрес электронной почты подписывающего лица (если таковой имеется) в поле Адрес электронной почты предложенного подписывающего;
• • если необходимо снабдить подписывающее лицо какимилибо инструкциями, введите их в поле Инструкции для подписывающего. Инструкции отображаются в диалоговом окне Подпись, в котором лицо будет ставить подпись;
• • если необходимо дать возможность подписывающему лицу добавлять комментарии к подписи, установите флажок

Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи;

• если необходимо отобразить дату подписания документа, установите флажок Показывать дату подписи в строке подписи. Нажмите кнопку ОК (рис. 2.8).

Рис. 2.8. Создание строки подписи.

Вставленная строка подписи представляет собой своеобразный графический объект (рис. 2.9).

Рис. 2.9. Строка подписи в документе.

Для добавления строк подписи для других лиц повторите указанные действия.

Добавление подписи в строку подписи. При введении подписи в строку подписи в документе можно добавить как видимую подпись, так и цифровую.

Дважды щелкните мышью в документе по строке подписи, в которую требуется ввести подпись, после чего появится диалоговое окно Подписание (рис. 2.10).

Щелкните ссылку Выбрать рисунок, чтобы выбрать изображение своей рукописной подписи. В диалоговом окне Выбор графической подписи найдите файл, содержащий изображение подписи (например, Подпись. Ьтр), выберите его и нажмите кнопку Выбрать.

При наличии планшетного компьютера можно ввести свое имя в поле рядом со значком X, используя графические возможности.

В поле Цель подписания документа можно ввести информацию о назначении данной подписи. При необходимости для выбора цифрового сертификата для подписи нажмите кнопку Изменить и в окне Выбор сертификата выберите необходимый сертификат.

Рис. 2.10. Диалоговое окно Подписание.

Созданная подпись будет отображена в документе. Одновременно будет отображена область задач Подписи (рис. 2.11), в которой приведен список подписей в документе. Созданная подпись будет находиться в разделе Действительные подписи. Незаполненная подпись — в разделе Требуемые подписи.

Рис. 2.11. Подпись в документе.

После того как в документе появилась цифровая подпись, он автоматически помечается как окончательный и доступен только для чтения. Работа с документом, содержащим подписи. Документ, содержащий цифровые подписи, можно просматривать (в том числе и свойства документа), печатать. В нем можно выделять фрагменты и копировать их в буфер обмена.

Можно копировать и строку подписи. Но в другой документ эта строка подписи вставляется без цифровой подписи, т. е. требуется повторное добавление подписи в строку подписи.

Документ, содержащий цифровые подписи, нельзя сохранить под другим именем или в другую папку. При попытке сохранения появляется информационное окно (рис. 2.12).

Рис. 2.12. Предупреждение о недействительности подписи при пересохранении

Если нажать кнопку Да, все подписи в документ станут недействительными.

Документ, содержащий цифровые подписи, автоматически помечается как окончательный. При попытке снятия этой отметки появляется информационное окно (рис. 2.13).

Рис. 2.13. Предупреждение о недействительности подписи при редактировании

Если нажать кнопку Да и произвести любое действие с документом, все подписи в документ станут недействительными.

При выполнении любого их этих действий в строках подписи появится текст Недействительная подпись. В области задач Подписи данные подписи будут находиться в разделе Недействительные подписи (рис. 2.14).

Рис. 2.14. Недействительные подписи в документе

Недействительную подпись можно повторно подписать. Для этого в области задач Подписи щелкните по стрелке недействительной подписи и выберите команду Подписать еще раз. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по строке подписи в документе и в контекстном меню выбрать команду Подписать еще раз. Удаление подписи. Можно удалить подписи из документа. Для этого в области задач Подписи следует щелкнуть по стрелке удаляемой подписи и выбрать команду Удалить подпись. После удаления подписи строка подписи останется в документе. Незаполненная подпись будет отображена в области задач Подписи в разделе Требуемые подписи (рис. 2.14).

При необходимости можно удалить и пустую строку подписи. Для этого надо выделить строку подписи как графический объект и нажать клавишу DELETE.