Сущность, принципы и задачи документационного обеспечения управления

Область знаний о порядке создания документов и правилах работы с ними является самостоятельной дисциплиной, называемой документационным обеспечением управления (ДОУ), которая сохраняет связи с теорией социального управления. В законодательных актах этот термин понимается как тождественный термину «делопроизводство». Это не вполне справедливо, поскольку принципы ведения дел в управлении отличаются от тех, что ведутся в судопроизводстве, органах следствия и дознания, нотариатах и других областях.

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. В соответствии со сферой циркуляции официальных документов выделяют управленческое и специальное делопроизводство.

Управленческое делопроизводство регулируется системой законодательных актов. Оно осуществляет операции с управленческой документацией: распорядительной, организационной и справочной. Перечень наименований дел в организации утверждается в специальной номенклатуре. Систематизацию этих дел осуществляют делопроизводственные службы, деятельность которых принято относить к числу вспомогательных, обеспечивающих функций управления.

Специальное делопроизводство регулируется законами, исполнение которых связано с реализацией основной функции учреждения или организации — правоохранительной, правообеспечительной, надзорной, контролирующей и др. Создание и систематизация документов в дела осуществляется по специальным правилам. Заведение дел не связано напрямую с управленческим делопроизводством.

Начнем с раскрытия основных понятий, связанных с документооборотом и документационным обеспечением управления (табл. 7.1).

Таблица 7.7.

Содержание документооборота и документационного обеспечения управления.

Окончание табл. 7.1

Элементами делопроизводства являются: а) документооборот (движение документов внутри органа) и б) документирование (составление и оформление документов) Существующие правила работы с управленческими документами, контроль над их движением и хранением, информационная работа с ними, другие компоненты делопроизводства создают условия для оптимизации управленческой деятельности. Соответственно, рациональная организация документационного обеспечения в целом позволяет существенно повысить эффективность всего процесса управления.

Принципы в организации делопроизводства, как и в любой иной области человеческой деятельности, определяют исходные правила и общие начала. К числу основных следует отнести:

• • принцип унификации, который подразумевает приведение какоголибо объекта к единой форме, системе. Процесс унификации выражается в создании наиболее общей универсальной модели, применяемой к ряду объектов с некоторыми общими признаками. На основе данного принципа в современном делопроизводстве разрабатываются правила выполнения документационных операций. Эти правила носят общий характер для отраслевых министерств и конкретизируются в их нормативно-методических актах;
• • принцип стандартизации, выражающийся в установлении и применении стандарта как образца, который принимается в качестве исходного для сопоставления с ним других подобных объектов. Стандартизация — это высшая степень унификации, выраженная в обязательной правовой форме. Хотя оба процесса взаимосвязаны, между стандартизацией и унификацией не существует тождества. Как нормативно-методический документ стандарт представляет собой комплекс норм, правил и требований к объекту стандартизации, утверждаемый компетентным органом. В России государственная политика в области стандартизации осуществляется Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии (Госстандарт);
• • принцип системности нормативно-методического регулирования делопроизводства, который служит основой для установления единых требований к его организации. Законодательные, нормативные и методические акты по делопроизводству структурируются исходя из их иерархии и компетенции. В результате образуется система нормативно-методического обеспечения;
• • принцип централизации органов контроля и методического обеспечения делопроизводства, отражающий значение соответствующих функций в системе органов власти и управления. Центральным органом контроля обеспечения делопроизводства в Российской Федерации являются Госстандарт, а методического контроля — Федеральное архивное агентство (Росархив).
• • принцип децентрализации делопроизводства, проявляющийся в том, что каждое министерство, ведомство, учреждение, предприятие самостоятельно устанавливает задачи служб ДОУ в своих структурных подразделениях исходя из ведомственных задач. Данный принцип закреплен в Типовой инструкции по делопроизводству. При этом ведомственные нормативно-методические документы (инструкции) не должны ей противоречить только по основным положениям.

Развитие и внедрение принципов научной организации делопроизводства — это задача всего общества и государства, так как их применение создает условия для сокращения документов и потерь времени, затрачиваемого на их обработку. Отсутствие определенного единообразия работы с документами ведет к бюрократии, произвольному увеличению их числа, форм и назначений.

В процессе развития делопроизводства сформировалась единая терминология этого вида деятельности. Наиболее распространенными являются следующие термины.

Документирование — запись информации на различных носителях по установленной форме. Оно предполагает некую форму представления информации. При этом процесс записи информации должен обеспечивать ее хранение на каком-либо твердом носителе — бумаге, полимере, оптическом, магнитном носителях и т. д.

Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Оно предполагает наличие источника информации, материального носителя информации, передатчика информации, приемника и канала связи между источником и приемником. В делопроизводстве по отношению к понятию «информация» главным является ее фиксация, а форма ее представления (графика, печать, цифровая запись и прочее) — второстепенным.

Информационные ресурсы — отдельные документы, отдельные массивы документов, а также документы и массивы документов в информационных системах: библиотеках, архивах, фондах, базах и банках данных. Формирование и использование информационных ресурсов в Российской Федерации является сферой государственного регулирования.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Для документа важна форма представления информации. Эту форму обеспечивает наличие ряда реквизитов, совокупность которых на документе позволяет относить информацию к документам определенного вида и назначения, т. е. идентифицировать информацию.

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа. Действующий стандарт для управленческой документации указывает строго определенное место реквизитов в документе. Однако только некоторые реквизиты являются обязательными и придают документу юридическую силу.

Официальные документы — это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Понятие документа может иметь самую широкую область применения, например, в текстовом редакторе Word каждый файл является документом. Документ становится официальным только после его полного оформления и удостоверения, т. е. после заполнения необходимых реквизитов.

Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Юридическая сила документа способна передавать его распорядительное начало, поэтому данное понятие не тождественно понятию официального документа. Юридическая сила документа обязательно включает в себя следующие компоненты:

• • соответствие содержания закону;
• • полномочность издающего органа;
• • оформление всех необходимых реквизитов в соответствии с требованиями, предъявляемыми к документу конкретного вида.

Архивный документ — документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника. В определении имеется в виду любой документ на материальном носителе, который может сохраняться как в государственном, так и личном архиве. Архивные службы в учреждениях — это самостоятельные структурные подразделения. Деятельность архивов регулируется отдельной от делопроизводства системой законодательных, нормативных и методических актов.

Правовое регулирование делопроизводства — это область компетенции целого ряда центральных органов государственной власти и управления. Система этих органов устанавливает правила, нормативы и стандарты, которые в совокупности должны обеспечивать единую систему делопроизводства на территории Российской Федерации. Эта система должна обеспечивать:

• • обязательность исходных принципов делопроизводства для учреждений, организаций независимо от форм собственности (например, государственный язык, на котором ведется делопроизводство; государственное регулирование в сфере использования информации и другие принципиальные положения);
• • установление основных задач и правил в сфере документационной деятельности (например, создание типовых инструкций, образцов документов и др.);
• • общность требований к осуществлению документирования в наиболее важных областях государственного управления (например, обороноспособность, судопроизводство, бухгалтерский учет, гражданское состояние, сфера здравоохранения, правоохранительная деятельность).

Фундаментом единой системы делопроизводства являются положения Конституции Российской Федерации. Основой для организации делопроизводства являются такие принципы, как право каждого свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом (ст. 29 Конституции), право граждан обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления (ст. 33 Конституции) и ряд других.

В целях упорядочения работы с документами, а также обеспечения соответствующего взаимодействия с различными ведомствами и учреждениями формируются службы документационного обеспечения управления, призванные контролировать правила работы с документами, проводить в жизнь единую систему делопроизводства.

Служба документационного обеспечения управления (служба ДОУ) является структурным подразделением министерства, ведомства, предприятия, организации или упреждения. На это подразделение возлагается контроль за соблюдением единой системы делопроизводства. В структуре министерств и ведомств службы ДОУ обычно называются: либо общий отдел, либо управление делами. В Администрации Президента РФ аналогичная структура носит название Управление информационного и документационного обеспечения президента. Независимо от названия, каждая служба ДОУ действует в соответствии со схожими правилами организации работы с документами, т. е. осуществляет единую систему делопроизводства.

В настоящее время нормативные методические акты МВД России в отношении организации делопроизводства не используют термин «документационное обеспечение управления». Единая система делопроизводства в аппарате и подразделениях МВД России реализуется в процессе исполнения ими своих задач и функций. Организация и совершенствование системы делопроизводства, а также контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляются аппаратом министерства.

Особенность нормативно-методического регулирования делопроизводства в системе органов внутренних дел состоит в том, что отдельные его компоненты входят в функции большинства служб и подразделений. Например, дежурная часть является самостоятельным органом оперативного управления и одновременно обязана документировать целый ряд вопросов управленческой деятельности. Однако основные задачи делопроизводства решают специальные подразделения — секретариаты (канцелярии).

Секретариат является самостоятельной структурной единицей в органах внутренних дел. Основными задачами секретариатов являются документационные и организационные задачи.

Документационные задачи связаны с документированием процесса управления и организацией работы с документами. К ним относятся:

• • прием и регистрация входящих документов, отправка исходящих документов;
• • предоставление документов руководителю для ознакомления и наложения им резолюции, т. е. краткого указания о порядке исполнения документа;
• • передача документов сотрудникамисполнителям, которая должна производиться под роспись исполнителя в регистрационном журнале с указанием даты его получения;
• • контроль над сроками исполнения документов;
• • информационно-справочная работа;
• • составление (подготовка проектов документов) и изготовление документов в соответствии с поручениями и указаниями руководства, изготовление и выдача копий;
• • систематизация документов, находящихся в делопроизводстве, в соответствии с описью документов;
• • хранение документации в делах (папках), внутри которых документы располагаются в хронологическом порядке;
• • обеспечение сохранности печатей, бланков и штампов для регистрации и заверения официальных документов;
• • формирование дел в соответствии с номенклатурой, утверждаемой начальником органа внутренних дел, в текущем делопроизводстве (ведение дел на протяжении календарного года);
• • подготовка документов и дел для передачи в архив с указанием сроков их хранения.

Организационные задачи делопроизводства связаны с вопросами оптимизации процессов управления и отдельных управленческих процедур. К ним относятся:

• • подготовка рабочего места руководителя;
• • обслуживание штатных средств оргтехники и информационносправочных картотек (автоматизированных баз данных);
• • организация приема посетителей;
• • вызов сотрудников по указанию руководителя;
• • организация телефонных переговоров;
• • выдача справок по телефону;
• • подготовка служебных командировок;
• • подготовка совещаний, заседаний, а также их стенографирование;
• • подготовка информационно-справочных материалов по указанию руководства;
• • обучение сотрудников методике организации документооборота;
• • внедрение средств автоматизации делопроизводства.

Документационные и организационные задачи формируют необходимость создания в структуре секретариатов специализированных подразделений, обеспечивающих исполнение и копирование документов, а также общественные приемные и прочие структуры. Сложность выполняемых обязанностей определяется объемом документов, циркулирующих через секретариаты. Непосредственно в секретариатах концентрируется управленческая документация органа внутренних дел. Другие создаваемые и получаемые документы (оперативного характера, по уголовным делам, справочные) хранятся в специальном делопроизводстве либо непосредственно в структурных подразделениях.