Хранение персональных данных работника

Работодатель осуществляет хранение персональных данных работника, обеспечивая их защиту от неправомерного использования. Конкретные меры защиты персональных данных работника вырабатываются работодателем совместно с работниками и их представителями. Наиболее эффективными формами совместной выработки мер защиты персональных данных работника являются: рассмотрение этих мер в рамках проведения коллективных переговоров, но заключению коллективного договора, проведение работодателем консультаций с представительным органом работников.

Персональные данные работника хранятся в документированной форме, характер которой определяется работодателем. Стандартизированный перечень документации по учету труда и его оплаты установлены постановлением Госкомстата России «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», которое с 1 января 2013 г. не обязательно к применению и имеет рекомендательное значение.

Документы, содержащие информацию о конкретном работнике, соединяются в личном деле работника. Порядок его ведения и хранения устанавливается работодателем. Личное дело работника соединяет в себе все документы относительно трудовой деятельности работника в конкретной организации, от заключения трудового договора (копий документов, предъявляемых при приеме на работу) до приказа (распоряжения) работодателя о прекращении трудового договора. Документом, содержащим персональные данные работника о его трудовой деятельности и трудовом стаже, также является трудовая книжка.

Работу по хранению и использованию персональных данных работника осуществляют лица, состоящие с работодателем в трудовых отношениях (сотрудники кадровых, бухгалтерских.

14Б и иных служб). Поэтому к числу мер по охране персональных данных относится и установление конкретных обязанностей этих работников по обеспечению конфиденциальности информации, относящейся к охраняемой законом тайне. Соответствующее условие должно быть включено в трудовой договор с работником, обрабатывающим персональные данные иных работников (ч. 3 ст. 57 ТК). На работодателя при этом возлагается обязанность создавать условия, обеспечивающие исполнение работником своих должностных обязанностей по защите охраняемой законом тайны (особый режим доступа в соответствующее помещение, специальное оборудование мест ее хранения и т. п.). Право доступа к персональным данным работников предоставлено также лицам, осуществляющим функции надзора и контроля за соблюдением работодателями законодательства о труде, а также лицам, контролирующим правильность исполнения работодателем своих обязанностей как налогового агента работника или страхователя в системе обязательного государственного страхования.

Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению или обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении (ст. 5 Федерального закона «О персональных данных»). Поскольку с наличием информации о трудовой деятельности работника у работодателя, с которым работник уже прекратил трудовые отношения, может быть связано обеспечение трудовых прав работника (работник может утратить трудовую книжку, в органах социального обеспечения могут быть утрачены данные об уплате страховых взносов), работодатель обязан хранить персональные данные работника и после прекращения трудовых отношений.

Сроки хранения персональных данных работников определяются на основании. Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В частности, личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания, хранятся постоянно, а иных работников — в течение 75 лет.