Документационное обеспечение управления корпорацией

Рассмотрим основные понятия документационного обеспечения управления.

Система документации — совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, сферы деятельности, единых требований к оформлению. В комплексе таких систем можно выделить основные, используемые в деятельности практически любой корпорации:

• — распорядительная документация;
• — организационно-правовая документация;
• — плановая документация;
• — справочно-аналитическая документация;
• — отчетная документация;
• — договорная документация;
• — документация по кадрам;
• — документация, отражающая основную деятельность корпорации;
• — финансовая документация;
• — документация по материально-техническому обеспечению.

Документооборот — совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в корпорации с момента их создания до завершения их исполнения или отправки. В целях рационализации документооборота все документы распределяются на документопотоки. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Документ — это материальный объект, который обладает следующими свойствами: носитель информации, материал для обработки и изменения информации, средство доказательства определенных фактов. Документ имеет юридическое значение.

К функциям документа относятся информационная, коммуникативная, социальная, управленческая, правовая.

По своему характеру информационная функция может быть ретроспективной (свидетельствовать о прошлом), оперативной (текущей) и перспективной (свидетельствовать о будущем).

Коммуникативная — это функция организации и поддержания информационных связей между корпорацией и ее деловым окружением (акционеры, поставщики, потребители, конкуренты, правительственные, государственные органы, органы местного самоуправления). Организации пользуются разнообразными средствами для установления коммуникаций с внешней средой.

В сфере отношений с общественностью, в том числе для привлечения инвестиций, первостепенное внимание уделяется имиджу организации. Имидж может формироваться с помощью специальных отчетов-проспектов, содержащих сведения о размещении и возможностях организации, ее финансах, маркетинге, программах перспективного развития.

Информация внутри корпорации может перемещаться с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Двигаться она может как по нисходящей — с высших уровней на низшие (таким образом до подчиненных доводятся приказы руководства о конкретных задачах, рекомендуемых процедурах), так и по восходящей (так передаются ответы на различные запросы руководства, предложения и т. п.). Обмен информацией в форме обратной связи происходит с использованием отчетов, докладных и объяснительных записок.

В дополнение к обмену по вертикальным связям организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому коммуникации между ними необходимы для координации действий.

В целом внешние и внутренние коммуникации делятся на документы, ориентированные в одном направлении (распорядительные), и документы двухстороннего действия (переписка).

Социальная функция заключается в том, что информация о процессах, происходящих в организации, отражает ее место и роль в окружающей среде.

Управленческой функцией обладают документы, созданные для целей управления и реализации процесса управления.

Правовая функция документа подразумевает создание документов, в которых осуществляется закрепление и изменение правовых норм и правоотношений. Эти документы можно подразделить на две категории:

• — акты органов управления, издаваемые государственными учреждениями и влекущие за собой юридические последствия для коммерческой организации: различные положения, инструкции, правила;
• — документы, устанавливающие, закрепляющие правовые нормы и отношения: уставы, учредительные договоры организации.

От качества принимаемых решений, организации работы с документами, нормирования и унификации документационных процессов в аппарате управления зависит деятельность организации в целом. Одним из факторов, оказывающих влияние на оперативность обработки информации и скорость движения информационных потоков, является организация делопроизводства и уровень подготовленности делопроизводственных кадров.

В основу современной концепции документационного обеспечения управления (ДОУ) положено понятие «управление документацией». Это понятие разработано международным сообществом. Управление документацией определяется как область административного управления и нацелено на достижение экономии и эффективности при создании документов. Однако значение документационного обеспечения управления в настоящее время усиливается прежде всего по объективным причинам. К числу этих причин в первую очередь относится внедрение в управление компьютерной техники, что позволяет не только ускорить, облегчить и упростить технологии обработки информации, но и расширить возможности по удовлетворению потребностей в управлении информацией, поднять управление на качественно новый уровень.

Понятие «нормирование документационных процессов в аппарате управления» включает в себя комплекс мероприятий по упорядочению и организации работы с документами с учетом научной постановки системы. В основу функционирования системы документационного обеспечения управления должны быть положены такие принципы, как оперативность обработки, целесообразность всех делопроизводственных операций, организация работы с документами в соответствии с государственными стандартами, техническое оснащение, использование стандартных, унифицированных форм документов.

Основными мероприятиями по созданию системы документационного обеспечения являются:

• — определение вида и структуры ДОУ;
• — разработка методических пособий, т. е. положений о документационном обеспечении управления организации, содержащих разделы «Организация работы службы документационного обеспечения», «Описание и регламентация всех видов документов, обеспечивающих управление организацией»;
• — обучение персонала (проведение инструктажа).

Создание унифицированных форм — это приведение документов к единообразию по составу, форме и содержанию. Значение унификации резко возросло, в связи с широким внедрением в организациях электронно-вычислительной техники. Одна из целей унификации — сокращение видов и разновидностей документов, необходимых для осуществления конкретных функций управления.

С проблемой унификации связана проблема целесообразности создания документов и выявления лишних, не несущих полезной информации для нужд управления. Унификация позволяет не только устранить дублирование форм документов, но и сократить количество видов и разновидностей документов, применяемых в управленческой деятельности. Но унифицированные формы документов, проверенные на практике, подлежат стандартизации — установлению общегосударственных норм и требований к документам. Для коммерческих, частных организаций требования имеют рекомендательный характер, однако они становятся обязательными при взаимодействии с государственными структурами.

Унификация осуществляется по трем основным направлениям:

• 1) определение видов документов, или унификация по составу;
• 2) проектирование форм документов, или унификация по форме;
• 3) форма унификации по содержанию.

Нормирование труда работников аппарата управления должно строиться на принципах научной организации труда. Для этого используют следующие виды норм: времени, выработки, обслуживания, управляемости, соотношения и численности.

Под нормой времени понимаются затраты времени, установленные для выполнения единицы работы одним служащим.

Нормой управляемости для начальника отдела будет то количество работников, которым он может выдать задание и реально его проконтролировать.

Под нормой численности понимается количество работников, установленное для выполнения всех видов работ, закрепленных за отделом.

Важнейшей задачей, стоящей перед аппаратом управления, является организация делопроизводства. Делопроизводство — это деятельность аппарата управления, охватывающая документирование и организацию работы с документами.

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге по установленным правилам управленческих действий — процесс создания документов, начиная от разработки проекта документа и заканчивая его подписанием и регистрацией. Выполнение любой из управленческих функций невозможно без быстрого и системного получения информации. В связи с этим важное место в работе аппарата управления занимают вопросы документирования его деятельности и научной постановки делопроизводства. Основным носителем информации в управлении является документ на бумажной основе, и от того, насколько быстро он проходит путь в аппарате управления, зависит эффективность управленческих решений.

Совокупность документов, создаваемых в процессе выполнения одной из управленческих функций, называется системой документации.

Документооборот характеризуется наличием потоков документов, от правильной организации которых зависит оперативность управления организации в целом. При построении рациональной системы документопотоков следует ориентироваться на следующие критерии: прямоточность, исключающая возвратные движения; минимальное количество инстанций при прохождении документов; однократная регистрация документов; фиксирование информации о прохождении и исполнении документа в регистрационно-контрольных регистрах с использованием электронного учета.

Анализ документационного обеспечения управления предусматривает определение объемов поступающих в организацию и создаваемых в ней документов, а также способов их обработки. Объем документации определяется путем изучения регистрационных журналов (либо регистрационных карточек) входящей и исходящей документации. Полученные в ходе изучения данные могут быть сведены в таблицу или отображены в другой графической форме. Графические методы помогают наглядно и кратко отобразить полученные данные. Среди многочисленных графиков, применяемых при анализе делопроизводства, можно выделить графики объемов документов, документограммы и оперограммы.

Для создания положения о документационном обеспечении корпорации необходимо разработать оптимальную систему документопотоков. При изучении маршрутов документопотоков используют различные методики: анкетного и устного опроса, метод наблюдения за документами по учетным регистрам. В результате анализа составляются маршруты прохождения документов с указанием выполняемой с ними работы. Описать эти маршруты можно с помощью специального графика — оперограммы (табл. 4.1).

Таблица 4.1

Оперограмма прохождения документа

Инстанция Операция.	Канцелярия, секретариат.	Руководитель.	Начальник структурного подразделения.	Исполнитель.
1. Прием входящей корреспонденции.
2. Сортировка документов.
3. Регистрация.
4. Ознакомление, подготовка резолюций, указаний по рассмотрению.
5. Перенесение на контрольную карточку.
6. Передача на исполнение.
7. Исполнение, подготовка необходимых документов и ответа адресату.
8. Проверка подготовленных документов и их визирование.
9. Подписание и снятие с контроля.
10. Отметка об исполнении.

Сущность оперограммы заключается в расчленении процесса на ряд последовательных операций с указанием исполнителей. Пользуясь оперограммой, можно проанализировать организацию работы с документами, выявить лишние операции, исключить многократное прохождение документов, составить систему обработки документации.

При анализе делопроизводства на участке регистрации и контроля необходимо определить:

• — форму регистрации документов;
• — сколько раз и где регистрируется один и тот же документ;
• — какие документы не подлежат регистрации;
• — должностных лиц, осуществляющих контроль;
• — виды контроля прохождения и исполнения документов.

После детального анализа учета, прохождения документов, а также с учетом рациональных предложений начальников структурных подразделений и работников составляется оптимальная система документационного обеспечения управления организации или проект организации делопроизводства, нормирующий порядок организации работы с документами и регламентирующий состав документационной базы организации.

Помимо документирования (создания документов) на аппарат управления возложена задача организации работы с документами, включая прием, распределение и регистрацию; рассмотрение руководителем и направление на исполнение; исполнение и контроль исполнения; формирование дел; текущее хранение и использование; архивное хранение; уничтожение.

Порядок организации работы с документами закрепляется в положении по делопроизводству или документационному обеспечению корпорации. Положение о документационном обеспечении охватывает следующие вопросы.

• 1. Общие принципы работы с документами. Для установления единого порядка составления документов разрабатываются образцы правильно оформленных документов, в которых указан порядок расположения реквизитов, а также правила работы с документами.
• 2. Правила и порядок организации работы с документами.
• 3. Методика разработки номенклатуры дел.
• 4. Формирование дел.
• 5. Подготовка и передача документов на архивное хранение.

К положению прилагаются унифицированные формы всех видов и разновидностей документов, образцы форм журналов, входящих и исходящих документов, образец оформления обложки дела и др. Утверждается положение приказом руководителя, в котором указывается срок ввода инструкции в действие, общий порядок исполнения и определяется должностное лицо, ответственное за исполнение и внедрение.

Общие принципы определяют организационную форму делопроизводства. Существуют три формы делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная. Выбор той или иной формы зависит от характера деятельности организации, ее организационно-правовой формы, структуры и объема документооборота.

Централизованная форма применяется в организациях с небольшим документооборотом. Все виды работ с документами выполняются небольшой канцелярией или секретарем.

Децентрализованная применяется в организациях с территориальной разобщенностью структурных подразделений. Все виды работ с документами каждое структурное подразделение выполняет самостоятельно.

Наиболее целесообразной является применение смешанной формы. При этой форме все наиболее трудоемкие операции, такие как прием, регистрация, отправка, а также весь комплекс работ с документами, относящимися к деятельности организации в целом, выполняет секретариат, а операции, связанные с деятельностью конкретного подразделения, осуществляются в этом структурном подразделении. При смешанной форме делопроизводства на секретариат возлагается методическое руководство и контроль делопроизводства в структурных подразделениях организации и ее филиалах.

Регистрация документов предусматривает запись необходимых сведений о документах с проставлением на них номера и даты. Регистрация документов решает такие важные задачи, как обеспечение учета и сохранности документов, контроля, облегчение справочной работы по ним.

Для регистрации, контроля и последующего поиска могут использоваться информационно-поисковые системы на персональном компьютере.

Принятие управленческого решения на основании информации, содержащейся в документе, — важнейшее звено в технологии управления. Оформляется это решение в виде резолюции. В резолюции указывается фамилия исполнителя (их может быть несколько), конкретный характер исполняемой работы, срок, подпись руководителя. Если документ направляется нескольким исполнителям, то с документа делается необходимое число копий, оригинал передается исполнителю, указанному первым. В журнале регистрации в графе «исполнитель» делается соответствующая надпись, исполнитель расписывается напротив своей фамилии, проставляется дата.

После того как работа над документом завершена (выполнено конкретное задание, отправлен ответ), документ вместе с копией ответа должен передаваться в секретариат.

Отправляемые из организации документы называются исходящими. Проект документа составляется исполнителями, подписывается руководителем, затем регистрируется. После регистрации в журнале и присвоении документу номера подлинник документа с печатью и всеми необходимыми приложениями отправляется адресату.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета: организационно-распорядительные, отчетные, бухгалтерские, финансовые, создаваемые как внутри организации, так и направляемые в другие организации, а также документы, поступающие извне. От государственных и муниципальных организаций могут поступать документы, регулирующие различные вопросы деятельности организации (инструкции, регламентирующие деятельность, налоги, охрана окружающей среды и др.). Эти документы составляют отдельную группу — нормативные документы государственных (вышестоящих) организаций.

В зависимости от содержания и назначения документов, исполнение каждого из них может быть различным. Так, например, постановления собрания акционеров содержат поручения правлению совершить определенные действия. Документы этой группы не требуют письменного ответа. Исполнение таких документов заключается в организации конкретной работы, в устранении недостатков и т. д.

Исполнение начинается со сбора информации по вопросу, которому посвящен документ. Анализ собранной информации позволяет определить, достаточен ли ее объем, не требуется ли дополнительная информация. В процессе сбора информации иногда возникает необходимость получить указания руководителя по характеру исполнения документа. Чаще всего это бывает в отношении тех документов, которые поступили из секретариата непосредственно исполнителю. При необходимости исполнитель докладывает о них руководителю, предварительно подобрав необходимые материалы и оформив свои соображения в виде проекта документа. Получив согласие или другие указания руководителя, исполнитель дорабатывает проект документа.

Информационные и рекламные письма, отчеты, присланные в справочно-информационных целях или отчетных, также не требуют ответа.

Наибольшее количество входящих документов требует письменного ответа. Исполнитель, получив корреспонденцию, просматривает ее и распределяет по срокам исполнения. Для этой цели может служить, например, папка-система, в которой имеются отделения для документов, предназначенных для доклада руководству, срочному исполнению, ожиданию ответа и т. д. Если в устном распоряжении руководителя или резолюции срок исполнения не определен, то документ должен быть исполнен как можно быстрее. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые устанавливаются для определенной категории документов. Например, срок сдачи бухгалтерских отчетов: каждый квартал (квартальный отчет), раз в полгода (полугодовой отчет), в конце года (годовой отчет) — в соответствии с существующим законодательством. В остальных случаях срок исполнения не должен превышать 10 дней. Более длительный срок может быть установлен для документов сложных по характеру исполнения. Индивидуальные сроки устанавливаются для наиболее важных документов руководителем и указываются на самом документе. Если во входящем документе указан срок, когда предполагается получить ответ, то этот срок должен соблюдаться. Срок исполнения документа может быть продлен, но только тем учреждением или должностным лицом, которое его установило.

Контроль исполнения документов осуществляют начальники структурных подразделений либо начальник секретариата. Снятие документа с контроля происходит только после полного исполнения документа, когда решены все поставленные вопросы и дан ответ.

Документы после их исполнения группируются в дела, представляющие собой совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации, подшитых в отдельную обложку. Для классификации исполненных документов применяются различные классификаторы, одним из которых является номенклатура дел. Примерная номенклатура дел представлена в табл. 4.2.

Таблица 4.2

Примерная номенклатура дел

Окончание табл. 4.2

Номенклатуры представляют собой перечень всех документов, заводимых в организации, с указанием сроков хранения документов. Номенклатура дел служит схемой распределения и группировки документов в дела. Она крайне необходима для обеспечения учета в архиве организации. Номенклатура дел должна охватывать весь объем документации, возникающей в деятельности организации и каждого структурного подразделения. Особое внимание следует обращать на формулировки заголовков дел. При этом нельзя допускать таких заголовков, как «Разная переписка», «Материалы руководства» и т. п., так как поиск документов, содержащихся в таких делах, будет существенно затруднен. Нельзя формулировать и такие заголовки, которые предлагают объединение в одном деле документов различной ценности и с разными сроками хранения.

В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений организации (точно так же, как в штатном расписании). Первым разделом номенклатуры является секретариат (руководство), сюда включаются все документы, издаваемые руководством, а также относящиеся к общим вопросам деятельности организации. Остальные структурные подразделения располагаются далее по степени значимости согласно утвержденной номенклатуре. Сначала идут наиболее важные отделы, затем функциональные и вспомогательные службы. Каждому отделу присваивается индекс.

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им порядкового индекса. В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности этого отдела (службы) документы.

Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности: название вида документа (договоры); краткое содержание (аренда); дата, период, к которому относятся документы; слово «копии», если дело сформировано из копий. В процессе ведения дела заголовки могут уточняться, дополняться. По каждому заголовку в номенклатуре обязательно проставляется срок хранения.

По каждому разделу в номенклатуре оставляется несколько резервных номеров. Если в конце года окажется, что были заведены дела, не предусмотренные номенклатурой, то они включаются в номенклатуру под этими номерами.

Номенклатура дел составляется в конце текущего года и вступает в действие с 1 января следующего года. Номенклатуры могут действовать в течение ряда лет и подлежат пересмотру в случае изменений или дополнений в структуре организации.

Значение и практическая ценность документов различна. Часть документов может использоваться длительное время для справочной работы, другая быстро утрачивает свою значимость. В целях определения этой ценности должна проводиться экспертиза. Экспертиза ценности подразумевает определение групп документов, которые подлежат хранению. На постоянное хранение, как правило, отбираются следующие документы, непосредственно касающиеся истории и деятельности данного учреждения:

• 1) уставные документы (устав, учредительный договор, состав акционеров, все дополнения и изменения, которые в них вносились, документы, относящиеся к изменению уставного капитала и выпуску ценных бумаг: проспекты эмиссий всех вы пусков, подписные листы, документы, содержащие сведения об акционерах);
• 2) протоколы заседаний коллегиальных органов и материалы к ним;
• 3) финансово-бухгалтерская отчетность, в том числе все годовые отчеты, балансы, выписки по лицевым счетам (зарплата) и т. д.;
• 4) документы по личному составу (личные дела, карточки, приказы по личному составу);
• 5) организационно-нормативные документы.

Основным критерием для оценки является юридическая сила документов. Особое значение критерия «юридическая ценность документа» состоит в том, что документ, не имеющий юридической силы, не может служить доказательством какого-либо факта и, следовательно, полностью или частично теряет свое значение. Трудность представляет оценка ценности документов в делах с перепиской. Если в деле с перепиской большинство документов представляет интерес для хранения, то все дело оставляется для хранения. Если же большая часть документов второстепенна, дело должно быть расшито, а документы, подлежащие хранению, сгруппированы в одно дело.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов (отбору на хранение или уничтожение — для документов с истекшими сроками хранения) создается постоянно действующая экспертная комиссия, в состав которой входят заместитель руководителя по основной деятельности, начальник секретариата, юрисконсульт. Ее решения по хранению или уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководителем организации. На документы, подлежащие уничтожению, составляется акт, который также утверждается руководителем. Документы, отобранные к уничтожению, передаются по описи начальнику службы безопасности (их уничтожают с помощью специальной машины согласно соответствующей инструкции).

Для дел, подлежащих хранению, создается архив. Дела временного хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях, а по истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

В архиве организации могут храниться документы организаций-правопреемников и при необходимости других организаций, которые являются источниками комплектования архива. Список таких организаций утверждается решением совета или собрания акционеров. Документы, хранящиеся в архиве организации, могут выдаваться сотрудникам во временное пользование в целях получения определенной информации или наведения справок. Порядок выдачи документов, работы с документацией архива (в том числе, содержащей коммерческую тайну или гриф «конфиденциально») устанавливается соответствующей инструкцией.

Состав документационной базы определяется организацией, порядком разрешения вопросов (единоличный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между организацией, государственными органами и сторонними организациями.

Документационное обеспечение управления регулируется путем составления организационно-распорядительных документов. Выделяют несколько основных групп документов:

• 1. Организационные документы: устав, учредительный договор (дополнения и изменения к уставу, учредительному договору), организационная структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка.
• 2. Нормативные документы: инструкции, правила, положения, положения об отделах, должностные инструкции, номенклатура дел.
• 3. Документы коллегиальных органов: протоколы заседаний и материалы к ним.
• 4. Распорядительные документы: приказы, распоряжения, указания.
• 5. Договоры: договоры, контракты, дополнительные соглашения.
• 6. Информационно-справочные материалы: письма, акты, докладные и объяснительные записки, справки.
• 7. Документы по личному составу: приказы, трудовые контракты, личные дела, трудовые книжки.
• 8. Финансово-бухгалтерские документы.

В зависимости от профиля деятельности организации, ее правого статуса какая-то группа организационно-распорядительных документов может превалировать над другой либо вообще отсутствовать.

Приказ является наиболее распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Приказ издается руководителем для решения двух видов задач: производственных либо связанных с персоналом организации.

В соответствии с этими задачами приказы подразделяются на приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу. При разработке проектов приказов применяются унифицированные, специально разработанные формы. Это относится к изданию приказов по типовым управленческим ситуациям: создание, реорганизация, ликвидация учреждения, организации, предприятия; назначение или вступление в должность руководителя, главного бухгалтера; внесение изменений в структуру, штатное расписание, в нормативные документы; режим работы. В этих формах предусмотрен состав и порядок расположения информации.

Все приказы по личному составу имеют унифицированную форму. В них регламентируется прием, увольнение, перемещение на другую работу, вынесение поощрений, наложение различных дисциплинарных взысканий, выговоров.

Основанием для издания приказа в случае производственной необходимости являются информационно-справочные материалы. К этому виду документов относятся докладные и объяснительные записки, акты, справки, обзоры, письма. Они поступают как извне организации, так и создаются внутри ее. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к принятию управленческого решения, может носить объяснительный характер или просто содержать определенные сведения.

Так, справка содержит описание или подтверждение тех или иных событий и фактов. Обычно справки выдаются сотрудникам организации в целях подтверждения определенных юридических фактов — о месте работы, занимаемой должности, зарплате.

Справки могут составляться структурными подразделениями или должностными лицами по запросу руководителя. Такие справки содержат информацию по направлениям деятельности. Текст справки, включающий цифровую информацию, может быть оформлен в виде таблицы. Справки также могут выдаваться по запросу вышестоящей или государственной организации.

Докладная записка — это документ, адресованный руководителю данной организации и содержащий обстоятельное изложение какоголибо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка имеет цель побудить руководителя принять то или иное решение в случае, если она создается по инициативе работника. В отличие от справки текст докладной записки состоит из двух частей: в первой объясняются причины создания документа, во второй даются выводы и конкретные предложения, которые, по мнению составителя, следует предпринять в связи с изложенными фактами. Датой считается дата подписания составителем. Внешние докладные записки в деятельности частных коммерческих организаций не используются.

Объяснительная записка поясняет содержание отдельных положений основного документа (например, отчета) либо дает объяснение какому-либо событию, поступку, происшествию. Текст объяснительных записок второй группы должен быть доказателен и содержать конкретные факты, убедительные доказательства.

Акт — это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события. Акт составляется с целью объективного фиксирования фактов или конкретной ситуации. Однако возможно составление акта одним, специально уполномоченным лицом — ревизором. Акты готовятся по результатам проведения ревизий, инвентаризаций; при приеме и передаче документов, дел, основных средств; при списании материалов; приеме работ; при сдаче на уничтожение документов; при ликвидации, реорганизации предприятий, организаций; при различных авариях и т. п. Акты составляются как постоянно действующими, так и назначаемыми комиссиями.

Вводная часть акта объясняет основание его составления (приказ руководства). Далее записывается: составлен комиссией в составе: председатель, члены комиссии в алфавитном порядке, в случае необходимости указываются присутствующие лица (ФИО, должность). В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер выполненной работы, фиксируются установленные факты. Все акты составляются по единой схеме: сначала члены комиссии изучают существо вопроса, а также нормативные документы, его регулирующие. В самом акте отражаются только точно установленные факты, в ходе работы делаются черновые записи. Число экземпляров акта определяется инструкциями или практической необходимостью. Акт подписывается председателем и всеми членами комиссии; если кто-то имеет замечание по содержанию акта, он подписывает его с указанием о своем несогласии и излагает свое мнение на отдельном листе приложения. После текста, перед подписями, указывается количество экземпляров и их местонахождение. Некоторые виды актов требуют утверждения руководителем или структурным подразделением, что оформляется соответствующим грифом.

Документационный процесс, регулирующий внешние связи организации, называется деловой перепиской. Деловая переписка, или взаимный обмен корреспонденцией, занимает важное место в деятельности организации. От правильной организации переписки зависит оперативность обработки корреспонденции, ее исполнение и использование в целях управления организацией. Недостаточное внимание к вопросу организации переписки может привести к ее усложнению и росту документооборота.

По содержанию и названию письма подразделяются на инициативные и ответные. К инициативным относятся: письмо-запрос, письмопросьба, письмо-извещение, а также рекламные, гарантийные письма.

Ответные письма — это информационное разъяснительные письма, письма-разрешения, письма-запрещения.

Гарантийные письма составляются по типовой форме и содержат гарантии оплаты, сроки поставки и т. п., с указанием реквизитов организации (юридический и фактический адрес, расчетный, корреспондентский счет, коды, ИНН, БИК, телефон/факс), подписываются руководителем и главным бухгалтером и заверяются печатью.

Система документационного обеспечения управления относится к числу систем, структура которых жестко регламентирована. Состав ее элементов вне зависимости от размера организации, будь то крупное министерство или небольшая частная фирма, не меняется. Как уже указывалось, форма этой системы может быть различной — централизованной, децентрализованной, смешанной, но в любом случае состав операций остается неизменным.

Независимо от того, какого стиля управления придерживается руководитель организации: авторитарного или демократического, к системе документационного обеспечения предъявляется безусловное требование — обеспечение сохранности и учета создаваемых документов, а также обеспечение контроля принимаемых решений, зафиксированных в документах.