Порядок и принципы организации документооборота

Прием и первичная обработка документов.

Поступившие в организацию извне, г. е. входящие, документы подразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Каждая организация сама утверждает перечень подлежащих регистрации документов. Нумерацию документов ведут в пределах одного календарного года. В инструкцию по делопроизводству необходимо включить положения, устанавливающие порядок приема и первичной обработки поступающих документов. Такой порядок определяет структурное подразделение, которое отвечает за прием и обработку поступающей корреспонденции. Согласно инструкции, как правило, необходимо произвести следующие действия:

• 1) проверить правильность адресования, доставки и комплектности поступающих документов;
• 2) произвести сортировку документов на подлежащие и не подлежащие регистрации. Для этого в приложении к инструкции приводится утвержденный руководством перечень документов, не подлежащих регистрации; образец такого перечня приведен ниже:

Примерный перечень нерегистрируемых документов.

• 1. Печатные издания (журналы, газеты, брошюры).
• 2. Копии информационных документов и рекламные материалы.
• 3. Поздравления.
• 4. Прейскуранты.
• 5. Рекламные письма, прайс-листы, каталоги.
• 6. Извещения, сообщения о встречах, переговорах.
• 7. Письма с пометкой «лично».
• 8. Программы конференций, совещаний и т. п.
• 3) выделить документы, адресованные в другие структурные подразделения компании, и передать их по назначению, минуя руководство;
• 4) определить сроки обработки и передачи документов для регистрации в отдел или в структурные подразделения в случае поступления документов в рабочее и нерабочее время. Документы, поступившие в организацию в рабочее время, проходят первичную обработку и регистрацию в день поступления; документы, поступившие в нерабочее время, должны быть зарегистрированы в следующий рабочий день;
• 5) применить заранее разработанный порядок действий в случае обнаружения некомплектности, повреждения документа или конверта (упаковки), наличия на конверте (упаковке) грифов ограничения доступа к документу («Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и т. п.), а также пометок «Лично», «Срочно», «Оперативно» и пр. Если в поступившей корреспонденции обнаруживается отсутствие какого-либо документа (приложения к документу), необходимо создать комиссию и составить акт в трех экземплярах. Один экземпляр акта остается в организации, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа. Конверты, в которых поступает документ, сохраняются, если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки. Документы, поступившие с отметками «Срочно», «Оперативно» и др., передаются на регистрацию незамедлительно.