Этапы контроля. 
Основы менеджмента

Процесс контроля состоит из следующих основных этапов (стадий): выработка стандартов, нормативов и критериев; подготовка к проведению контроля; измерение результатов; сопоставление реальных результатов со стандартами и критериями; подведение итогов контроля.

Этап 1. Выработка стандартов, нормативов и критериев контроля. На данном этапе происходит разработка и утверждение параметров организации, по сравнению с которыми будут оцениваться ее деятельность и перспективы развития. Это стандарты, нормы, нормативы, планы, критерии, обобщенно цели. Цели разрабатывают в форме показателей результативности и нормативов контроля, которые позволяют сопоставить реально сделанную работу с запланированной.

К наиболее важным нормативам относят поддающиеся контролю цели и задачи деятельности, основные из которых определяются нормативно-правовыми актами (в том числе законами и подзаконными актами), регулирующими деятельность организации. Часть целей и задач, но уже в более конкретном выражении содержится в решениях субъектов управления по выполнению названных нормативных правовых актов, планах деятельности организации и ее подразделений. Соответствие контролируемо^ деятельности этим целям и задачам — один из важных критериев ее оценки.

Достаточно просто устанавливаются показатели результативности для величин, поддающихся количественному измерению, в частности прибыли и объема продаж. Так, в качестве одной из целей может быть определена конкретная цифра получения прибыли в следующем году. Некоторые важные цели не поддаются количественному выражению, в их числе повышение степени удовлетворенности работой. В таком случае проводят различные обследования и опросы, выражают цель через другие показатели. Например, сокращение числа увольнений обычно свидетельствует о высокой степени удовлетворенности персонала работой.

Все стандарты и нормативы, используемые для контроля, должны быть определены исходя из целей, задач и стратегий организации. Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов, должны иметь временные рамки, а также конкретные критерии, по отношению к которым можно оценить степень выполнения работы.

В некоторых сферах за норматив контроля может приниматься наличие и использование имеющихся сил и средств, а также методов, применяемых для решения стоящих перед организацией задач. Требования, касающиеся допустимых оснований, условий, порядка проведения конкретной деятельности, также могут содержаться в соответствующих нормативно-правовых актах.

Необходимое условие для последующего сравнения результатов со стандартами деятельности — своевременное доведение информации об установленных стандартах и критериях оценки до сведения персонала организации.

Этап 2. Подготовка к проведению контроля предполагает:

конкретизацию объекта и предмета контроля;

определение масштаба контроля;

формирование временных рабочих коллективов (групп, инспекторских бригад, комиссий) или назначение должностных лиц, которым поручается контроль, распределение между ними функций или заданий;

методическую подготовку контролирующих;

уточнение нормативов (стандартов) контроля (что, как, по каким критериям или показателям следует контролировать);

выбор наиболее рациональных для данного объекта форм и методов контроля;

предварительное ознакомление (при необходимости) субъектов контроля с условиями и результатами деятельности подлежащего контролю объекта;

разработку плана контроля и его утверждение субъектом менеджмента, принявшим решение о проведении мероприятия.

Уточнение нормативов (стандартов) в каждом конкретном случае осуществляется в зависимости от характера объекта, предмета и целей проведения контроля.

Этап 3. Измерение результатов работы организации — самый трудоемкий и дорогостоящий элемент контроля. Условие качественного выполнения этого процесса — выбор таких показателей, которые реально отражают движение организации по пути достижения поставленных перед ней целей. Измерение обычно делается выборочным, оно должно в полной мере соответствовать установленным стандартам, нормам и плановым заданиям.

Чтобы быть эффективной, система измерения должна максимально соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю. Важно правильно выбрать единицу измерения, установить частоту измерений, их скорость и точность, а также определить, сколько однородных объектов контроля подвергаются проверке одновременно (масштаб контроля). Важно довести до сведения соответствующих работников организации не только установленные стандарты, но и результаты измерения контролируемых параметров.

Этап 4. Сопоставление реальных результатов со стандартами и критериями дает возможность установить имеющиеся отклонения в ту или иную сторону, выявить значимые факторы и условия. На этом этапе оказывают помощь объектам контроля в устранении выявленных недостатков, определении мероприятий по улучшению деятельности, готовят предложения для включения в итоговые документы по результатам контроля.

Надо иметь в виду, что выгоды от применения системы контроля должны превышать затраты на его проведение. В этой связи высокая степень контроля не всегда означает его эффективность. Если масштаб контроля завышен, то возникающие первоначально небольшие отклонения могут перерасти в крупную проблему для организации еще до фиксации их системой контроля. Если же, наоборот, масштаб контроля занижен, организация будет бурно реагировать и на очень незначительные отклонения, что потребует непроизводительных затрат времени и сил, будет парализовывать и дезорганизовывать работу. В конечном итоге контроль может стать для организации разорительным. Проведение измерений — не самоцель: в коммерческой деятельности контрольные измерения проводят ради увеличения прибыли, а не для того, чтобы как можно точнее установить, что происходит на самом деле.

Этап 5. Подведение итогов контроля. По параметрам, оцениваемым в процессе контроля, могут быть получены результаты трех видов: положительные, когда фактические параметры деятельности выше («лучше») запланированных; отрицательные, когда фактические данные оказались ниже («хуже») запланированных; нейтральные — организация (подразделение) функционирует в соответствии с планом, отклонения минимальны и корректировочных регулирующих воздействий не требуется.

По результатам контроля возможны следующие решения: невмешательство в работу подконтрольного объекта (ничего предпринимать не требуется); устранение возникших отклонений от исполнения решения; пересмотр и изменение стандартов и нормативов деятельности. В первом случае фактически достигнутые результаты совпадают с запланированными. Во втором случае следует установить причины отклонений, добиться их устранения и создать условия для осуществления деятельности в соответствии с установленными стандартами и нормативами. Для этого необходимо изменение некоторых внутренних переменных. Третий случай означает необходимость пересмотра планов, а следовательно, стандартов и нормативов, нереалистичных в сложившихся условиях. Это может произойти вследствие того, что планы были оптимистичные, а требования соответствующих стандартов выполнить невозможно. В таком случае стандарты пересматривают в сторону понижения.

Контроль может выявить необходимость пересмотра стандартов в сторону повышения. Это нередко случается в успешно работающих организациях, но может свидетельствовать и о невысоком уровне планирования — о том, что план изначально был ненапряженным.

По итогам контроля делают окончательные выводы о состоянии объекта и степени его соответствия действующим требованиям, подготавливают итоговые документы (акт или справку по результатам контроля, предложения о мероприятиях по устранению недостатков и т. д.), а также доводят результаты проверки до контролируемых, а при необходимости — и до более широкого круга работников организации. Эта стадия управленческого контроля служит основой для корректирующих воздействий, а также оценки деятельности.