Организация процесса исследования систем управления

Проведение исследования СУ требует соответствующей организации. В данном контексте организацию исследования СУ следует рассматривать как совокупность форм, методов, руководств, методик, регламентов и работ по упорядочению ведения исследовательской деятельности по изучению данной системы (элемента, подсистемы) и созданию благоприятных условий для достижения определенной цели (для прикладных исследований). Среди работ необходимо отметить распределение между исполнителями исследовательских функций, полномочий, ответственности и ресурсов (в том числе временных — по срокам выполнения).

В общем случае все исследовательские работы СУ, для которых исследования носят прикладной характер (такие исследования составляют подавляющее большинство всех исследовательских работ управляющих подсистем организаций), могут проводиться в условиях:

• ? действующих организаций, где требуется систему совершенствовать или преобразовывать;
• ? формирования новой организации и соответствующей для нее СУ из числа уже действующих, т. е. при укрупнении или разукрупнении организации;
• ? строительства новой организации, когда необходимо создать совершенно новую СУ.

Могут быть и иные условия (например, при реконструкции организации, изменении производственного профиля и т. п.), но все они являются частными случаями предыдущих условий. Возможными участниками исследований СУ могут быть:

• ? персонал исследуемой СУ организации, выполняющий профессиональные управленческие функции в соответствии со своим должностным положением и штатным расписанием;
• ? персонал постоянного или временного специализированного исследовательского подразделения СУ организации;
• ? консультанты специализированных консультационных организаций и подразделений других структур;
• ? профессиональные исследователи вузов, научно-исследовательских, аудиторских организаций и др.

Все участники могут проводить исследования в рамках изучаемой СУ как каждый в отдельности, так и комбинированно, т. е. в определенном сочетании. Например, исследование функционирующей СУ может осуществляться при сочетании следующих участников:

• ? персоналом подразделений организации совместно с исследователями специализированного исследовательского подразделения СУ этой же организации;
• ? персоналом подразделений исследуемой организации совместно с исследователями постоянного или временного специализированного исследовательского подразделения СУ этой же организации при участии консультантов специализированной консультационной организации;
• ? персоналом специализированного исследовательского подразделения СУ организации и профессиональными исследователи вуза;
• ? персоналом подразделений исследуемой организации совместно с исследователями специализированного исследовательского подразделения СУ этой же организации при участии профессиональных исследователей вуза.

Очевидно, что возможны и другие варианты сочетания участников-исследователей.

По отношению к исследуемой СУ участниками проводимых исследовательских работ могут быть первая, вторая или третья стороны. В данном случае к указанным сторонам следует относить:

• ? к первой — весь или часть персонала и специализированные исследовательские подразделения изучаемой организации);
• ? ко второй — исследователей сторонних исследовательских или консультационных организаций, проводящих исследования по заказу первой стороны;
• ? к третьей — независимые исследовательские или аудиторские организации, осуществляющие исследования или аудит СУ по заказу внешних по отношению к исследуемой организации структур. В любом случае состав участников-исследователей СУ определяется формой организации исследования.

При этом выбор наиболее рациональной формы в каждом конкретном случае непосредственно зависит от целей исследования и решаемых проблем управления, характера изучаемого предмета и объекта СУ.

К основным возможным формам организации процесса исследования относятся:

? специализированная, первой стороны, предусматривающая проведение исследований специально созданным (в составе организационной структуры СУ) творческим временным или постоянно функционирующим исследовательским подразделением. В состав таких подразделений должны входить наиболее творческие высококвалифицированные работники.

В случае создания временного подразделения его сотрудников на период исследований следует освободить от выполнения основных функций. Постоянно действующему исследовательскому подразделению следует также выполнять консультационные и обучающе-образовательные функции;

? всеобщая, первой стороны, предусматривающая участие в исследованиях СУ в рамках своей компетенции всего персонала. Такое участие должно осуществляться в соответствии с современной концепцией управления систематически, так как такой подход в большей мере обеспечивает непрерывный процесс улучшения деятельности на каждом рабочем месте и повышает конкурентоспособность предприятия в целом. Данная форма организации исследований требует высокой квалификации и творческого потенциала у всех сотрудников, а также обусловливает наличие действенной системы мотивации, координации и контроля в организации;

• ? консультационная, второй стороны, предусматривающая на контрактной основе работу консультантов из сторонних организаций, т. е. исследуемая организация делает заказ на проведение консультаций по вопросам исследования СУ. Для этого менеджерами высшего звена исследуемой СУ должны быть предоставлены соответствующие информационные и организационные ресурсы;
• ? специализированная, второй стороны, обусловливающая проведение исследований профессиональными исследователями специализированных сторонних организаций (вузов, НИИ и т. п.);
• ? комбинированная, первой и второй сторон, предусматривающая совместное проведение исследований СУ творческим коллективом профессионалов-исследователей из сторонних специализированных организаций (или консультационных структур) и сотрудников исследуемой СУ. При этом с первой стороны могут принимать участие как сотрудники специализированных исследовательских подразделений, так и работники только части или всех структур исследуемой СУ. Как правило, данная форма организации исследований оказывается наиболее результативной и эффективной;
• ? специализированная, третьей стороны, которая предполагает проведение исследований СУ или аудита соответственно независимыми исследовательскими или аудиторскими организациями. Такие работы могут проводиться как по заказу исследуемой СУ (например, при сертификации системы управления охраной окружающей среды, системы менеджмента качества, необходимости аудита по требованию собрания акционеров и т. п.), так и по заказу внешних по отношению к исследуемой организации структур (например, государственными органами при аттестации персонала и производства на опасных видах производства, аудите финансового состояния организации и т. п.).

Очевидно, что в большинстве случаев для повышения результативности многих работ по исследованию СУ целесообразно участие внешних исследователей, консультантов и аудиторов управления (второй или третьей сторон). Сотрудничество профессиональных исследователей и консультантов сторонних организаций, менеджеров и других работников СУ необходимо для того, чтобы внешние специалисты связывали себя ответственностью за рекомендации, которые они предлагают исследуемой системы. Такое сотрудничество взаимополезно. Совместная работа со сторонними исследователями или консультантами позволяет любые изменения реализовать с меньшими трудностями, особенно на уровне эмоций и издержек в области человеческих отношений в коллективе.

С усложнением СУ у менеджеров 7,

^{J J г} Консультирование как организации все чаще возникает пот- _форм*_а 0р_Г?_низац_ИИ

ребность в получении помощи у пропроцесса исследования фессиональных консультантов управсистем управления ления. Подтверждением тому является деятельность многочисленных независимых консультационных организаций по управлению в странах с рыночным типом экономики, что является одним из признаков цивилизованных социальных отношений.

Управленческое консультирование как квалифицированную помощь со стороны менеджерам организации в разрешении проблем, выявлении и устранении недостатков в СУ иногда условно относят к методам исследования. Однако его более обоснованно следует рассматривать как одну из разновидностей форм организации исследования СУ. Результатом управленческого консультирования СУ является своеобразная форма услуги, предоставляемая консультантами или консультантом организации.

Консультант по управлению — профессиональный высококвалифицированный специалист, обладающий широким кругозором, знаниями и опытом в области функционирования СУ, их подсистем и элементов, умеющим анализировать управленческую деятельность и использовать его результаты для оказания помощи по решению практических проблем и повышению эффективности работы конкретной организации. Таким образом, профессиональный консультант-управленец является специалистом по оказанию помощи менеджерам организации.

Для оказания помощи консультант должен быть во многом исследователем управления. При этом результаты его работы могут быть представлены в виде типовых выводов и стереотипных решений по управлению, пригодных для тиражирования и использования во многих организациях (хотя такое тиражирование требует применительно к определенной организации практической корректировки), и (или) выводов и решений применительно к СУ конкретного заказчика. Получение эффективных результатов консультирования невозможно без проведения достаточно серьезных исследований.

По отношению к консультируемой организации консультанты могут быть внутренними или внешними.

Внутренний консультант входит в состав консультируемой организации и оказывает помощь менеджерам в рамках данной организации. Такой консультант зависит от этой организации, а потому работает как ее типичный сотрудник со всеми вытекающими отсюда недостатками.

Внешний консультант не входит в состав консультируемой организации, а потому советы-рекомендации исходят от него без какойлибо зависимости от тех менеджеров и сотрудников, которым они предназначаются.

К основным принципам деятельности внешнего консультанта следует отнести:

• ? независимость своих суждений и оказываемой помощи консультируемой организации, что обеспечивается вхождением консультанта в штаты другой организации;
• ? объективность вырабатываемых рекомендаций по улучшению управления;
• ? соответствие уровня квалификации и профессиональной компетентности решаемым проблемам и задачам управления консультируемой организации;
• ? использование в консультационной деятельности новейших достижений науки, техники, экономики и управления;
• ? соблюдение профессиональных и гражданских этических норм поведения при осуществлении консультационной деятельности;
• ? содействие повышению уровня квалификации и профессиональной компетентности управленческого персонала консультируемой организации;
• ? коммуникативное сотрудничество с консультируемой организацией на основе доверия и партнерства;
• ? ответственность консультационной организации и организации-заказчика за охрану интеллектуальной собственности и сохранение коммерческой и другой информации, не подлежащей разглашению;
• ? реальная ответственность за эффективность результатов консультационной деятельности;

? соблюдение норм права при осуществлении консультационной деятельности.

Работа внешних консультантов оказывается относительно полезной в связи с тем, что консультант-специалист рассматривает организацию сторонним непредвзятым взглядом. Это позволяет увидеть проблемы и недостатки в управлении под таким углом зрения, под которым их невозможно увидеть с внутренних позиций.

Внешние консультанты могут входить в состав специализированных консультационных организаций, вузов и научно-исследовательских организаций. При этом одни группы специалистов могут специализироваться на узких проблемах управления, а другие— на комплексных. Одним из условий проведения консультационных работ внешними консультантами является оформление их отношений с консультируемыми организациями на договорной основе.

При выполнении управленческих консультационных работ может использоваться широкий спектр методов, которые присущи исследованиям СУ (теоретические, эмпирические, логико-интуитивные и др.). Особенно часто бывают востребованы методы изучения документов, структуризации, экспертные методы, различного рода наблюдения и опросы работников организации.

Весь процесс управленческого консультирования по достаточно сложным проблемам и вопросам целесообразно подразделить на ряд стадий:

• ? подготовительную (проведение переговоров с заказчиком и определение принципов работы, заключение договора, комплектация группы консультантов, планирование и организация консультационной работы);
• ? исследовательско-диагностическую (проведение предварительной и текущей диагностики, определение направлений оказания помощи);
• ? заключительную (разработка рекомендаций по оказанию помощи, планирование и реализация рекомендаций).

Каждая стадия традиционно должна содержать определенные этапы, а этапы — работы. Конкретный состав этапов и работ зависит от широты охвата объекта и продолжительности консультирования, специфики управления в организации и положений договора с заказчиком.

Необходимо отметить, что предварительная диагностика по обоюдному согласию может проводиться перед заключением договора. Разработка планов по реализации рекомендаций по улучшению управления в организации и их выполнение также оговариваются при заключении договора. В ряде случаев это в работу консультантов не включается.

Отношения заказчика и консультирующей организации, в зависимости от целей, особенностей заказчика и консультантов, способов и широты охвата работ по консультированию могут быть оформлены различными договорами (по объемам и направлениям консультационных работ):

• ? периодически продолжающимся договором (консультант 2—3 раза в месяц проводит индивидуальные или групповые консультации, обучение и т. п.);
• ? договором на обучение и (или) повышение квалификации менеджеров (например, по интегрированным СУ на основе государственных и международных стандартов);
• ? договором на диагностику (проводится разовая или повторяющаяся диагностика);
• ? договором на разработку проекта (например, системы менеджмента качества в соответствии с государственными и международными стандартами);
• ? договором на развитие организации (диагностика, разработка стратегии развития, индивидуальные и (или) групповые консультации, обучение);
• ? договором на экспертизу (экспертиза проекта, предложений и т. п.);
• ? договором на реализацию программы работ (при наличии программы работ до заключения договора).

Независимо от избранной формы организации процесса исследования проведение исследовательских работ в СУ можно осуществлять последовательно, параллельно и последовательно-параллельно. Каждый из этих видов проводимых работ имеет право на применение. Однако наиболее широко востребованной и жизнеспособной оказывается последовательно-параллельная организация исследовательских работ, которая при проведении сложных исследований достаточно эффективно может быть реализована сетевым методом.

ранной информации. При этом информация должна быть достаточной для проведения исследовательских работ и достижения целей исследования.