Составление сметы расходов

Смета стоимости участия в выставке-ярмарке, которая составляется после установления целей участия в ней, представляет собой способ определения расходов, необходимых для его осуществления. Как инструмент экономического планирования смета устанавливает пределы, в которых должны производиться расходы.

Составить смету расходов, которая должна быть как можно более подробной, — первостепенная задача директора экспозиции (или ответственного по организации участия).

Неразумная экономия на участии в выставке может привести к отрицательным результатам. Удачное место в выставочном зале будет сведено на нет его дешевым оформлением, непрактичный стенд «похоронит» даже самые лучшие экспонаты, а плохо подготовленный персонал и некачественно изданные рекламно-информационные материалы снизят эффективность участия в выставке, если не сведут ее до нуля.

Согласно социологическим исследованиям современное предприятие собирает около 70% профессиональной информации на выставках и ярмарках, общаясь с поставщиками/ клиентами и участвуя в различных программных мероприятиях (семинарах, круглых столах, мастер-классах и т. д.). Это заставляет предприятия в рамках возможностей сметы расходовать все более крупные суммы на рекламу участия. Недооценка этих расходов, наблюдающаяся у многих экспонентов, приводит к роковым результатам.

Предварительная смета затрат составляется заблаговременно и должна быть обязательно утверждена директором и бухгалтером предприятия, в противном случае дальнейшая работа может стать бесполезной.

Статьи расходов, связанные с участием в выставке, в среднем имеют следующую структуру (табл. 7.1, данные зарубежных статистических исследований).

Таблица 7.1

Процентное соотношение организационных и эксплуатационных расходов по стенду.

Источник: Критсотакис Я. Г. Торговые выставки и ярмарки. Техника участия и коммуникации. М., 1997.

При расчете выставочного бюджета учитываются:

• — стоимость аренды выставочной площади и услуг, предоставляемых организаторами выставки;
• — расходы на разработку дизайна стенда и его изготовление;
• — затраты на транспортировку и хранение экспонатов;
• — затраты на аренду дополнительного оборудования, необходимого для работы на выставке;
• — расходы на рекламные мероприятия на выставке (организация пресс-конференций, круглых столов, презентаций и т. п.);
• — затраты на подготовку персонала (стендистов);
• — командировочные расходы;
• — дополнительные расходы на предвыставочную рекламу, в том числе затраты на приглашения специалистов на стенд;
• — представительские расходы;
• — затраты, связанные с работой в послевыставочный период.

Ставки за дополнительные услуги, предоставляемые организаторами выставок, обычно известны заранее, и их можно получить вместе с информационными материалами для участника выставки. Структура и состав расходов выставочного бюджета приведены в табл. 7.2.

Таблица 7.2

Образец сметы расходов по участию в выставке.

Рассмотрим более детально основные положения сметы расходов.