Информационное обеспечение менеджмента

Общие характеристики системы информационного обеспечения управления

Современная индустрия и тенденции развития общества в целом в промышленно развитых странах выявили основополагающую роль информационных ресурсов и их значительное влияние на сферу управления экономикой государства. Информация есть и инструмент управления, и основание для воздействия на экономические объекты.

С точки зрения управления информации должно быть ровно столько, сколь ее необходимо для формирования эффективного решения при возникновении проблем в управлении. Однако наблюдается диспропорция в сфере управления экономическими объектами: информации, которую генерирует каждый хозяйствующий субъект, в масштабах ее потребления — достаточное количество, а если принять во внимание ее репродукцию во множестве источников информации, то можно говорить о ее избытке. С другой стороны, при решении уникальных управленческих задач поиск необходимой информации, требуемой для адекватной оценки проблемы, может затянуться по времени (в связи с отсутствием требуемых данных в нужном месте и в нужное время). Это приводит к осознанию того, что информация превращается в категорию ресурса, имеющего свои стоимостные и иные характеристики, со своими особенностями, требованиями и условиями использования для целей управления.

Рассматривая информацию как категорию ресурса, следует исследовать ее теоретико-экономические аспекты.

Дать однозначное определение понятия «информация» сложно в связи с большим интересом к публикациям по различным аспектам теоретической и прикладной информации. Тем нс менее попытаемся обобщить основные подходы к информации.

Можно выделить ряд общих признаков, позволяющих дать дефиницию понятию «информация», охарактеризовав его наиболее важные стороны, проявляющиеся при любом практическом использовании в целях эффективного управления экономическими системами.

В самом общем понимании информация представляет собой меру неоднородности распределения материи и энергии в пространстве и во времени и ту меру изменений, которыми сопровождаются все протекающие в мире процессы. Информация в экономике проявляется во множестве приложений:

• 1) производство информации как таковой — это производственная отрасль, т. е. вид экономической деятельности;
• 2) информация является фактором производства, одним из фундаментальных ресурсов любой экономической системы;
• 3) информация является объектом купли-продажи, т. е. выступает в качестве товара;
• 4) некоторая часть информации является общественным благом, потребляемым всеми членами общества;
• 5) информация — это элемент рыночного механизма, который наряду с ценой и полезностью влияет на определение оптимального и равновесного состояний экономической системы;
• 6) информация в современных условиях становится одним из наиболее важных факторов в конкурентной борьбе;
• 7) информация становится резервом деловых и правительственных кругов, используемым при принятии решений и формировании общественного мнения.

В то же время, отмечая значимость информации как экономического ресурса, проявление ее некоторых особенностей дает возможность говорить о неубывающем характере этого ресурса и многоаспектное™ ее проявления. Например, информация, являясь товаром, с одной стороны, и ресурсом управления — с другой, показывает, что ее потребление растягивается в пространстве и времени, т. е. одну и ту же информацию могут одновременно использовать в совершенно различных местах. И даже не нашедшая применения в данный момент времени информация не может считаться бесполезной, так как потенциально она может использоваться для решения других перспективных целей и задач. Так, например, информация экономического мониторинга, не нашедшая применения в управлении в текущий момент, в соответствующее время может стать необходимой и достаточной для решения будущих задач менеджмента. В то же время информация, не используемая в текущей практической деятельности, может превратиться в знание, представляющее всеобще достояние. Это говорит о том, что информация проходит как производственные, так и воспроизводственные стадии, поскольку сгенерированная один раз, она может перетекать в знание, а затем опять в конкретную информацию, рождая новые знания. Тем самым информационный ресурс используется в экономических отношениях точно так же, как труд или капитал, и можно выявить прямую зависимость между экономическими результатами и мерой количества и качества информации, введенной в экономический оборот.

Вместе с тем информационный ресурс имеет ряд особенностей, отличающих его от традиционных ресурсов:

• • информация воздействует на эффективность производства без физического увеличения традиционных ресурсов;
• • информация действует на субъективный фактор производства человека, его характер и способности;
• • информация ускоряет процесс воспроизводства за счет уменьшения периодов производства и обращения.

В связи с этим можно говорить о возможности влияния информационного ресурса, наряду с другими факторами развития производства, на эффективность экономического объекта.

Еще одно необычное явление информационного рынка — не всегда возможно однозначно определить оптимальный размер необходимой информации и ее предельную цену исходя из привычных соотношений предельных издержек на получение информации и предельной выгоды от ее использования.

Рассматривая возможные ситуации значений предельных издержек на получение информации, ее полезность информации, необходимый объем, можно построить модели информационного рынка при различных условиях потребления и формирования информации. Это возможно лишь в тех частных случаях, когда кривые предельной полезности от использования информации и предельных издержек на ее получение пересекаются. К основным параметрам таких моделей можно отнести: полезность (ценность), количество, предельные издержки на приобретение информации, предельную полезность от использования информации.

Наиболее простой считается ситуация, когда информация является товаром, для которого выполняется принцип убывающей предельной полезности. В этом случае можно использовать все стандартные средства определения оптимальных цен и издержек.

Для модели другого типа каждая новая единица информационной совокупности приносит такую же полезность, что и предыдущая, но общая полезность возрастает из-за расширения объема знаний об увеличивающемся сегменте рынка.

Третья модель отражает ситуацию, при которой каждая новая единица информации увеличивает полезность ее использования. Но поскольку начальные издержки меньше получаемого эффекта, постольку имеет смысл увеличивать затраты на получение информации только до пересечения с кривой предельной полезности от использования информации.

При этом затраты до точки пересечения кривых предельных издержек на приобретение информации и предельной полезности от использования информации не приносят конгруэнтной полезности, но могут быть возмещены с избытком после точки пересечения, хотя однозначное определение оптимального значения цены вряд ли возможно. После точки пересечения кривых, даже при росте издержек все равно приобретение информации приносит увеличивающуюся полезность.

Однако кроме рассмотренных ситуаций возможны случаи, когда кривые предельных издержек на получение информации и полезности от ее использования не пересекаются и отражают ситуации, когда любые вложения в новую информацию не приносят полезности, достаточной для покрытия понесенных затрат, хотя абсолютные значения полезности возрастают.

Из приведенных моделей видно, что на рынке информации возможны ситуации, когда оптимум соотношений цен и размеров информации оказывается недостижимым, даже в самом благоприятном случае. Эта неопределенностъ возникает вследствие растянутости потребления информации во времени и пространстве.

Несмотря на возможности применения информации как фактора роста производства, нс всякая используемая информация привлекается для целей управления. В настоящее время наблюдается «информационный кризис», при котором мера (количество) информации, поступающей в промышленность, управление и научный мир, увеличивается экспоненциально. Использование в процессах управления информации как фактора эффективного управления показывает, что за последнее время развитие сектора наукоемких производств формируется в основном за счет роста информационных ресурсов.

К началу XXI в. на мировом рынке информации были коммерчески доступны услуги более 30 тыс. банков и баз данных, что привело к появлению новых ИТ-технологий — Big-Data. Их общий торговый оборот оценивался к этому времени в пределах 2—3 млрд долл., из которых, как полагают, 80% приходилось на американские фирмы, около 15% мирового коммерческого оборота банка данных — на информационные услуги специализированных фирм Западной Европы. В США большая часть такого типа специализированных фирм, ориентированных на мировой рынок информационных услуг, объединена в Ассоциацию информационной индустрии.

Опыт развития индустриальных стран показывает, что в современном обществе управляемость экономики и ее эффективность зависят не только и не столько от системы стимулов и частных интересов, но и от информационной обеспеченности принимаемых решений на уровне как производства (конъюнктура рынка), так и управления.

Отсутствие нужной информации, недостоверность имеющейся информации, несвоевременное получение необходимых данных на любом уровне управления становятся причиной затруднений в принятии органом управления правильных и обоснованных решений. В условиях перехода к рыночной экономике проблема обеспечения информационных связей между субъектами экономической и социальной деятельности стала весьма актуальной.

Так, например, в деловой сфере из-за задержек в оформлении деловых операций, из-за отсутствия актуальной информации о конъюнктуре рынка, о динамике цен на товары и услуги, из-за больших сроков проведения банковских расчетов и биржевых операций участники, как правило, несут существенные финансовые и экономические потери. Экономический ущерб в масштабах России составляет, по оценкам экспертов, 150 млрд руб. ежегодно.

Современные требования к организации и представлению информации для целей управления предъявляют новые требования к технике и технологии процессов обработки информации в самой организационной структуре. Изменяются формы представления информации и структура самой информации, меняется набор показателей, характеризующих ситуацию, периодичность их представления и т. д. В рыночной экономике возрастает многообразие проблем, требующих оперативного решения, обоснованности и эффективности решений, принимаемых органами управления.

и эффективность принимаемых управленческих решений во многом зависит от качества и оперативности информационно-аналитического обслуживания процедур управления предприятием.

Информация, как ресурс развития и управления, используется недостаточно. С одной стороны, органы управления предприятием ощущают дефицит необходимой, достоверной и своевременной информации, а с другой — объемы получаемой информации таковы, что не хватает времени ее обработать. Также все виды деятельности предприятия должны быть информационно представлены и описаны однократно, точно, достоверно и своевременно актуализированы.

Таким образом, одной из главных проблем в формировании на экономическом объекте эффективной системы информационного обеспечения управления и принятия решений является создание необходимых предпосылок для успешного выполнения задач организационного и функционального менеджмента, базирующихся на следующих принципах:

• • активное формирование процедур информационного обеспечения с учетом особенностей и характеристик информации как ресурса управления;
• • создание и развитие современных информационных технологий и соответствующего инструментария для получения, обработки и анализа и оценки информации требуемой для решения конкретных задач управления;
• • создание собственных информационных ресурсов и технологий поддержки принятия решений.

Управление как объективно данный информационный процесс имеет свою структуру и обязательную последовательность связей, которые обеспечивают его существование в этом качестве.

Можно сформулировать следующие принципы получения информации.

Первый принцип соответствует известному закону У. Эшби о необходимом разнообразии и формулируется так: чем большими потенциальными возможностями по пропускной способности обладает система, тем больший объем информацию способна она воспринимать. А чем больший объем качественной информации получает система, тем точнее будет ее реакция на изменения во внешней среде.

Состав необходимой информации на входе системы определяется ее выполняемыми функциями и задачами. Излишняя информация создает информационный шум и затрудняет анализ и оценку задачи и, соответственно, функционирование системы. В этом состоит второй принцип получения необходимой для управления информации — чем меньше информации требуется для перехода от одного экономического состояния к другому, тем более эффективной является система управления.

Идеальными для системы управления считают такие размеры и состав информации, которые отвечают условиям оптимального сочетания указанных принципов на основе критерия оптимальности процессов управления.

Однако необходимо помнить, что информация является ресурсом управления и имеет ценовой эквивалент, поэтому при исследовании и анализе проблемы следует учитывать фактор «стоимость — эффективность получения информации» для решения необходимых задач. Если затраты на получение информации перекрывают эффект от улучшения поведения системы, то эта информация не является необходимой.

Вместе с тем имеется мнение о том, что полная информированность (нулевая энтропия) ограничивает творческую фантазию ЛПР, подстегиваемую стремлением познать неизвестное. При этом не следует забывать, что, с одной стороны, ЛПР в данном случае решает задачи производственной необходимости, а не свои личные, познавательные, а с другой — обычно полная информация характеризует класс управленческих задач, относящихся к строго формализованным задачам оперативного регулирования.

Время, затрачиваемое на поиск необходимой информации, занимает у ЛПР в среднем до 30% рабочего времени. Эффективность управления зависит также и от уровня качества информационного обеспечения и определяется спецификой процесса принятия решения, этапы которого представлены на рис. 7.1.

Рис. 7.1. Этапы процесса принятия решений и их информационная поддержка.

С точки зрения информационного обеспечения важнейшим этапом является подготовка информации для принятия решений. При этом на предприятии в процессе управления обычно кроме официальной информации используется и неформальная информация. Первая представляет собой организованный и заранее определенный информационный поток, ориентированный на действующую вертикальную и горизонтальную структуру управления. В отличие от нее неформальная система не связана структурными ограничениями, а также последовательностью отдельных операций, благодаря чему этап выбора решения иногда делится на два параллельных взаимосвязанных подэтапа.

Тем самым процесс управления в самом общем виде сводится к выявлению закономерностей развития производства и выбору таких воздействий на производственный процесс, которые бы обеспечивали достижение наилучших результатов.

Другими словами, управление прежде всего представляет собой моделирование следующих процессов:

• • выбора наилучших или желаемых вариантов развития производства;
• • поддержания должного уровня деятельности, т. е. управляющих воздействий.

Таким образом, реализация процесса управления нуждается:

• • в моделях, описывающих протекание производственных процессов, характеризующих их закономерности;
• • информации, отражающей состояние и закономерности поведения всех элементов производственного процесса;
• • знании рычагов воздействия на производственный процесс в те или иные моменты (механизм управления).
• • стимулах управления.

Происходящие сейчас изменения условий вызывают необходимость усовершенствовать систему управления с переключением основного внимания с оперативного на стратегическое управление, ориентированное на будущее.

Эту проблему можно решить путем изменения организационной структуры, в частности, сокращая количество уровней управления. При этом уменьшаются не только число звеньев системы, но и объем утраченной и неправильно истолкованной информации, численность персонала, участвующего в работе и допускающего ошибки, количество связей между данными. В результате повышается эффективность управления в целом. Рост объема информации не обязательно должен вести к увеличению количества уровней управления.

Если подходить к информации как к ресурсу, то в процедурном отношении обычно выделяют три фазы — поиск, обработка и распределение информации, которые должны быть ориентированы на конкретные потребности. Эти частные процессы в зависимости от объема, содержания и качества данного ресурса реализуются на оперативном, тактическом и стратегическом уровнях.

Исследования проблемы прежде всего необходимо начинать с уяснения, какую информацию следует искать, в какой форме ее обрабатывать, кому она нужна на предприятии и имеется ли реальная возможность эффективного информационного обеспечения. Анализ информационной потребности и поиски возможных решений по ее удовлетворению составляют одну из задач информационной технологии управления. При этом оценка потенциала внутренних и внешних информационных источников должна рассматриваться как стратегическая задача, обеспечение рабочего инструментария информационного процесса — как тактическая, а его организация по всем внутрипроизводственным подразделениям — как оперативная. Класс рабочего инструментария определяет технологию обработки данных в подобной системе.

Однако прежде чем определять методологию формирования оптимального информационного обеспечения, следует выяснить возможные подходы к представлению информации и оценке качества и эффективности информации в процессах управления.