Реалии процессного управления

РефератПомощь в написанииУзнать стоимостьмоей работы

Реалии процессного управления (реферат, курсовая, диплом, контрольная)

«Сегодня успех компании в основном основан на гибкой и динамичной модели организации» [11]. С этим высказыванием трудно спорить, но необходимо подчеркнуть, что одной, пусть даже гибкой и динамичной, модели далеко не достаточно для реального успеха организации; требуется механизм реализации этой модели, при этом не менее гибкий и динамичный, чем сама модель, и, в первую очередь, адаптивный. Любая модель носит декларативный характер или подтекст, и каждый раз, рассматривая совершенные и не очень модели деятельности, хочется добавить «хорошо бы, что было именно так, но…», и за этим «но» выстраивается целая серия пессимистических сомнений, основанных как на отрицательном опыте, так и на социальных аспектах применения процессных моделей в реальной жизни. Приходится учитывать влияние разнообразных факторов, в том числе следующих.

• Глобализация. Благодаря ВТО^[1], представляющей собой во многих аспектах открытую систему, и, таким образом, открытой для взаимного обмена рынков товаров, труда и информации, динамика в предпринимательской деятельности заметно возросла. Это привело не только к открытию новых рынков сбыта и дополнительному росту оборота, росту производительности, требуемого качества и в конечном итоге — прибыли, но и к постоянному преобразованию рабочих мест, изменениям в портфолио компаний и непрерывной потребности в реорганизации процессов на предприятиях. Теперь даже незначительные изменения могут оказать существенное влияние на организации, которые все больше становятся сетевыми, так как разделение труда перешагнуло границы компаний, организаций и стран.
• Акцент па участниках. Помимо представителей закупки и сбыта, которые были ранее основными заложниками и одновременно героями успеха компаний, теперь существенная роль отводится и другим участникам процессов, которые прямо или косвенно влияют на результат компании. Например, если компания котируется на бирже, то акционеры имеют на нее большое влияние, и менеджмент обязан в значительной мере учитывать их влияние и интерес. Менеджеры в процессах должны следить не за гем, насколько удовлетворено руководство лично ими самими, а за тем, как решаются вопросы контроля качества процессов и операционных рисков. Кроме того, необходимо придерживаться региональных, национальных, европейских и международных законов и правил. Эти нормативные требования относятся также и к руководству системой управления в случае рассмотрения возможности риска во внешних операциях. В этой связи, например, обязательным стало соглашение о личном капитале (например, Basel III^[2]), которое регулирует выдачу кредита компаниям по рейтинговой системе.
• Внедрение информационных и коммуникационных технологий. Интернет и технологии доступа к разнообразным информационным ресурсам и источникам являются одной из движущих сил для организационно-технологических изменений практически во всех экономических, коммерческих и политических слоях общества. Платформы для передачи информации, анализа и коммуникации осуществляют частичную или полную поддержку и обеспечение выполнения информационно-обменных процессов с использованием электронных сетей связи. Понятие «обменные процессы» означает передачу материальных и информационных благ и услуг. Это развитие поддерживается языками описания структуры, такими как XML^[3], с помощью которых осуществляется передача информации партнерам и в открытые источники за технические границы информационных систем. Фактически, бизнес может быть создан «не выходя из дома» с полноценными цепочками поставок, сбыта, финансового мониторинга и основными процессами формирования добавленной ценности.
• Сложность, хрупкость и техногенная эволюция. Непрерывное сочетание расширяющихся границ рынков действий, числа участников, интересы которых надо учитывать при анализе источников информации, используемых для принятия решения, — все это приводит к постоянно возрастающей сложности системы, которой нужно управлять. При этом естественным желанием и, возможно, единственным возможным способом является уменьшение числа степеней свободы управляемой системы, что, в свою очередь, ведет к возникновению излишней хрупкости самой системы. Сравните теннисный мяч и хрустальный шар, воздействуйте на них равным стрессом (бросьте с высоты 1 м), останется только теннисный мяч.

Мы игнорируем тот факт, что наши системы состоят из индивидовсубъектов («человеков», организмов), т. е. являются сообществами — полисубъектными средами (или организмами более высокого уровня иерархии), а следовательно, как само сообщество, так и его структура, образуют некоторую иерархию, т. е. должен работать закон, когда в процессе эволюции выгоду от вреда получает нечто, стоящее выше организма по иерархической лестнице. И как бы не относиться к Дарвину, но эволюция существует, хотя бы как модель, объясняющая процесс развития или деградации, а значит, иерархические законы должны также быть отражением нашей действительности, что мы и видим на практике!

Мы создаем компании, вводя многопараметрические системы мониторинга деятельности сотрудников, их способов общения и времени принятия решений, используя системы штрафов в качестве мотивации к качественной работе. И при этом мы забываем уроки истории, которые учат нас тысячелетиями, что чем сложнее система контроля и наказания, тем быстрее империя разрушается, чем меньше у системы свобод для самовыражения, реализации, тем быстрее она распадается на несовместимые части, будучи хрупкой изнутри в силу искусственной гиперсложности.

Мы забываем, что внутреннее стремление организма выжить играет важнейшую роль в его совершенствовании в условиях внешнего стресса, а когда мы искусственно ограничиваем наши структуры (организмы) избыточными правилами и контрольными мероприятиями, мы подменяем естественный внешний стресс на искусственный внутренний, рефлексия на который становится разрушительной для всей деятельности.

И как результат, примерно с 2010 г. начался процесс информационно-техногенной ускоренной эволюции (следующий уровень иерархической системы организмов), заключающийся в том, что создаваемые информационно-технологические решения по своим возможностям превосходят требования бизнес-деятельности на существующем уровне. Таким образом, созданы на сегодняшний день условия, когда реализация деятельности предприятия, офиса, организации или фирмы может быть перенесена в виртуальную реальность с использованием виртуальных менеджеров, исполнителей, директоров, финансистов и т. д., которые не врут, не ошибаются, не опаздывают, не… И очень остро встает вопрос, что делать реальному бизнесу, что делать армии выпускников элитных вузов реально бесполезных для будущего?

Каждый из этих факторов так или иначе связан с организацией и осуществлением бизнесили воркфлоу (workflow) процессов^[4]. В то же время эти факторы взаимозависимы и не могут рассматриваться изолированно друг от друга. Освоение тонкостей ведения всех комбинированных процессов в компании — это важнейшая задача для любого бизнесмена. Требуются концепты, с которыми изменения в работе компании возможно производить структурированно. И один из концептов — умение смотреть за горизонт, слыша свой организм.

Начиная с основания компании, постоянная разработка бизнес-процессов и управление ими (англ. Business Process Management — ВРМ) имеют решающее значение. Они включают в себя реализацию стратегий и организационных процессов по классическому циклическому образцу планирования, организации, управления и контроля, например, то, как описывает Лиаппас: «Компании имеют неодинаковые бизнесы. Различные бизнесы требуют различных структурных организаций. Организация, в свою очередь, коррелируется требованиями рынка и клиентов» [11]. И как это не выглядит идеально, но именно к этому следует стремиться, если уж вообще стремиться к чему-то.

Цикл эффективного управления деятельностью компании, организации, изображен на рис. 1.6.

Рис. 1.6. Цикл эффективного управления деятельностью с корректирующими воздействиями рынка:

—>? — связи прямого управленческого воздействия, замещающие глаголы формировать, определять, вызывать',
— обратные связи, замещающие глаголы требовать, приводить к

Таким образом, в результате выполнения требований к процессу, которые задаются целями деятельности, формируется структура и логика бизнес-процессного управления, что, в свою очередь, требует адекватные ресурсы: технологические, организационные и информационные.

Сбалансированная совокупность этой последовательности приводит к получению результата, значимого для рынка, что неизбежно вызывает реакцию рынка, которая должна фиксироваться оргструктурой и анализироваться. В результате должна формироваться коррекция требований к процессу, а совокупность данных анализа требований рынка и требований к процессу должна приводить к коррекции тактических целей деятельности, и в перспективе — к коррекции стратегических целей организации |3].

Управление компанией необходимо с двух сторон: финансовые показатели учитывают, как правило, прошлое, а управление процессами деятельности обеспечивает инструментарий, который позволяет заглянуть в будущее компании.

Очевидно, методология ВРМ изначально связана с бизнесом компаний и была порождена требованиями бизнеса к формированию методов научного и аналитического управления, лишенных ареола таинственности и избранности, поэтому ничего удивительного в том, что слово «бизнес» присутствует в понятии. Процессы — это действенный рычаг для реализации бизнеса в рамках соответствующей стратегии организации, при этом необходимо помнить, что абстрактное понятие процесс в реальности населено живыми людьми и механизмами, которые должны уживаться между собой, образуя полисубъектную среду и обеспечивая при этом получение результата их совместной деятельности с заданным качеством.

Субъектно-ориентированный подход к процессам означает отказ от ориентации, сосредоточенной исключительно на результатах. Успех деятельности может быть достигнут только при высокой степени удовлетворенности и взаимной интеграции заинтересованных сторон (работодателя и работника) и их соучастия в достижении результата.

Ответственные сотрудники должны наблюдать за процессами, конспектировать (фиксировать) их и бережно хранить. Популярное сегодня на практике акцентирование внимания лишь на результатах приводит к тому, что итоги бизнес-процесса получаются некорректными и неподходящими для использования методологии ВРМ, а зачастую просто фальсифицируются, чтобы угодить инвесторам, учредителям или просто инспекторам.

Часто компании публикуют свои описания процессов в интранете, но мало кто ими интересуется. Почему так происходит? Ведь каждый должен знать свои служебные обязанности наизусть или хотя бы сверять свои действия с инструкциями, как эти обязанности соотносятся с документаций по процессам, но в реальности никто этого не знает или никто этим не заинтересован?! (Спросите себя сами!) «Процессы нельзя отделять от предприятия и реальной деятельности» [11]. Они (процессы) управляют действительностью, именно тем, что происходит на предприятии.

Отсутствие знаний о бизнес-процессах и их деталях может привести к неверным решениям с негативными последствиями. Искаженные или неполные знания процессов неизбежно приводят к финансовым потерям и издержкам в организации.

Другая проблема заключается в том, что вопрос бизнес-процессов можно рассматривать с различных позиций, как выделяются и моделируются процессы в различных профессиональных областях, например, в области ИТ, что меняет общий взгляд на эту тему. Партнеры из разных сфер одного бизнеса, предприятия начинают разговаривать на разных языках. Замминистра Минкомсвязи однажды заявил, что этот «процесс понимания их процессов» вызывает наибольшую работу и «головную боль», что может быть вызвано в том числе различными пониманиями терминов «бизнеспроцесс», «поток работ» или «поток данных».

В России чиновники отчетливо стали произносить конструкцию «бизнес-процесс» после 2005 г., когда Д. Медведев с государственной трибуны начал говорить о необходимости повышения эффективности бизнес-процессов. Казалось, сейчас начнется «серебряный век» для управленческого консалтинга, который к этому времени сумел как-то сформироваться в стране. Увы, основным препятствием оказалась проблема понимания, того, что есть что, терминов много, интерпретаторов еще больше, домыслов из-за могучего русского языка больше на порядок, а в результате — тонны бумажных процессов с миллиардом ошибок в логике и смысле, а реализованных в виде автоматизированных действующих потоков работ — лишь пара процедур в программе «одного окна». Но есть надежда…

Организацию необходимо также рассматривать как систему людей и их связей. Эти лица несут ответственность за реализацию бизнес-процессов, от их квалификации и мотивации зависит успех предприятия. Системно-ориентированное мышление означает понимание и сознательное оформление связей.

Чем больше происходит изменений в организации, тем существеннее становится значение контекстной информации, так называемое системное мышление.

Создание добавочной ценности также требует процессного подхода, который предусматривает многие аспекты и интегрирует их в общее решение. Необходимыми являются следующие аспекты.

• Ориентация на продукт: рыночная ориентация на партнеров и продукты включает в себя сервисы и программное обеспечение и является одним из существенных факторов в рамках организации процессов. Применение ресурсов организации (информации, материала, компетенций и т. п.) распространяется на весь жизненный цикл продукта |9|.
• Ориентация на клиентов и рынок: в дополнение к ориентации на продукты клиенто-ориентированность выступает в качестве такого же важного фактора. Даже сам жизненный цикл продукта должен быть согласован с представлениями клиента (например, экологичность продукта в рамках дебатов по поводу защиты климата или использования генно-модифицированных продуктов питания). Тем не менее при разработке и производстве товаров и услуг все еще превалируют принципы экономии.
• Системное мышление: требуется на всех уровнях во время рассмотрения всех процессов компании, особенно в процессах принятия решений, рассмотрения контекста и обмена информацией за пределами системы.
• Мышление в терминах моделей: отображение потенциалов и текущих проблем через абстракцию (события и структуры). Определение «сущности» без потери связи с целью выходит на первый план.

Основной областью для изменений организации при внедренной методологии ВРМ часто называют «самостоятельно регулируемые социальнотехнические системы» 17, с. 56—65]. Технические системы, особенно системы управления потоками работ (воркфлоу), находятся в организационном контексте и поэтому являются экономически выгодными, когда используются людьми. Поэтому необходимо применять объединенные модели, методы и инструменты их описания в системных взаимосвязях и дальнейшего использования в рамках полноценного, холистического подхода к управлению организациями.

Системное управление бизнес-процессами означает контекстно-зависимый подход в двух отношениях: во-первых, необходимо учитывать организационные, технические и социальные факторы, а во-вторых, брать во внимание образованный ими контекст для всех видов деятельности ВРМ (от обзора, оценки и до выполнения).

Наиболее комплексным методом для конкретной реализации ВРМ является субъектно-ориентированное управление бизнес-процессами (S-BPM). Именно в нем субъект процесса находится в центре внимания и рассмотрения. При этом бизнес-процессы и их организационная среда рассматриваются с повой точки зрения, которая наиболее соответствует современным требованиям. При том, что с 1970;х гг. сохраняли популярность диаграммы процессов, X. Бухвальд [6, с. 13—23] в 2009 г. выделил три перспективы в области информатики.

1. Интеграция системы — это больше, чем простое сложение/сочетание частей се составляющих.
2. Субъектно-ориентированное управление процессами не только и не столько направлено на результат, но оно всесторонне и конструктивно позволяет довести процессы до их физической реализации в виде автоматизированных информационно-сбалансированных систем исполнения процессов жизнедеятельности предприятия.
3. Доверие сотрудников друг к другу на различных уровнях организационной иерархии — основа для самоанализа и успешного осуществления бизнес-процессов.

Ситуация изменилась примерно в 1990 г. из-за смещения парадигмы на объектно-ориентированный подход. А 20 лет спустя, с 2010 г., происходит дальнейшее изменение к парадигме субъектной ориентации.

В субъектно-ориентированной парадигме «субъект — полисубъект — ная среда» описывается модель, в которой бизнес-процессы управляются интегрированно: акцент делается на сотрудничестве между участниками/ исполнителями процессов и ответственными за процессы, которые обмениваются между собой информацией о сути деятельности в компании. Следуя этой логике, методология S-BPM — это подход для целостного холистического развития организации и, в конечном счете, возникновению условий для реализации самоорганизующейся среды. Это результат того, что процессы в субъектно-ориентированной форме легче поддаются социализации и интеграции, в особенности в больших количествах (в больших системах) и при гетерогенном /Г-ландшафте (в том числе при лоскутной автоматизации).

Важнейшим условием для моделирования в подходе S-BPM является освоение естественного языка, присущего бизнесу, деятельности организации. Взяв за основу выводы психологии развития и лингвистики, во второй главе мы показываем, для чего необходимо использовать развернутую спецификацию для полного набора стандартной семантики. Это учитывается в первую очередь при моделировании бизнес-процессов, когда ответственные лица гарантируют, что требования различных участников и внешних заинтересованных сторон выполняются в полном объеме.

Из-за тесной связи между действиями и обменом соответствующей задачам информацией, субъектно-ориентированному моделированию можно быстро научиться непосредственным участникам процессов, и затем с помощью соответствующей IT реализации S-BPM создавать автоматизированные системы управления потоками работ или воркфлоу, для того, чтобы отвечать различным требованиям меняющихся условий, немедленно их реализовывать и (или) оптимизировать процессы.

В третьей главе представлена интегрированная S-BPM модель для разработки организации на базе субъектно-ориентированных моделей бизнес-процессов. Модель является всеобъемлющей и тесно связана с практикой. Кроме того, в настоящее время во всем мире существует уже много примеров использования S-BPM. Главы 4—11 описывают такие связанные с 5-йРМ-подходом действия, как анализ процесса. На основе этих действий будет показано, как субъектная ориентация с акцентом на коммуникации шаг за шагом вводится на практике.

Преимущество субъектно-ориентированной точки зрения заключается как в выполнении спецификаций в реальном времени, так и в структурировании сложных проблем из простых понятий и последующего их решения. В гл. 12 представлено формальное уточнение метода моделирования, основанное на математической методологии Исчисления взаимодействующих (коммуницирующих) систем Р. Милнера [10], которая на сегодняшний день является наиболее состоятельным подходом для моделирования больших систем и процессов. Глава 13 показывает, как ранее описанные действия могут быть обработаны с помощью соответствующих программных средств, в качестве примера используется решение на платформе программного обеспечения компании Метасоник^[5].

В заключительной части книги, в гл. 15, будет представлена ретроспектива развития методологии S-BPM в недалеком завтра. В гл. 14 будет показано, какое отношение имеют формальные информационные языки моделирования к естественным языкам и как метод субъектно-ориентированного моделирования соотносится с другими методами моделирования. Таким образом, замыкается круг человеко-ориентированного представления социально-технических систем.

Глоссарий WfMC^[6] и указатель завершают книгу и помогают быстро найти и понять некоторые определения и методы.

[1] Всемирная торговая организация.
[2] Международный стандарт оценки рисков, обязательный для банков.
[3] Extensible Markup Language.
[4] Workflow — упорядоченное во времени множество рабочих заданий, получаемых и обрабатываемых сотрудниками с помощью средств механизации/автоматизации и (или) вручную, но в тех последовательностях и в рамках тех правил, которые определены для данногобизнес-процесса. URL: www.wfmc.org.
[5] URL: www.metasonic.de/en
[6] WfMC — Workflow Management Coalition — международная организация стандартизацииметодов автоматизации рабочих процессов.

Показать весь текст

Заполнить форму текущей работой