Аудит затрат, связанных с заграничными командировками

У организаций, занимающихся внешнеэкономической деятельностью, валютные расходы возникают также в связи с загранкомандировками. Они учитываются в составе управленческих расходов, соответственно, влияют на показатель прибыли от продажи на экспорт товаров, работ, услуг и поэтому подлежат аудиторской проверке.

Все остальные затраты, произведенные во время загранкомандировок, нс относятся к командировочным расходам.

В целях налогообложения не все командировочные расходы признаются в размере фактических затрат. Суточные при формировании налоговой базы принимаются в пределах официально установленных норм, установлены и предельные размеры возмещения расходов по найму жилого помещения для работников учреждений Российской Федерации. С 1 января 2002 г. введены в действие новые нормы суточных при краткосрочных командировках за рубеж, утвержденные приказом Минфина РФ от 12 ноября 2001 г. № 92н, они определены в единой валюте — долларах США, тогда как ранее действовавшие нормы устанавливались для каждой страны в ее национальной валюте.

При проверке правильности выплаты суточных следует руководствоваться следующим порядком:

• — день пересечения границы Российской Федерации при выезде в загранкомандировку оплачивается в иностранной валюте по норме страны, куда направляется работник;
• — в иностранной валюте по нормам, установленным для служебных командировок для конкретной страны, выплачиваются суточные при проезде по территории иностранного государства и за время пребывания на иностранной территории;
• — при командировании работника в несколько стран суточные за переезд из одной страны в другую выплачиваются по нормам гой страны, в которую въезжает работник;
• — в том случае, когда при выезде в служебную загранкомандировку работник в стране пребывания обеспечивается питанием за счет принимающей стороны, суточные выплачиваются работнику в размере 30% установленной нормы;
• — если принимающая сторона помимо питания обеспечивает работника иностранной валютой наличные расходы, направляющая сторона выплату суточных не производит;
• — если выезд в командировку и возвращение происходят в один и тот же день, суточные выплачиваются в размере 50% нормы;
• — совместным письмом Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 г. № 1037-ИХ «О порядке выплаты суточных работникам, направленным в краткосрочные командировки за границу» установлен порядок выплаты суточных за день пересечения государственной границы: при въезде в Россию они выплачиваются, но нормам, установленным при командировании в пределах России. Таким образом, день пересечения государственной границы Российской Федерации при возвращении из командировки за рубеж не считается загранкомандировкой, и суточные за этот день должны выплачиваться в рублях по нормам России.

Все командировочные расходы, кроме суточных, должны иметь документальное подтверждение. Не подтвержденные первичными документами командировочные расходы не принимаются в целях налогообложения прибыли.

За счет валютных средств, выданных на оплату командировочных расходов, не могут оплачиваться представительские расходы, телефонные разговоры и другие затраты, хотя и связанные с загранкомандировками, но не входящие в состав командировочных расходов, установленных правилами. Если организация считает возможным возместить их работнику, компенсация должна быть произведена в рублях. Возмещение в иностранной валюте расценивается как нецелевое расходование валютных средств, их выплата с валютного счета на хозяйственные нужды организации не предусмотрена. Представительские расходы могут быть оплачены с использованием пластиковых карт, но при этом они не должны проходить по статье командировочных расходов.

Не допускается и покупка материальных ценностей для юридических лиц за счет средств, выданных на оплату командировочных расходов. Помимо нецелевого использования иностранной валюты в этом случае имеет место еще ряд нарушений:

• — покупка юридическим лицом товара за рубежом без заключения контракта;
• — расчеты наличной иностранной валютой за приобретаемые за рубежом товары являются капитальной операцией, для проведения которой требуется разрешение Банка России;
• — товар при ввозе в Российскую Федерацию не декларируется юридическим лицом, что является нарушением таможенного режима;
• — при ввозе товара на таможне не уплачиваются пошлина, сборы и НДС, что является нарушением налогового законодательства.

При аудиторской проверке командировочных расходов необходимо установить, взимается ли налог на доходы с командированных лиц, если им выплачиваются суточные сверх официальных норм или в том случае, когда какие-либо командировочные расходы не подтверждены первичными документами, а также со стоимости дополнительных услуг, полученных командированными во время проживания в гостинице (кроме тех, которые прямо признаются в целях налогообложения прибыли).

Необходимо установить, являются ли командированные за рубеж лица работниками направляющей организации (т.е. работают по трудовому договору или по совместительству). В случае выявления среди командируемых лиц, не являющихся работниками организации, необходимо проверить, заключены ли с ними договоры на выполнение работ или оказание услуг и правильно ли взимается с них налог на доходы. Следует иметь в виду, что поездки таких лиц за рубеж не могут считаться командировкой, поскольку служебной командировкой является поездка работника предприятия по распоряжению руководителя для выполнения служебного задания вне местонахождения организации. Следовательно, поездки за рубеж лиц, не являющихся работниками организации, связаны с выполнением не служебного задания, а определенного объема работ, и поэтому причитающиеся им выплаты нельзя считать компенсационными. За выполнение работ (оказание услуг) они получают вознаграждение, которое проходит по фонду оплаты труда. А с него, как и с любой заработной платы, должен удерживаться налог на доходы. Поскольку эти лица имеют связанные с поездкой расходы по оплате проезда и проживания, они могут указать их в налоговой декларации, при наличии документального подтверждения этих расходов сумма налога на доходы будет пересчитана. На таких же условиях должны совершать поездки за рубеж и учредители, если они не занимают в организации никакой должности, т. е. не являются ее работниками.

По результатам аудиторской проверки выявляются отклонения от данных налогового учета. Аудитор рекомендует организации внести корректировки в расчет налоговой базы и скорректировать сумму налога на прибыль, а также налога на доходы.