Основные этапы управления реализацией инновационного проекта

В результате изучения материала главы студент должен: знать

• • процессы управления проектом;
• • сетевые методы планирования и управления инновационным проектом;
• • основные этапы инициации проекта; уметь
• • планировать проект на основе сетевого графика;
• • формулировать конечную цель и промежуточные результаты инновационного проекта;

владеть

• • навыками презентации инновационного проекта;
• • навыками инициации проекта;
• • навыками контроля инновационного проекта.

Процессы управления инновационным проектом

Понятие процессов управления

Напомним, что под управлением проектом понимается приложение знаний, навыков, инструментария и методов к работам проекта для удовлетворения предъявляемых требований со стороны заинтересованных сторон. Для этого требуется эффективное управление процессами инновационного проекта. Процесс необходимо рассматривать как набор взаимосвязанных действий и операций для создания нового продукта, услуги или результата.

Управление процессами проекта осуществляется командой проекта во взаимодействии с заинтересованными лицами. Необходимо разделять процессы управления проектами и процессы, ориентированные на продукт проекта. Процессы управления проектом обеспечивают эффективное его исполнение в течение всего жизненного цикла. Они охватывают инструментарий, методы, навыки и возможности в рамках ключевых областей знаний (см. параграф 1.3).

Процессы, ориентированные на продукт, создают продукт проекта, определяются его жизненным циклом, различаются в зависимости от прикладной области, а также от фазы жизненного цикла продукта. Содержание проекта невозможно без четкого понимания продукта проекта и того, как создавать данный продукт.

Процессы инновационного проекта неразрывно связаны с системой проектного менеджмента, поэтому их необходимо рассматривать в рамках действующей методологии проектного управления, базируются на методологии РМВОК, которая включает 47 процессов. Они разбиваются на пять категорий, известные как группы процессов управления проектом¹. Перечислим их:

• 1) группа процессов инициации ориентирована на новый проект или фазу существующего проекта путем авторизации начала проекта или фазы;
• 2) группа процессов планирования ориентирована на формирование содержания работ проекта, уточнение целей и определение направлений действий, требуемых для достижения конечного результата, поставленных целей;
• 3) группа процессов исполнения применяется для выполнения работ в соответствии с планом управления проектом и с учетом его спецификаций;
• 4) группа процессов мониторинга и контроля устанавливает процессы, связанные с отслеживанием, анализом, регулированием хода реализации проекта; определением областей, требующих внесения изменений в план проекта; инициацией соответствующих изменений;
• 5) группа процессов закрытия — процессы, завершающие все операции с целью формального закрытия проекта или фазы.

Группы процессов не следует путать с фазами жизненного цикла проекта. Практически все группы процессов осуществимы в рамках одной проектной фазы. На практике из-за совпадений названий фаз и соответствующих процессов управления возможна подмена понятий, на что необходимо обратить внимание при разработке проекта и его презентации.

Группы процессов управления (макропроцессы) редко бывают дискретными или однократными событиями, они характеризуются выходами, которые они производят. Выход одного процесса служит входом для другого или является поставляемым результатом проекта, подпроекта или фазы проекта. Так, выходом группы процессов планирования выступает план управления проектом и сопутствующие документы, которые в свою очередь являются входом для группы процессов исполнения; по мере развития проекта план и документы обновляются, что также является входом для последующего исполнения плановых заданий.

Группы процессов управления накладываются друг на друга и совершаются с разной интенсивностью на всех стадиях проекта, как проиллюстрировано на рис. 3.1.

В рамках фазы необходимо анализировать группы процессов, взаимодействующие между собой. Примером может служить завершение фазы проектирования, требующее приемки проектной документации спонсором проекта. Далее проектная документация предоставляет описание продукта группам процессов планирования и исполнения в одной или нескольких последующих фазах. В проектах, состоящих из нескольких фаз, процессы повторяются в рамках каждой фазы, пока не будут достигнуты критерии ее завершения.

¹ В соответствии со стандартом A Guide to the Project Management Body of Knowledge. 5^th ed. newtown Square: Project Management Institute, 2013.

Рис. 3.1. Наложение групп процессов в рамках фазы жизненного цикла или проекта.

Взаимосвязь процессов осуществляется следующим образом. Внутри каждой группы процессы управления проектами связаны друг с другом через свои входы и выходы. Входы — документы или документированные показатели, согласно которым процесс исполняется. Выходы — документы или документированные показатели, являющиеся результатом процесса. Методы и средства — механизмы, по которым вход преобразуется в выход.

Группа процессов инициации определена процессами принятия решения об авторизации проекта или фазы. В рамках процессов формируется содержание проекта, выделяются финансовые ресурсы, определяются внутренние и внешние заинтересованные стороны, назначается руководитель проекта, подбирается команда специалистов. Исходная информация закрепляется в уставе проекта и в реестре заинтересованных сторон. После утверждения устава проекта считается, что проект официально авторизован. Конечный итог этой группы процессов — соответствие запросов (ожиданий) заинтересованных сторон целям проекта. Необходимо раскрыть содержание и цели проекта заинтересованным сторонам, а также показать, каким образом участие в проекте и фазах обеспечит удовлетворение их ожиданий. Активное участие всех стейкхолдеров, прежде всего инвесторов и заказчиков, в процессах инициации определяет критерии успеха проекта и в целом повышает вероятность приемки поставляемых результатов.

В рамках процессов планирования разрабатывается план управления и сопутствующие документы с целью выполнения проекта. Они выступают выходами группы процессов планирования, которые раскрывают ключевые элементы содержания, сроков реализации, стоимости, качества, коммуникаций, человеческих ресурсов, рисков, закупок и вовлечения заинтересованных лиц в проект. Комплексный характер управления проектом требует применения повторяющихся циклов обратной связи для дополнительного анализа. По мере поступления и осмысления поступающей информации или характеристик проекта, скорее всего, потребуется дополнительное планирование. Обновления, возникающие вследствие реализации проекта (во время процессов мониторинга и контроля, руководства и управления работами проекта), могут оказывать значительное влияние на план проекта и его документацию. Для формирования плана и внесения изменений команда проекта активно взаимодействует с заинтересованными сторонами. Однако данные процедуры не могут длиться неопределенно долго, поэтому организацией устанавливаются границы первоначального планирования.

Группа процессов исполнения объединяет процессы реализации составленного плана: координацию людей и ресурсов, управление ожиданиями заинтересованных сторон, интеграцию и выполнение операций проекта в соответствии с разработанным планом. В рамках реализации проекта некоторые результаты могут требовать внесения изменений в план. Обновления могут включать корректировки в ожидаемую длительность операций, производительность труда и доступность ресурсов, а также изменения, связанные с наступлением рисковых событий. Такие отклонения в конечном итоге могут потребовать пересмотра плана проекта и выработки соответствующих управленческих решений, включая решения о закрытии проекта. На реализацию процессов исполнения отводится большая часть бюджета проекта.

Процессы мониторинга и контроля предполагают регулярную оценку развития проекта, фиксацию отклонений от плана проекта и проведение при необходимости корректирующих мероприятий для достижения поставленных целей.

К группе процессов мониторинга и контроля относят:

• — контроль изменений и разработку рекомендаций в применении корректирующих воздействий или предупредительных мероприятий для предотвращения возможных угроз;
• — мониторинг текущих операций проекта и соответствия их плану управления проектом;
• — оказание влияния на факторы, действующие в обход интегрированного контроля изменений.

В многофазовых проектах группа процессов мониторинга и контроля осуществляет координацию фаз проекта, с тем чтобы вносить корректировки и предупреждающие мероприятия для соответствия проекта его плану управления. Непрерывный мониторинг дает возможность команде проводить детальный анализ состояния проекта, осуществлять оценку внутреннего и внешнего окружения с целью определения воздействующих элементов на ход реализации проекта и принятия соответствующих управленческих решений.

Группа процессов закрытия определяет формальное завершение проекта, фазы или договорных обязательств. Данная группа процессов также устанавливает преждевременное закрытие проекта, включая прерванные, отмененные проекты или проекты, находящиеся в критической ситуации.

При завершении проекта или фазы необходимо:

• — получить подтверждение формального закрытия проекта или фазы от заказчика или спонсора;
• — провести анализ результата после окончания проекта или фазы;
• — провести документирование последствий адаптации любого процесса;
• — осуществить документирование проблем и извлеченных уроков;
• — внести необходимые обновления в активы процессов организации;
• — осуществить архивацию всех значимых документов проекта в информационной системе управления проектами (Project Management Information System, PMIS) с целью их дальнейшего использования в качестве исторических баз данных;
• — завершить все операции по закупкам для обеспечения закрытия соглашений по проекту;
• — оценить работу всех членов команды проекта.