Отчет о дебиторской и кредиторской задолженности

Дебиторская или кредиторская задолженность возникает (или погашается) при совершении организацией любых операций, связанных с движением денежных средств, материальных ресурсов или принятием ею на себя определенных обязательств (например, дать кредит, заплатить неустойку при нарушении условий договора, уплатить долг третьей стороны и т. п.).

Знание в каждый момент времени состояния расчетов с партнерами по бизнесу, с бюджетом и внебюджетными фондами, а также с работниками — одно из важнейших условий четкого управления компанией. Имея эту информацию, возможно:

• Отслеживать динамику продаж и закупок.

Отчеты о дебиторской и кредиторской задолженности содержат в себе практически те же сведения, что и отчеты о продажах и отчеты о закупках, только в ином разрезе. Анализируя отчеты о дебиторской и кредиторской задолженностях, можно увидеть и оценить деятельность организации с самых важных сторон:

• — сколько она продает (какая при этом выручка);
• — сколько она покупает (и с какими затратами);
• — сколько она имеет свободных средств (каковы их источники и где эти средства размещены).
• • Иметь четкое представление о состоянии своих расчетов.

Это всегда важно, поскольку позволяет быстро сориентироваться в случае возникновения нештатных ситуаций. Допустим, организации срочно понадобились деньги — из отчета о дебиторской задолженности можно увидеть, имеется ли возможность их откуда-нибудь получить, или же следует брать кредит. Опять же, если необходим кредит, то данные из отчета о дебиторской задолженности помогут определить, на какой срок этот кредит необходим. Отчет о кредиторской задолженности даст сведения о всех предстоящих платежах, а также возможность быстро принять решение о том, какие платежи можно пока отложить, чтобы высвободить необходимую сумму денежных средств.

Возможна (к сожалению, обычно чисто теоретически) и иная ситуация: организация-продавец неожиданно получила откуда-то приличную сумму денег. Тогда отчет о кредиторской задолженности подскажет, на что ее лучше потратить. А на основании отчета о дебиторской задолженности она сможет решить, кому из ее должников организация готова предоставить дополнительную отсрочку платежа.

• Спланировать свои доходы и расходы.

Зная, когда и сколько поступит денежных средств на расчетный счет организации-продавца, можно подсчитать сумму ожидаемой выручки, а значит и сумму предстоящих налоговых платежей (для тех предприятий, которые в соответствии с принятой ими учетной политикой учитывают выручку для целей налогообложения «по оплате»).

С учетом суммы предстоящих денежных поступлений можно определить, сколько организация-продавец должна и когда сможет потратить соответствующие суммы на уплату налогов, закупку товаров, выплату заработной платы работникам и т. п.

Однако погашение задолженности (дебиторской или кредиторской) возможно не только деньгами, но и встречными поставками продукции, путем проведения взаимозачетов и т. п. Поэтому в отчеты о дебиторской или кредиторской задолженности должны включаться все сведения о проведении расчетов (в том числе по бартерным операциям, по расчетам с участием третьих лиц и т. п.).

• Оценивать своих покупателей.

Анализируя динамику возникновения и погашения задолженностей за достаточно длительный период времени, организация-продавец сможет установить, кто из ее партнеров платит исправно, а кто не выполняет взятые на себя обязательства в срок. Если в отношениях с тем или иным партнером проявляются негативные тенденции, следует незамедлительно выяснить причины их возникновения.

Возможно, работник этой фирмы, отвечающий за ведение расчетов с организацией-продавцом, просто не видит смысла платить в срок. Тогда организация-продавец вправе решить, что предпринять дальше: принять это как данность и делать скидку на необязательность (или излишнюю экономность) чужих сотрудников при планировании своих доходов или же пытаться как-то воздействовать на ситуацию и держать расчеты с этой фирмой под более пристальным контролем.

Однако не исключено, что у партнера по бизнесу просто финансовые трудности. В этом случае организации обязательно следует оценить степень его платежеспособности и решить, в каком режиме она хочет продолжать дальнейшее сотрудничество, чтобы свести к минимуму риск возможных потерь по неоплаченным счетам.

Здесь можно посоветовать организации ранжировать клиентов по степени их платежеспособности. Это позволит в зависимости от надежности клиента устанавливать основные условия поставки продукции (цена, срок оплаты, максимальная партия и т. п.).

Рассмотрим условный пример.

ООО «АСВА» продает кондитерские изделия в магазины города. Продукция пользуется спросом и продается со значительной прибылью. Однако организация постоянно испытывает дефицит денежных средств. После анализа сложившейся ситуации было выяснено, что хронический недостаток денежных средств является следствием несвоевременной оплаты продукции некоторыми из покупателей.

Поэтому известное правило гласит: 90 процентов проблем создают 10 процентов клиентов, с которыми вы общаетесь. Если кто-то постоянно нарушает свои обязательства, то прежде всего необходимо задуматься, стоит ли с ним работать. Если работать все-таки стоит (например, когда нет другого покупателя на эту продукцию), то следует реально оценить возможные последствия и, руководствуясь принципом «разумной осмотрительности» при планировании денежных доходов, учитывать из возможных вариантов наиболее вероятный, а может быть даже наихудший.

• Проанализировать результаты от предоставления отсрочек по платежам.

Если организация практикует предоставление отсрочек по платежам, то отчет о дебиторской задолженности поможет отследить эффективность такой политики. Необходимо посмотреть, какие отсрочки организация обычно предоставляет и как это отражается на уровне продаж. Просчитать уровень применяемых цен: не слишком ли велики потери от обесценивания денег с момента отгрузки продукции до момента ее оплаты.

• Своевременно предпринимать меры по взысканию просроченной задолженности.

Если организации не платят очень долго, то есть шанс, что не заплатят вообще. Поэтому постоянное отслеживание сумм просроченной задолженности и сроков «откладывания» платежей позволит организации-продавцу вовремя сориентироваться, кода наступит время перестать верить обещаниям и принимать решительные меры. Однако можно просто установить критический срок неуплаты, после которого юристы должны принимать меры к взысканию задолженности (в том числе и через суд).

• Регулировать свои отношения с поставщиками.

Необходимо помнить, что не только продавец оценивает своих партнеров, но и наоборот. Поэтому, если в силу объективных или субъективных причин торговая организация (продавец) не всегда пунктуальна в выполнении своих обязательств, то лучше четко знать степень вашей непунктуальности по отношению к каждому из покупателей. Если продавец привык руководствоваться правилом «если пока можно не платить, то платить не нужно», то следует четко определить, какой смысл в выражение «пока можно не платить» вкладывает организация-продавец, а какой — ее партнер. И если взгляды продавца и покупателя на этот вопрос не совпадают, то тщательный контроль за отсрочками и просрочками платежей позволит продавцу если не избежать недовольства второй стороны, то уж хотя бы не понести потерь от уплаты всевозможных неустоек и иных штрафных санкций.

Для управленческих целей целесообразно составлять сводки о дебиторской и кредиторской задолженностях. При этом в зависимости от потребностей конкретной организации может составляться одна или несколько сводок о продажах в различных разрезах (но дебиторам, но кредиторам, но просроченной задолженности, по бартерным сделкам и т. п.).

Стандартный отчет о дебиторской задолженности должен включать следующую информацию:

• — информация о продукте или о покупателе;
• — даты погашения дебиторской задолженности;
• — процент каждой из вышеперечисленных категорий к общему объему дебиторской задолженности;
• — проблемы со сбором дебиторской задолженности (если таковые есть).