Кадровая статистика. 
Документационное обеспечение управления персоналом

По мнению специалистов, кадровая статистика является, пожалуй, единственным способом оценить эффективность работы службы по управлению персоналом. С формальной точки зрения кадровую статистику (учет) можно определить как сбор и систематизацию информации о работниках компании, а также ведение документооборота, связанного с движением кадров.

Статистические отчеты по управлению персоналом

Одной из функциональных обязанностей работников службы управления персоналом является подготовка статистической отчетности по кадрам. Служба кадров должна собирать, анализировать и систематизировать информацию о персонале, формирующуюся в процессе хозяйственной деятельности организации, с целью использования этих данных для всякого рода отчетов, которые необходимо передавать в налоговые, статистические, пенсионные и другие органы. Служба управления персоналом может и не отвечать за заполнение и сдачу всякого рода отчетов и деклараций. Однако именно кадровая служба несет ответственность за корректность и своевременность подачи нужных данных о персонале, потому что только эта служба владеет полной информацией о составе работников организации, имеет доступ к документам об их образовании и зачастую ведет учет рабочего времени в организации и т. д.

Сбор кадровых данных представляет собой рутинный, но крайне важный процесс, ведь персонал — это живые люди, у которых ежедневно происходят всякого рода изменения: они стареют и выходят на пенсию, у них меняется семейное положение, они увольняются в связи с переездом в другой город, проходят повышение квалификации, аттестацию и пр.

Органы государственной статистики установили перечень форм отчетности по кадрам. Нарушение порядка представления статистической информации, а также предоставление недостоверной статистической информации влечет ответственность, установленную ст. 13.19 КоАП РФ, ст. 3 Закона РФ от 13 мая 1992 г. № 2761−1 «Об ответственности за нарушение порядка представления государственной статистической отчетности».

В соответствии с приказом Росстата от 24 сентября 2014 г. № 580 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников, деятельностью в сфере образования, науки, инноваций и информационных технологий» с 1 января 2015 г. введены новые формы федерального статистического наблюдения и разработаны указания по их заполнению. Числовые и иные показатели для заполнения утвержденных форм основываются на данных кадровой статистики. Согласно приказу Росстата в органы статистики необходимо сдавать следующую отчетность.

• 1. Годовые отчеты, начиная с отчета за 2014 г., по форме:
  • — № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников». Сдают юридические лица, кроме субъектов малого предпринимательства, один раз в год до 20 января после отчетного года;
  • — № 1-Т (условия труда) «Сведения о состоянии условий труда и компенсациях за работу во вредных и (или) опасных условиях труда». Сдают юридические лица, осуществляющие деятельность по добыче полезных ископаемых, в обрабатывающих производствах, по производству и распределению электроэнергии, газа и воды, в строительстве, на транспорте и в связи (кроме субъектов малого предпринимательства), до 20 января после отчетного года;
  • — № 2-ГС (ГЗ) «Сведения о дополнительном профессиональном образовании федеральных государственных гражданских служащих и государственных гражданских служащих субъектов Российской Федерации». Сдают государственные органы Российской Федерации (федеральные органы субъектов РФ) до 10 февраля после отчетного периода;
  • — № 2-МС «Сведения о дополнительном профессиональном образовании муниципальных служащих». Сдают органы местного самоуправления, избирательные комиссии муниципальных образований до 10 февраля после отчетного периода.
• 2. Месячные отчеты по форме:
  • — № 3-Ф «Сведения о просроченной задолженности по заработной плате». Сдают юридические лица (кроме субъектов малого предпринимательства) на следующий день после отчетной даты (начиная с отчета на 1 февраля 2015 г.).
  • — № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников». Сдают юридические лица (кроме субъектов малого предпринимательства) всех видов деятельности и форм собственности в зависимости от средней численности работников. Если средняя численность занятых превышает 15 человек, включая работающих по совместительству и договорам гражданско-правового характера, сведения сдаются не позднее 15 числа после отчетного периода. Если средняя численность работников организации не превышает 15 человек (включая работающих по договорам гражданскоправового характера и совместительству), то сведения сдаются ежеквартально, а разделы 2 и 3 формы — за год (начиная с отчета за январь 2015 г.);
  • — № 1-ПР «Сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы трудовых коллективов». Сдают юридические лица (кроме субъектов малого предпринимательства), осуществляющие все виды экономической деятельности, на второй день после отчетного периода.
• 3. Квартальные отчеты, начиная с отчета за первый квартал 2015 г., по форме:
  • — № П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников». Сдают юридические лица (кроме субъектов малого предпринимательства), средняя численность работников которых превышает 15 человек (включая работающих по совместительству и договорам гражданско-правового характера), всех видов экономической деятельности и форм собственности не позднее восьмого числа после отчетного квартала;
  • — № 1-Т (ГМС) «Сведения о численности и оплате труда работников государственных органов и органов местного самоуправления по категориям персонала». Сдают государственные органы, органы местного самоуправления и избирательные комиссии муниципальных образований на 15-й день после отчетного периода.

Согласно вышеприведенному приказу Росстата указанная отчетность представляется в территориальные органы Росстата в субъекте РФ, но установленным адресам и срокам.

Производственным планом Росстата на каждый год предусматривается проведение выборочного наблюдения за деятельностью малых и средних предприятий (с планом можно ознакомиться на сайтах территориальных отделений этого ведомства). Приказом Росстата от 4 августа 2014 г. № 547 утверждена форма федерального статистического наблюдения № ПМ «Сведения об основных показателях деятельности малого предприятия». Отчеты подаются предпринимателями — юридическими лицами и физическими лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (индивидуальными предпринимателями) ежеквартально 29 числа после отчетного периода. При заполнении показателей формы представителям малого бизнеса следует руководствоваться Указаниями по заполнению формы федерального статистического наблюдения, утвержденными приказом Росстата от 30 декабря 2014 г. № 739. Бланки форм и Указания по ее заполнению размещены на соответствующих сайтах Росстата.