1.1 Информационный процесс

Информационные процессы в государственном управлении, связанные со сбором, систематизацией, переработкой, хранением, поиском и распространением информации, организуются и совершаются в определенной последовательности. В самом общем виде назначение этой деятельности заключается в передаче информации от источника ее зарождения к потребителю (пользователю).

Сбор информации, заключающийся в ее выявлении и получении, образует непременную составную часть управленческой деятельности. В процессе систематизации полученная информация распределяется и располагается по определенным заданным классификационным признакам, удовлетворяющим потребности управленческой системы.

Преобразование первичной документальной информации заключается в анализе и переработки содержания первичных документов и создания на этой основе новых документов (вторичных), выполняющих специфические функции. При этом вторичные документы создаются в соответствии с определенными правилами, устанавливаемыми исходя из специфики и задач информационной деятельности.

Хранение и поиск информации имеют целью передачу информации во времени. Для этой цели создаются информационно-поисковые системы. Эти системы могут быть документальными и фактографическими: документальные выдают в результате поиска документы, их копии или же адреса этих документов, а фактографические помогают отыскивать отдельные сведения, факты.

Воспроизведение информации представляет собой этап дублирования информации, найденной в результате поиска, для ее передачи потребителю. Обычно воспроизведение сводится к полному или частичному копированию выданного документа.

Распространение информации является заключительным этапом информационной деятельности, связанным с ее передачей тем, кому она предназначена.

Структура информационных процессов в государственной сфере управления может быть представлена в таком виде: источник информации (кто сообщает, что, как, кому и с каким результатом); само сообщение (содержание); средства или каналы, по которым передается сообщение; получатель сообщения; эффект передачи сообщения.

Движение информации в системе государственного управления подчиняется определенным правилам — алгоритмам. К ним относятся:

• 1. Правила, касающиеся ограничений, накладываемых на обмен информацией (схемы путей передачи в информационную подсистему различных видов информации, максимально возможной загрузки этих путей и др.);
• 2. Правила выбора путей передачи информации;
• 3. Правила преобразования потоков информации (отбора, размножения и обобщения информации с целью уменьшения исходных ее потоков);
• 4. Правила обслуживания различных источников и потребителей информации в зависимости от их места в системе управления;
• 5. Правила оперирования с различными обобщениями с учетом их важности и срочности.

Эти правила способствуют тому, что на каждом иерархическом уровне администрации накапливалось и использовалось только то количество информации, которое необходимо для управления объектами данного уровня. Фиксирование этих уровней, в свою очередь облегчает выбор наиболее целесообразных путей прохождения информации и ее носителей.

Информационный процесс строится, разумеется, применительно к особенностям организационной структуры соответствующего государственного органа, что придает ему определенную жесткость. Изменения в организационно-штатной структуре вызывают потребность в адаптации информационного обеспечения к изменившимся условиям, а также соответствующей корректировки деятельности специалистов-исполнителей.

Под системой информационного обеспечения органов государственной власти и местного самоуправления понимается совокупность организационно-правовых, информационных, методических, программно-технических и технологических компонент, взаимосвязанная и соответствующим образом сформированная для обеспечения информационных процессов в органе управления, исполнения должностных обязанностей государственных служащих за счет рационального использования информационных ресурсов и информационных технологий. Она основывается как на системе макроэкономических показателей и индикаторов государства, ключевых показателях состояния и развития края, области, так и на системе первичной информации, собираемой от основных информационных объектов города и района.

Создание единого информационного пространства России, отражающего динамику преобразований, состояние различных регионов страны, возможно только через функционирование информационной вертикали «Федерация — Субъект РФ — Муниципальное образование». В этой информационной вертикали ключевым элементом являются информационные ресурсы самого низшего уровня управления — муниципального. Здесь находится система первичной информации, здесь живет человек, здесь начало потока: «данные — информация — решение — действие». 2].

Рис. 1. Информационное взаимодействие разных уровней управления

Информационное обеспечение управления графически можно представить следующей схемой:

Рис. 2. Информационное обеспечение управления