Исследование особенностей управления информационными ресурсами на современных предприятиях

• Содержание
• Введение
• Глава I. Ресурсный подход к информации и его реализация на организационном уровне
• 1.1 Основные этапы формирования ресурсного подхода к информации, свойства информации как ресурса организации
• 1.2 Удовлетворение информационных потребностей организации. Методы изучения информационных потребностей в организации
• 1.3 Обеспечение информационными ресурсами. Методы распределения информации
• 1.4 Показатели оценки информационных ресурсов предприятия
• Глава II. Управление информационными ресурсами организации на основе функционально-должностного подхода
• 2.1 Разделение труда в организации и регулирование информационных потоков: взаимосвязь и взаимообусловленность
• 2.2 Особенности использования информационных ресурсов на разных должностных уровнях
• 2.3 Зарубежный опыт управления информационными ресурсами организаций
• Заключение
• Список использованной литературы
• Введение

• Актуальность темы

  состоит в том, что в настоящее время использование информационных технологий становится практически повсеместным. Применительно к их использованию в экономике и управлении в последние годы проведено множество исследований по вопросам влияния информационных технологий (ИТ) на экономический рост. При этом в большинстве случаев анализировался вклад последних непосредственно в повышение производительности труда, а не в общую эффективность и другие факторы. Кроме того, часто использовались неофициальные данные. Для получения более четкой картины ОЭСР сформировала группу специалистов, включающую экспертов из своего секретариата и аналитиков из тринадцати стран. Результаты их работы приводятся в данной статье. Изучение литературных источников и официальной статистической информации показало, что применение информационных технологий положительно (хотя и в разной степени) воздействует на экономическое положение фирм.

• Все сферы жизни российского общества — политика, бизнес, самоуправление — испытывают дефицит информационных ресурсов и ориентированы рынком информационных ресурсов. Рынок информационных ресурсов постиндустриального общества России формируется и развивается в тенденции потребности корпоративных пользователей, всех слоев предпринимательства располагать значительными объемами информации, посредством которой можно осуществлять стратегический анализ рынков выпускаемой продукции, сырья, рабочей силы, технологий и инноваций.
• Практика инновационного управления в сфере общественного производства и коммерции российских предприятий, научных исследований и образования испытывает острую потребность в новых совершенных технологиях, в новых доступных программных продуктах, что свидетельствует о возрастающей роли аналитического инструментария в решении задач управления. Традиционные принципы и подходы не являются сегодня достаточным условием доходности бизнеса в разрешении финансовых проблем и ресурсного обеспечения бизнеса предприятий. Владение информационным ресурсом, право и доступность, стандарты в его использовании — это те современные принципы инновационного управления, которые определяют производительность, успешность, смысл создания ценности современной бизнес-организации для потребителей и всех участников бизнес-процесса.
• Говоря о степени разработанности проблемы, необходимо указать, что вопросами информационных ресурсов организации (в основном на материале государственных органов управления) занимались такие авторы, как Артамонов Г Т., Громов Г. Р., Князева Е. Н., Курдюмов С. П., Певницкий А. И., Соколов А. В.; в последние годы появились публикации в журнале «Проблемы теории и практики управления» по теме информационных ресурсов коммерческих организаций, авторы этих публикаций Захаров В., Сатонин П., Кафиатуллин Р.
• Теоретическая модель исследования рассматривает информацию как ресурс, при этом в качестве эмпирической базы исследования используется зарубежный опыт организации управления информационным процессами.
• Гипотеза работы принята следующая. Принципиально новые возможности современной организации с учетом российских и региональных особенностей в решении задач управления бизнесом во многом определены доступностью информационного ресурса и аналитического инструментария. Конкурентоспособность отечественных предприятий, занятых в общественном производстве, зависит от инновационного потенциала самих предприятий, их готовности разрабатывать уникальные бизнес-процессы, создающие и повышающие конкурентные преимущества самого предприятия в обострении конкуренции в информационном секторе рынка. Объект исследования — организация (преимущественно речь пойдёт о коммерческой организации); предмет исследования — информационные ресурсы организации. Целью работы является исследование особенностей управления информационными ресурсами на современных предприятиях.
• Реализация поставленной цели требует последовательного решения следующих задач:
• определение содержания понятия «информационные ресурсы»,
• выявление специфических черт информации как ресурса;
• анализ существующих методологических подходов и методов изучения информационных потребностей;
• рассмотрение методов распределения информационных ресурсов в организации;
• выявление особенностей использования информационных ресурсов на различных уровнях управления
• Глава I. Ресурсный подход к информации и его реализация на организационном уровне
• 1.1 Основные этапы формирования ресурсного подхода к информации, свойства информации как ресурса организации
• Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаимосвязи.
• Суть информации составляют только те данные, которые уменьшают неопределенность интересующих менеджера событий. Информация в менеджменте — сумма нужных, воспринятых и осознанных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, дающая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти оптимальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением. Информация, следовательно — необходимая предпосылка соединения и последующего органического срастания процессов труда и развития личности. Исключительная роль информации в современном научно — техническом прогрессе привела к пониманию информации как ресурса, столь же необходимого и значимого, как энергетические, сырьевые, финансовые, трудовые и др. Кроме того, национальные информационные ресурсы являются самым большим национальным источником богатства общества. Однако в современной научной литературе нет единой трактовки и понимания экономической сущности информационного ресурса. На наш взгляд, понятие «информационный ресурс» требует общего, системного понимания. Мы предлагаем трактовать информационный ресурс, исходя из общепринятого понятия «ресурс». Рассматривая ресурс как некий источник или потенциал, исходим из того, что он не может существовать в отрыве от связанных с ним потоков по его расходованию и возобновлению. Таким образом, в работе под информационным ресурсом понимается совокупность экономической информации и организационных, нормативных, правовых, технических и программных средств, обеспечивающих возможность сбора, передачи, накопления, хранения и актуализации информации, а также реализованная возможность предоставления ее пользователям в соответствии с конкретными запросами в удобной для них форме, в заданные сроки и по оговоренной цене.
• Одним из важнейших направлений научно-технического прогресса является информатизация, основанная на широком применении микроэлектронной вычислительной техники, средств связи, автоматизированных банков данных, взаимоувязанных между собой в информационно-вычислительные системы. Информатизация облегчает овладение накопленными обществом знаниями, находящими отражение в источниках информации. В современных условиях информатизация, осуществляемая с помощью современных средств вычислительной техники, получила название компьютеризации. Она включает встраивание микропроцессорной и вычислительной техники во вновь создаваемые машины, агрегаты, построение автоматических систем управления работой машин, комплексов, производств, создание автоматизированных информационных систем в сфере научных исследований, проектировании, управлении, обучении, обследовании населения, наблюдении за природными явлениями и др. Система автоматизированной обработки информации включает ее сбор, интерпретацию, хранение, преобразование и передачу. Сатонин П., Кафиатуллин Р. Управление проектом: опыт экстремального внедрения в регионе" // Проблемы теории и практики управления, 2005, № 5, с. 103.
• На современном этапе развития информационных технологий компонентная технология создания корпоративных информационных систем выглядит наиболее привлекательной и перспективной. Действительно, она объединяет гибкость в выборе необходимых компонент информационной системы, свойственную разработке системы собственными силами, с надежностью кода и функциональной полнотой, проверенными многократным использованием, характерным для коммерческих программных продуктов. Более того, компонентная технология позволяет оперативно вносить изменения в существующую информационную систему не нарушая ее работоспособности. При этом, новые приложения могут работать с новыми модулями, а старые — с прежними модулями, которые остаются в системе. Снимается проблема «унаследованных» систем — нет необходимости их замены для изменения или расширения функциональности, а значит уменьшаются затраты на сопровождение и модернизацию информационной системы Сатонин П., Кафиатуллин Р. Управление проектом: опыт экстремального внедрения в регионе" // Проблемы теории и практики управления, 2005, № 5, с. 105.^.
• Под инновационным развитием понимается постоянный процесс реализуемых новшеств, основанных на новейших информационных технологиях управления в сферах организации управления, маркетинга, финансов, продаж, обучения персонала, в организации которых определяется совокупный результат бизнеса. Задачи инновационного развития определяются не только в части формирования основного инновационного процесса управления, но и развитием системы факторов и условий, необходимых для его осуществления.
• Использование информационных технологий в системах управления развитием бизнеса предприятий отвечает потребности современной организации обеспечивать нарастающие темпы развития бизнеса, появление новых форм интеграции предприятий в общественном производстве. Интеграция задач в осуществлении функций инновационного управления в научных исследованиях, производственных, маркетинговых и социальных программах самих предприятий реализуется в нововведениях на основе внедрения ИТ и средств ПО (программное обеспечение). Масштаб автоматизации с использованием интегрированных систем управления предприятием (ИСУП) и их качество классифицируются согласно международным стандартам управления MRP, MRP11, ERP. Совершенно очевидно, что успешное развитие экономической, социальной, управленческой сфер в управлении бизнесом предприятий на основе разнообразных нововведений напрямую зависит от наличия информационных ресурсов, новейших средств доступа к ним, возможности в организации сотрудничества по обмену опытом, идеями, знаниями.
• Информационная экономика — это новый тип экономики, использующий новейшие информационные технологии в формировании качественных как государственных информационных фондов, так и фондов предпринимательских структур, научных институтов, коммерческих предприятий, необходимых для формирования и поддержания качественного уровня осуществляемых видов деятельности и плановых мероприятий. Задача создания общедоступного массива информации в системе хозяйственной, научно-технической, образовательной деятельности в обществе сопряжена с созданием благоприятных условий для инновационного развития страны и регионов.
• Статус российского рынка информационной продукции и услуг определяется ролью и положением на рынке российских производителей и корпоративных потребителей информационной продукции. Основными партнерами и пользователями информационных ресурсов сегодня являются крупные бизнес-структуры, банки, торговые организации, производители и потребители промышленной продукции, услуг, рабочей силы по регионам России.
• Рынок информационных ресурсов становится ключевым сегментом российского рынка, объединяющего крупнейших потребителей и производителей информационных ресурсов. Структура информационного ресурса как готового продукта и сырья для дальнейшей переработки в условиях различных сегментов российского рынка включает информацию, знание, опыт менеджмента в современной организации на пути совершенствования тех видов деятельности, которые определяют стратегический путь развития экономической системы Певницкий А. И Основные направления информатизации региональных органов управления. — Новосибирск, 1997 — С. 38.
• Таким образом, рынок информационной продукции через осуществление его функций в инновационном управлении бизнесом по регионам России определяется в направлениях:
• · стимулирования, как предложения, так и спроса на информационные технологии и услуги;
• · стимулирования рыночной конкуренции в среде отечественных производителей информационной продукции и услуг.
• Национальные интересы Российской Федерации в информационной сфере на пути социально-экономического развития включают развитие современных информационных технологий, отечественной индустрии информации, средств информатизации, телекоммуникации и связи; обеспечение потребностей внутреннего рынка информационной продукцией, а также обеспечение накопления, сохранности и эффективного использования отечественных информационных ресурсов в бизнес-практике, практике управления предприятиями. Сегодня ИТ-отрасль является индикатором успешного развития многих развитых стран. Информационная деятельность, связанная с разработкой многообразия информационных продуктов, технологий и оказанием информационных услуг, стала одним из элементов политической, социальной и экономической инфраструктуры современных обществ. Доля ИТ в ВНП США занимает сегодня 4,38%, в Великобритании — 3,31%, в странах ЕС -2,5%, в России — 0,6%. На исследование и разработку ИТ в общей сумме расходов на науку Россия тратит менее 1%, а в Японии приходится около 6% бюджета.
• Важно отметить, что использование отечественных разработок в области информационных технологий в инновационном управлении, формирование отрасли информационных услуг отвечают интересам создания рациональной экономической структуры в российских масштабах, способной поддержать и обеспечить тенденцию к увеличению показателя удельного веса предприятий, занятых в создании национальной информационной индустрии страны. Создание национальной информационной индустрии, качественно определенной в международном масштабе, может привлечь финансовые, материально-технические и интеллектуальные ресурсы и является перспективным направлением в создании условий для повышения инновационной активности современных организаций.
• Создание и оптимизация структуры информационной индустрии в России требует времени и финансовых затрат на налаживание и стимулирование постоянного инновационного процесса в управлении и решении самого разного уровня и сложности задач в сферах НИОКР и серийного производства, финансировании инновационных проектов, объединяющих российские предприятия в достижении перспектив развития. Опыт других стран, например Японии, в финансировании инновационных проектов большинства сфер промышленного производства и организации НИОКР (научные исследования и опытно-конструкторские разработки) показывает, что в части расходов на НИОКР примерно 65−75% непосредственно несут сами компании, а остальная часть приходится на университеты и научно-исследовательские центры. Успешно завершенный проект создает базу для успешного разрешения социально-экономических проблем участников.
• Государственное участие в создании благоприятного инновационного климата может заключаться в прямом финансировании различных инициатив в рамках государственных программ или через систему специальных фондов, ориентированных на развитие инновационной инфраструктуры. Меры косвенного регулирования осуществляются на основе общегосударственных стандартов и их применения в специфике инновационного развития по регионам России. Ускорение и повышение эффективности внедрения новых технологий в практику инновационного управления можно проследить в динамике количества предприятий РФ, осуществляющих инновационную практику в области управления бизнесом предприятия. Данный вид деятельности оценивается общим объемом затрат на технологические инновации по сферам и видам деятельности. В этой связи интересна информация по факторам, препятствующим инновационной активности промышленных предприятий Князева Е. Н., Курдюмов С. П. Синергетика как новое мировидение: диалог с И. Пригожиным // Вопр. философии. См. также Князева Е. Н., Курдюмов С. П. Синергетика: начала нелинейного мышления // Обществ, науки и современность. .
• В качестве приоритетных экономических факторов, препятствующих инновационной активности промышленных предприятий, называют:
• · недостаток собственных денежных средств;
• · недостаток финансовой поддержки со стороны государства;
• · высокую стоимость нововведений;
• · длительные сроки окупаемости нововведений;
• · высокий экономический риск;
• · низкий платежеспособный спрос на собственную продукцию.
• В среде факторов производства следует отметить:
• · низкий инновационный потенциал организации;
• · недостаток квалифицированного персонала;
• · недостаток информации о новых технологиях;
• · недостаток информации о рынках сбыта;
• · недостаток возможностей кооперирования с другими организациями;
• · невосприимчивость организации к нововведениям.
• В качестве других причин приводятся недостаточность законодательных и нормативно-правовых документов, неразвитость инновационной инфраструктуры, неразвитость рынка технологий и т. п.
• Подводя итоги вышесказанному, важно отметить следующее:
• · информационные ресурсы являются необходимым элементом инновационной инфраструктуры рыночной экономики.
• · рынок информационных ресурсов как специфическая система ориентирован на оперативное отображение динамики изменения факторов и условий осуществления функций инновационного управления в практике современной организации.

1.2 Удовлетворение информационных потребностей организации. Методы изучения информационных потребностей в организации

Важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.

Процесс передачи и получения информации представлен ниже на схеме (рис.1). Это простая схема передачи информации в одном направлении.

Рисунок 1. Процесс передачи и получения информации Процесс передачи информации даже в одном направлении проходит через множество посредников, а это значит, что во время передачи информации происходит её задержка и искажение. Кроме того, информация может преобразовываться в зависимости от того к кому она адресована. Так, например, при передачи информации вверх от подчинённых к руководителю происходит её обобщение, а при передачи вниз, от руководителя к подчинённым наоборот — она конкретизируется. Главное в этом процессе максимальная скорость передачи информации при минимальных допустимых искажениях. От этого в первую очередь зависит правильность принимаемых решений и как следствие увеличивается прибыль организации.

В процессе управления постоянно происходит обмен информацией. Причём направление перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя к подчинённым или от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня). В качестве источника информации может быть уровень цен на рынке, размер прибыли фирмы в прошлом квартале или указание руководителя (рис.2).

Рисунок 2. Система управления объектом где, I_вх — входная информация о том, в каком состоянии объект управления должен быть

I_ос — осведомляющая информация о текущем состоянии объекта управления

I_у — управляющая информация в результате сравнения

U — воздействие исполнительного органа на объект управления

V — отклонение состояния объекта управления под воздействием внешней среды Из рисунка видно, что на эффективность принимаемых решений по управлению влияет множество показателей:

— Качество, достоверность и оперативность получения информации

— Знания, опыт, личные качества руководителя

— Квалификационный состав подчинённых

— Ситуация на рынке Осуществление функций управления бизнесом на основе знания в условиях информационного рынка приближает к возможной цели, определенной аналитическим путем. Система функций управления в комплексе взаимосвязанных инновационных процессов развития отражает специфику и специализацию организации по отдельным видам деятельности, по обеспечению ресурсами, организации поставок, мониторингу среды, управлению производством, управлению человеческими ресурсами и т. п. Знание, информация лежит в основе выбора и осуществления функций управления бизнесом. Перечень конкретных функций инновационного управления зависит от аналитического выбора направлений в освоении новых доходных бизнес-процессов в хозяйственной деятельности современной организации.

Менеджмент в полной мере использует объективную и своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняемую и распространяемую с помощью современных научных методов и технических средств. Сейчас это — объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обстановке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно воплощать в управленческих решениях. Отсюда необходимость присутствия информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса. Суть информации составляют только те данные, которые уменьшают неопределенность интересующих менеджера событий. Информация в менеджменте — сумма нужных, воспринятых и осознанных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, дающая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти оптимальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением. Информация, следовательно — необходимая предпосылка соединения и последующего органического срастания процессов труда и развития личности Мардас А. Н., Мардас О. А. Организационный менеджмент. СПб.: Питер, 2003 — С. 92.

Рассмотрим виды информационных ресурсов. Состав, содержание и качество информации, которая привлекается к руководителю, имеют определяющую роль в обеспечении действенности управления. Анализ информации не ограничивается только экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные.

К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.

Источники информации учетного характера — это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных) и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования.

Данные статистического учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.

Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитических исследований Копылов В, А Информация как объект правового регулирования //НТИ. — Сер 1. — 1996 — № 8 — С. 8.

С расширением компьютерной техники появились и новые машинные источники информации. К ним относятся данные, которые содержатся в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм. К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы:

1) Официальные документы, которыми обязан пользоваться субъект хозяйствования в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия.

2) Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.

3) Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных ее подотделов.

4) Материалы изучения передового опыта, полученные из разных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты и т. д.).

5) Техническая и технологическая документация.

6) Материалы специальных обследований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т. п.).

7) Устная информация, которая получена во время встреч с членами своего коллектива или представителями других предприятий Сатонин П., Кафиатуллин Р. Управление проектом: опыт экстремального внедрения в регионе // Проблемы теории и практики управления, 2005, № 5, с. 102.

По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации — это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные на предприятии и т. д. Система внешней информации — это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы и т. д.

По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области.

По периодичности поступления аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости, например сведения о новом конкуренте.

Регулярная информация в свою очередь классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана, нормативы) и переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату).

По отношению к процессу обработки информацию можно отнести к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработки и преобразований (отчетность, конъюнктурные обзоры и т. д.).

В деятельности крупных фирм передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов Захаров В. Влияние информационных технологий на развитие фирмы //Проблемы теории и практики управления, 2005, № 5. С. 117.

Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

— краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

— удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

— точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации. Информатизация менеджмента в современных условиях базируется в основном на использовании вычислительной техники. Это — многоаспектный процесс, включающий в себя:

— формирование соответствующей технико-технологической базы (с применением новейших информационных технологий и современных электронно-вычислительных и коммуникационных средств);

— организацию производства и сферы распределения информационно-вычислительных услуг;

— отработку механизма информационного обслуживания и создание действенной системы управления данными процессами;

— внедрение и эксплуатацию прогрессивных форм, методов и средств проведения информационной деятельности в процессах управления, а также создание для этого необходимых материально-технических, организационно-экономических и социальных условий.

Использование вычислительной техники и информационных технологий в сфере управления открывает возможности более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности, расширения диапазона анализируемых факторов при принятии решений и факторов их обоснований. В конечном итоге вся масса преимуществ использования электронно-вычислительной техники позволяет повысить многократно уровень управления.

Эффективное применение ЭВМ зависит от следующих условий:

— создания самих вычислительных машин;

— создания для них программного обеспечения;

— подготовленности среды применения.

1.3 Обеспечение информационными ресурсами. Методы распределения информации

Информационное обеспечение управления и планирования на каждом уровне должно включать адекватную на заданном отрезке времени информацию о внешней среде (макроуровень — правовая, технологическая, социальная и др., микроуровень — информация о рынках (сбыта, продаж, финансов, кадров), информацию о внутренней среде: производственно-экономическая: организационная структура, используемые технологии, оборудование, материалы, кадры и т. д., финансовая: система счетов и проводок в объеме полноценного управленческого учета и контроля Моисеев Н Н. Информационное общество возможности и реальность//Полис. -1993. — № 3, — С. 9.

Развитие систем телекоммуникаций позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную систему информации. Наиболее эффективной считается система информации, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации. Автоматизированные системы быстрого поиска и выдачи информации создаются для хранения большого числа различных документов и облегчения пользования ими.

Организация за долгие годы работы накапливает много информации, а быстрый поиск становится возможным при эффективном размещении и хранении этой информации. Информационные базы данных включают весь комплекс статистических показателей, характеризующих хозяйственную деятельность фирмы в целом и ее производственно-сбытовых подразделений, а также фактический материал относительно всех факторов, влияющих на состояние и тенденции развития фирмы. Набор статистических показателей для базы данных тщательно разрабатывается и уточняется и охватывает те показатели, которые необходимы для глубокого всестороннего экономического анализа результатов и перспектив функционирования фирмы. Обычно при формировании базы данных решается вопрос и о системе хранения и обновления данных, а также обоснованной увязки данных, их взаимной согласованности, возможности проведения сравнений и сопоставлений оценок хранимых в банке данных. Базы данных непрерывно обновляются на определенной систематической основе с учетом требований управляющих — основных пользователей базой данных Захаров В. Базовые архитектуры интеллектуальных систем управления //Проблемы теории и практики управления, 2005, № 5. С. 110.

Во многих фирмах созданы базы данных, в которых хранится информация о кадровом составе работников, постоянно обновляемая и максимально подробная, систематизированная по самым разнообразным признакам. Выбор информации делается с выводом на печатающее устройство компьютера, что позволяет следить за укомплектованностью штатов, перемещением кадров внутри фирмы, набором и увольнением работников, повышением их квалификации.

Пользование банками данных, введенными в персональный компьютер, резко ускоряет процесс получения информации из круга источников первичной информации и обеспечивает возможность выбора правильного и точного метода исследований для решения современных научных и технических проблем.

Создание пакетов прикладных программ получила в современных условиях существенное развитие. Разработкой программ стали заниматься и специализированные небольшие фирмы. Одни из них ориентированы на разработку программ для персональных компьютеров, выпускаемых одной фирмой, другие — на разработку прикладного программного обеспечения для разных видов персональных компьютеров. Разработкой программного обеспечения занимаются также специалисты государственных учреждений, университетов на основе конкретных заказов или контрактов.

Комплексная автоматизированная обработка информации предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации с использованием новейшей технологии, методологии и различных процедур по обработке информации.

Создание комплексной автоматизированной системы включает последовательные этапы:

· автоматизация процессов сбора, хранения и выдачи данных;

· использование устройств для автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборных устройств;

· интеграция обособленных процессов обработки информации в единую внутрифирменную систему;

· объединение технических средств цифровой и текстовой информации посредством электронной почты;

· использование всего комплекса технических средств обработки информации, переход к единой системе обработки всех видов информации.

Устройства автоматизированной обработки текстовой информации принципиально отличны от ЭВМ, используемых для обработки данных. Это обусловлено тем, что обработка текста, выраженного словами, предложениями, параграфами, не может осуществляться с помощью пакетов прикладных программ. Составление и редактирование текста может производиться только человеком, взаимодействующим с устройством обработки текстовой информации. Компьютеры используется им только как средство для печати и редактирования текста.

Внедрение персональных компьютеров в информационно-управленческую деятельность фирм повлекло за собой возникновение и развитие новых видов профессиональной деятельности, связанных с обслуживанием компьютеров, а именно программистов, операторов, систематизаторов, обработчиков и хранителей информации в требуемой форме. При этом наблюдается постоянное снижение стоимости персональных компьютеров и повышение уровня заработной платы обслуживающего персонала.

Об автоматизации деятельности по управлению персоналом в России начали говорить недавно. Если бухгалтерские пакеты созданы давно и активно применяются практически во всех структурах, то над автоматизацией труда кадровых работников задумывались мало, а спрос на такие системы в последнее время значительно вырос. Автоматизация деятельности по управлению персоналом дает:

— оперативность контроля возможность получения непротиворечивых и полных данных о структуре предприятия, позициях штатного расписания и сотрудниках;

— жесткий контроль за деятельностью дочерних предприятий;

— настраиваемую систему разработки отчетной документации;

— переход на новые технологии и методы работы;

— улучшение условий труда;

— и гибкость управления.

Комплексные системы управления персоналом могут использоваться для автоматизации работы отдела кадров, планово-экономического и расчетного отделов, обучения персонала на любом предприятии. Что является основой управленческой деятельности? В первую очередь — это делопроизводство, охватывающее процесс создания документов и организацию работы с ними. От того, как организован документооборот на предприятии, зависит эффективность работы предприятия в целом. На качество управления предприятием влияют такие факторы, как оперативность и качество формирования документов, приема-передачи информации, согласованность работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов. Таким образом, автоматизация документооборота необходима для:

— формирования целостной картины происходящего на предприятии;

— слаженной работы всех подразделений;

— улучшения качества обслуживания клиентов;

— эффективного использования людских, коммуникационных, инвестиционных и других производственных ресурсов.

Для организации эффективного механизма управления регионом на базе современных информационных технологий целесообразно по возможности проектировать (разрабатывать) информатизацию и автоматизацию системы управления сверху — вниз в отличие от сложившейся традиции начинать информатизацию отдельных ведомственно-ориентированных направлений, приводящей к порождению несогласованных по номенклатуре и структуре одних и тех же данных в разных информационных подсистемах. Кристальный Б В. Законодательное обеспечение формирования информационного общества в России //Информационное общество — 2000. — № 1. — С 25 — 27.

Автоматизированная система (АС) управления регионом должна с одной стороны, взаимодействовать с автоматизированными системами управления районов, с АС предприятий и объединений. С другой стороны, она должна в перспективе стать составной частью интегрированной телекоммуникационной системы Российской Федерации.

Все указанные АС должны иметь возможность информационного обмена и согласования данных справочного характера с ведомственными информационно — аналитическими системами ведения регистров и кадастров: например, по регистрации юридических лиц, по выдаче лицензий на различные виды деятельности, по регистрации физических лиц, и т. п.

Разработку системы управления инновационным развитием (СУИР) региона целесообразно рассматривать как идейно целостный проект, в основу которого должна быть положена информационно — аналитическая поддержка контура многоуровневого управления, включающего этапы:

формирование генерального плана, формирование процессов исполнения генерального плана, учет и оценка состояния исполнения генерального плана, координации управляющих воздействий, связанных как с коррекцией процессов реализации планов, так и с возможной коррекцией системы глобальных целей деятельности.

Разработка СУИР предполагает сочетание современных технологий построения информационных систем с развитой аналитической частью на базе моделей крупномасштабных многоресурсных систем, механизмов целевого планирования и комплексного (многокритериального) оценивания. Это обеспечит повышение качества управления и планирования как на оперативном, так и на стратегическом уровнях (управление не только функционированием, но и развитием) Автоматизированные информационные технологии в экономике. Под ред. Титаренко. М.: 1998 — С. 67.

При выборе и внедрении системы необходимо решить технические, административные и организационные задачи. Информационная система есть плод совместных усилий поставщика и персонала компании. Для успешной реализации проекта:

· необходимо провести обследование и проектирование будущей системы. Другими словами, необходим точный анализ текущей ситуации и модель будущей системы;

· разработчик должен произвести настройку системы. При внедрении требуется этап тестирования, с целью выявления потенциальных ошибок;

· внедрение разбивается на две крупные части: подготовка администраторов из персонала предприятия и непосредственно запуск подсистем в отделах и подразделениях.

Российские разработки при достаточно низких ценах и удовлетворительной функциональности обладают ограниченными возможностями по консультированию заказчика и ориентированы на бухгалтерские службы, а не на менеджмент. Слабая проработка контрольных и управляющих функций является ахиллесовой пятой практически всех российских систем.

При выборе программно-аппаратных платформ и отдельных бизнес приложений должны применяться непротиворечивые, согласующиеся технологии. И, наконец, соблюдение единой технологии эксплуатации и обслуживания системы. Помимо этих ключевых требований, есть еще целый ряд общих технических требований для любой информационной системы:

· быстродействие, то есть достаточно малое время реакции системы (единицы секунд) при вводе, поиске и обработке информации;

· надежная защита от несанкционированного доступа к данным и регистрация действий персонала;

· удобный пользовательский интерфейс рабочих мест;

· возможность масштабирования и развития системы;

· интеграция с модулями, используемыми в системе передачи данных;

· возможность проведения конвертации данных из использовавшихся в прошлом приложений в новую систему;

· высокая надежность работы Автоматизированные информационные технологии в экономике. Под ред. Титаренко. М.: 1998 — С.89−90.

Система должна поддерживать такую схему взаимодействия между модулями и автоматизированными рабочими местами, которая отвечала бы требованиям и техническим возможностям пользователя. Важнейшими параметрами информационной системы являются надежность, масштабируемость, безопасность, поэтому при создании таких систем используется архитектура клиент-сервер. Эта архитектура позволяет распределить работу между клиентской и серверной частями системы, предусматривает развитие и совершенствование в соответствии с особенностями решаемых задач. В последние годы наблюдается устойчивая тенденция увеличения спроса на клиент-серверные приложения, которые обладают в области учета и управления большими возможностями, чем файл-серверные системы при обработке больших объемов данных, возможностью создания распределенных систем, а также достаточной интеграцией с другими системами Захаров В. Интеллектуальные технологии в современных системах управления // Проблемы теории и практики управления, 2005, № 4 — С. 99.

1.4 Показатели оценки информационных ресурсов предприятия

ресурсный информационный организационный труд

Информационный потенциал промышленного предприятия характеризуется как сложная система ресурсов производства и управления, находящаяся во взаимосвязи и взаимозависимости. Поэтому использование в процессе внутрифирменного планирования и воспроизводства таких системных особенностей потенциала, как интегрирующие способности его элементов, а также достижение сбалансированного оптимального соотношения между ними открывают возможности создания комплексной взаимоувязанной системы расчетов, обеспечивающей максимальную производительность производственного потенциала предприятия.

Оперирование категорией информационного потенциала на уровне основного экономического звена — предприятия — очень важно и с позиций улучшения использования ресурсов производства и управления, повышения их отдачи. В этом случае использование системных особенностей потенциала позволяет определить структуру производства и направления ее совершенствования, обеспечивающие возможность практической реализации не только значения самих элементов потенциала, но и эффективности взаимодействия потенций, значительно увеличивающих за счет интеграции производительную способность. Следует учитывать, что любая несбалансированность в сочетании ресурсов резко сокращает его общий потенциал.

Можно рассматривать информационный потенциал как совокупность информационных ресурсов, систем информационного обеспечения и их максимальную возможность обеспечения своевременной, достоверной и комплексной (полной) информацией, необходимой для принятия управленческих решений. С учетом разноаспектности формирования и использования информационных ресурсов промышленных предприятий, информационный потенциал промышленного предприятия предложено определять на трех уровнях.

На первом уровне информационный потенциал характеризуется существующим уровнем информационного развития (развитие информационной системы предприятия: информационных технологий, кадрового обеспечения эффективности использования информационных ресурсов и т. п.).

На втором уровне оценивается качество информационного обеспечения управленческой деятельности при данных возможностях, целях и ограничениях, т. е. потенциал информационного развития.

На третьем уровне исследуется суммарный информационный потенциал предприятия как интегральная оценка совокупности потенциальных возможностей эффективного информационного развития. Предложенная ниже система показателей расширена показателями информационный потенциал, информационное взаимодействие, информационная емкость управления и рядом других. Согласно предложенному определению рассматриваются следующие групповые интегральные показатели:

1. Показатели информационной открытости предприятия и способность внедрения во внешнее информационное пространство:

— Уровень взаимодействия предприятия с окружающей средой;

— Прозрачность экономической и финансовой информации;

— Частота привлечения предприятия к общественно значимым мероприятиям;

— Способность предприятия оперативно реагировать на изменения макрои микроокружения;

2. Показатели обеспеченности информационными ресурсами и уровень их развития:

— Уровень автоматизации систем управления;

— Уровень внутреннего взаимодействия информационных потоков;

— Качество программного обеспечения;

— Степень информационного потенциала кадров;

3. Показатели качества информационного обеспечения:

— Качество стратегического управления;

— Качество оперативного управления;

— Качество тактического управления.

Показатели суммарного информационного потенциала предприятия рассчитываются по формуле:

ИП = П₁*b₁ + П₂*b₂ + П₃*b₃, (1.1.)

где П — групповые интегральные показатели,

b — вес относительной значимости показателя для предприятия, изменяющийся от 0,1 до 1.

П₁ = I₁ * b₁ + I₂ * b₂ + I₃ * b₃ + I₄ * b₄ (1.2.)

П₂ = I₁ * b₁ + I₂ * b₂ + I₃ * b₃ + I₄ * b₄ (1.3.)

П₃ = I₁ * b₁ + I₂ * b₂ + I₃ * b₃ (1.4.),

где I — оценка привлекательности для предприятия, изменяющаяся от 1 до 5. Эта оценка параметров ведется в зависимости от того, насколько заключенная в параметре характеристика несет в себе возможности для достижения целей предприятия.

Под способом использования (употребления) информационного ресурса системы промышленного предприятия понимается специальная информационная технология как совокупность информационных процедур формирования, интерпретации (преобразования, поиска) и коммуникации (передачи, хранения) информации. Таким образом, для оценки качества функционирования системы управления промышленного предприятия требуются критерии качества, учитывающие как организационно-технические возможности формирования информационного ресурса, так и экономическую эффективность информационно-управленческой деятельности. Основные критерии системы управления, разработанные автором, представлены в таблице 1.

Таблица 1