Корпоративные информационные системы

Информационная система представляет собой совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств. Информационные системы в соответствии с ч. 1 ст. 13 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» включают в себя:

• — государственные информационные системы — федеральные информационные системы и региональные информационные системы, созданные на основании соответственно федеральных законов, законов субъектов Российской Федерации, на основании правовых актов государственных органов;
• — муниципальные информационные системы, созданные на основании решения органа местного самоуправления;
• — иные информационные системы.

К иным информационным системам относятся корпоративные информационные системы и информационные системы общего пользования. Порядок создания и эксплуатации информационных систем, не являющихся государственными информационными системами или муниципальными информационными системами, определяется операторами таких информационных систем в соответствии с требованиями, установленными федеральными законами.

Наличие объективной и всесторонней информации обеспечивает эффективность управления бизнес-процессами. Для повышения эффективности и минимизации издержек управления (временных, ресурсных и финансовых) разрабатываются и применяются корпоративные информационные системы (КИС), которые помогают контролировать бюджетные процессы, рабочее время сотрудников, выполненные ими работы, ход реализации проектов, документооборот и другие управленческие функции. Доступ к подобного рода данным может быть осуществлен как в локальной сети, так и через Интернет.

Процесс управления реализуется, в том числе, системой автоматизации документооборота. Такая категория автоматизированных систем, как система электронного документооборота (СЭДО), обеспечивает электронный документооборот корпорации в соответствии со следующими принципами:

• — однократность регистрации документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ;
• — параллельность выполнения операций, что дает возможность сократить время движения документов и повысить оперативность их исполнения;
• — непрерывность документооборота, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа;
• — единство базы документов, что предполагает исключить возможное дублирование документов;
• — эффективность системы поиска документа;
• — отчетность по различным статусам и атрибутам документов, что обеспечивает контроль движения документов по стадиям документооборота и принятие управленческих решений.

Применение организациями электронного документооборота регулируют федеральные законы:

• — от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
• — от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• — от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»;

• — от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
• — от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».

Интерес к корпоративным информационным системам постоянно растет. Рациональный выбор необходимых информационных технологий и эффективное их использование могут существенно повысить конкурентоспособность продукции и предприятия в целом, снизить трудоемкость рутинных работ, ускорить процессы получения информации, необходимой для принятия управленческого решения.

Федеральный закон «Об электронной подписи» определяет корпоративные информационные системы как информационные системы, участники электронного взаимодействия в которых составляют определенный круг лиц. Информационные системы обеспечивают коммуникационные и аналитические возможности, которые необходимы фирмам для обеспечения торговли и управления бизнесом в крупном масштабе.

Управление современным предприятием в условиях рыночной экономики представляет собой сложный процесс, включающий выбор и реализацию определенного набора управленческих воздействий с целью решения стратегической задачи обеспечения его устойчивого финансового и социально-экономического развития.

Информационные технологии расширяют возможности эффективного управления, поскольку предоставляют в распоряжение менеджеров, финансистов, маркетологов, руководителей всех уровней новейшие методы обработки и анализа экономической информации, необходимой для принятия решений. Потребность в получении своевременной качественной информации и в оптимизации механизмов ее использования в постоянно меняющихся условиях рынка становится ключевой для таких сложных структур, как корпорации.

Предприятия, отделения и административные офисы, входящие в корпорацию, как правило, расположены на достаточном удалении друг от друга. Их информационная связь друг с другом и образует коммуникационную структуру корпорации, основой которой является информационная система.

Ядро информационной системы — информационная модель, представляющая собой совокупность правил и алгоритмов функционирования ИС. Она включает в себя все формы документов и описывает существующие на предприятии информационные потоки, правила обработки и алгоритмы маршрутизации элементов информационного поля в соответствии со сложившимися или проектируемыми организационными коммуникациями.

В любой информационной системе можно выделить две группы подсистем: функциональные и обеспечивающие.

Функциональная подсистема представляет собой совокупность задач, объединенных общей информационной базой, с помощью которых автоматизируется выполнение функций управления в конкретных подразделениях предприятия. Принято выделять типовые функциональные подсистемы для каждого вида систем: перспективного развития и прогнозирования; текущего планирования; оперативного управления производством; управления финансами; бухгалтерского учета; материально-технического снабжения; маркетинга; реализации и сбыта и др.

Обеспечивающие подсистемы включают в свой состав документацию проектных решений, разработанных проектировщиками для предприятий-заказчиков с целью реализации каждой функциональной подсистемы в следующем составе^[1]:

• — экономическое обеспечение (ЭО), включающее состав экономических показателей, рассчитываемых в каждой задаче, и методы их расчета;
• — математическое обеспечение (МО), состоящее из экономикоматематических моделей, методов, алгоритмов их реализации;
• — программное обеспечение (ПО), включающее общее ПО (операционную систему, СУБД, трансляторы с языков программирования) и специализированное ПО (функциональные пакеты прикладных программ (ППП), профессионально-ориентированные ППП, прикладные программы. Именно программное обеспечение является основным двигателем и одновременно механизмом управления любой ИС;
• — информационное обеспечение (ИО), включающее внемашинное ИО (документы, классификаторы) и внутримашинное ИО (базы данных, электронные архивы);
• — техническое обеспечение (ТО) — ЭВМ, средства связи;
• — технологическое обеспечение, представляющее собой совокупность инструкций и методических указаний, по которым работает пользователь на своем рабочем месте при решении задач.

Современные КИС призваны объединить стратегию управления предприятием и передовые информационные технологии. Наиболее развитые из них предназначены для автоматизации всех функций управления корпорацией: от научно-технической и маркетинговой подготовки ее деятельности до реализации ее продукции и услуг, в том числе и управление продажами в различных формах, например продажа в кредит, разнообразные бизнес-процессы, связанные с планированием, закупками, производством, хранением, персоналом.

Допустим, если система управления компании включает три основные подсистемы, первая из которых — планирование продаж, представляющее собой общий план функционирования предприятия, устанавливающий объемы изготовления готовой продукции и определяющий, какие изделия, в каком количестве и в какие сроки нужно произвести; вторая — детальное планирование необходимых ресурсов (материалов, производственных мощностей, трудовых ресурсов), т. е. план, определяющий время и объем заказов для всех материалов и комплектующих, необходимых для реализации основного производственного плана; а третья подсистема — непосредственное управление исполнением планов в процессе производства и закупок (снабжения), то все эти подсистемы могут быть реализованы на основе корпоративных информационных систем.

Глобальная задача КИС заключается в обеспечении эффективного управления ресурсами предприятия (материально-техническими, финансовыми, технологическими и интеллектуальными) для получения максимальной прибыли и удовлетворения материальных и профессиональных потребностей всех сотрудников предприятия.

Внедрение корпоративной информационной системы в перспективе дает такие преимущества, как получение достоверной и оперативной информации о деятельности всех подразделений компании, сокращение затрат рабочего времени на выполнение рабочих операций, повышение эффективности управления компанией, повышение общей результативности работы за счет более рациональной ее организации.

По своему составу КИС можно представить в виде совокупности различных программно-аппаратных платформ, универсальных и специализированных приложений различных разработчиков, интегрированных в единую информационно-однородную систему, которая наилучшим образом решает конкретную задачу. При построении такой системы должны соблюдаться принципы интеграции, системности и комплексности.

Принцип интеграции (однократного хранения информации) заключается в том, что обрабатываемые данные вводятся в систему только один раз и затем многократно используются для решения возможно большего числа задач.

Принцип системности предусматривает обработку данных в различных разрезах, чтобы получить информацию, необходимую для принятия решений на всех уровнях и во всех функциональных подсистемах и подразделениях корпорации.

Принцип комплексности подразумевает автоматизацию процедур преобразования данных на всех стадиях продвижения продуктов корпорации.

Таким образом, КИС можно представить как человеко-машинную систему и инструмент поддержки интеллектуальной деятельности человека, которая под его воздействием должна накапливать определенный опыт и формализованные знания, постоянно совершенствоваться и развиваться, быстро адаптироваться к изменяющимся условиям внешней среды и новым потребностям предприятия.

Перевод в плоскость компьютерных технологий всех основных деловых процессов организации и использование специальных программных средств, обеспечивающих информационную поддержку бизнес-процессов, в качестве основы КИС представляется наиболее оправданным и эффективным.

Среди основных выгод для бизнеса можно отметить управляемость, прозрачность, возможность предоставления информации финансового и нефинансового характера, которая характеризует потенциал компании, ее конкурентные преимущества, позицию на рынке, позволяет точнее оценить стоимость компании. Мониторинг показателей обеспечит своевременную поставку данных, необходимых для оперативного реагирования, а значит, успешного воплощения стратегии компании в жизнь. Обеспечивается согласованность целей и задач подразделений со стратегией компании.

Современные системы управления деловыми процессами позволяют интегрировать вокруг себя различное программное обеспечение, формируя единую информационную систему. Тем самым решаются проблемы координации деятельности сотрудников и подразделений, обеспечения их необходимой информацией и контроля исполнительской дисциплины, а руководство получает своевременный доступ к достоверным данным о ходе производственного процесса и имеет средства для оперативного принятия и воплощения в жизнь своих решений. И, что самое главное, полученный автоматизированный комплекс представляет собой гибкую открытую структуру, которую можно перестраивать на лету, дополняя при необходимости внешним программным обеспечением.

Повышение внутренней управляемости, гибкости и устойчивости к внешним воздействиям увеличивает эффективность компании, ее конкурентоспособность, а в конечном счете и прибыльность. Вследствие внедрения КИС увеличиваются объемы продаж, снижается себестоимость, уменьшаются складские запасы, сокращаются сроки выполнения заказов, улучшается взаимодействие с поставщиками.

Используется следующая классификация корпоративных информационных систем.

Простые (коробочные) КИС реализуют небольшое число бизнеспроцессов организации. Типичным примером систем подобного типа являются бухгалтерские, складские и небольшие торговые системы, наиболее широко представленные на российском рынке. Отличительной особенностью таких продуктов является относительная легкость в усвоении, что в сочетании с низкой ценой, соответствием российскому законодательству и возможностью выбрать систему на свой вкус приносит им широкую популярность.

Системы среднего класса отличаются большей глубиной и широтой охвата функций. Данные системы предлагают российские и зарубежные компании. Как правило, это системы, которые позволяют вести учет деятельности предприятия по многим или нескольким направлениям: финансы, логистика, персонал, сбыт. Они нуждаются в настройке, которую в большинстве случаев осуществляют специалисты фирмы-разработчика, а также в обучении пользователей. Эти системы больше всего подходят для средних и некоторых крупных предприятий в силу своей функциональности и более высокой по сравнению с первым классом стоимости.

К высшему классу относятся системы, которые отличаются высоким уровнем детализации хозяйственной деятельности предприятия. Современные версии таких систем обеспечивают планирование и управление всеми ресурсами организации (ЕЛР-системы). Как правило, при внедрении таких систем производится моделирование существующих на предприятии бизнес-процессов и настройка параметров системы под требования бизнеса.

Эти системы функционально различны: в одной может быть хорошо развит производственный модуль, в другой — финансовый. Сравнительный анализ систем такого уровня и их применимости к конкретному случаю может вылиться в значительную работу. А для внедрения системы нужна целая команда из финансовых, управленческих и технических экспертов. Такие системы значительно более сложны в установке (цикл внедрения может занимать от шести-девяти месяцев до полутора лет и более). Это обусловлено тем, что система покрывает потребности всего предприятия и требует значительных совместных усилий сотрудников предприятия и поставщиков программ.

При увеличении сложности и широты охвата функций предприятия системой возрастают требования к технической инфраструктуре и программно-технической платформе. Все производственные системы разработаны с помощью промышленных баз данных. В большинстве случаев используются интернет-технологии.

На российском рынке имеется большой выбор КИС высшего класса, и их число растет. Признанными мировыми лидерами являются, например, R/3 фирмы SAP, Oracle Application компании Oracle.

Для автоматизации больших предприятий в мировой практике часто используется смешанное решение из классов крупных, средних и малых интегрированных систем.

При построении корпоративных информационных систем может быть также рассмотрена и другая классификация, выделяющая заказные (уникальные) и тиражируемые КИС в зависимости от нацеленности корпоративного клиента на необходимый ему функционал информационной поддержки^[2].

Под заказными КИС обычно понимают системы, создаваемые для конкретного предприятия, не имеющего аналогов, и не подлежащие в дальнейшем тиражированию. Подобные системы используются либо для автоматизации деятельности предприятий с уникальными характеристиками либо для решения крайне ограниченного круга специальных задач. Заказные системы, как правило, либо вообще не имеют прототипов, либо использование прототипов требует значительных изменений, носящих качественный характер. Разработка заказной КИС характеризуется повышенным риском в плане получения требуемых результатов.

Суть проблемы адаптации тиражируемых КИС, т. е. приспособления к условиям работы на конкретном предприятии, состоит в том, что в конечном счете каждая КИС уникальна, но вместе с тем ей присущи и общие, типовые свойства. Требования к адаптации и сложность их реализации существенно зависят от проблемной области, масштабов системы. Даже первые программы, решавшие отдельные задачи автоматизации, создавались с учетом необходимости их настройки по параметрам.

В составе КИС принято учитывать средства для документационного обеспечения управления, информационной поддержки предметных областей, коммуникационное программное обеспечение, средства организации коллективной работы сотрудников и другие вспомогательные (технологические) продукты. Из этого, в частности, следует, что обязательным требованием к КИС является интеграция большого числа программных продуктов, реализующих различные методы управления.

Методы управления в корпоративных системах основываются на различных моделях.

• 1. Методы управления ресурсами. Используется модель, представляющая организацию как систему ресурсов (финансов, материальных запасов, кадров). Все процессы описываются как проводки (хозяйственные операции), отражающие перемещение ресурсов. Основная цель управления для этого метода — обеспечение ресурсами и контроль над ними. Метод управления хорошо описывается моделями, ставшими стандартами: планирование производственных ресурсов (MRP Я), планирование всех ресурсов предприятия (ERP). Основное внимание MRP II направлено на управление производственными ресурсами, а товремя как методы ERP претендуют на управление всеми ресурсами, имеющимися у предприятия. ERP лучше учитывает корпоративную структуру предприятия, его международный масштаб. Такие системы реализуют управление удаленными предприятиями и сбытовыми подразделениями по всему миру.
• 2. Методы управления процессами. Используется модель организации как системы бизнес-процессов. Здесь центральными понятиями выступают «процесс», «функция», «данные», «событие». Основная цель управления для этих методов — обеспечение координации событий и функций. Сюда можно отнести такие методы, как управление качеством (TQM, стандарт ISO 9000), управление процессами (Workflow, стандарты ассоциации Workflow Management Coalition)^[3].

• 3. Методы управления проектами, основанные на семействе стандартов PMI (Project Management Institute, РМВОК), моделей календарносетевого планирования, метода критического пути, методики освоенного объема и т. д. Методы управления поддерживаются программным обеспечением для управления проектами, управления обязательствами (договорами), управления поставками и т. д.
• 4. Методы управления знаниями используют модель организации как системы небольших коллективов сотрудников, решающих общую задачу, а в роли организующих факторов выступают корпоративные знания и эффективные коммуникации. Главным корпоративным ресурсом управления становится база корпоративных знаний, в которой сотрудники могут быстро найти информацию для принятия правильного решения и понимания друг друга. Эта база концентрирует в себе коллективный опыт компании и создает основу корпоративных коммуникаций. Основная цель управления — обеспечение координации, коммуникации и быстрого поиска информации для самостоятельного принятия решения. Эта группа методов управления сейчас переживает период бурного развития и получила общее название управления знаниями (Knowledge Management). В целом методы управления знаниями поддерживаются информационно-поисковыми системами и интернеттехнологиями.

Вне зависимости от группы, к которой относится та или иная корпоративная информационная система, КИС должны в равной, максимально допустимой степени удовлетворять все подразделения организации, по возможности сохранять существующие бизнес-процессы, а также методы и структуру управления. Без привлечения автоматизации практически нельзя контролировать постоянно меняющиеся баланс ресурсов, бизнес-процессы, реализуемые проекты (группы проектов, программы) и растущие в геометрической прогрессии необходимые знания и информацию.

Информационная система должна обладать такими важными для пользователей характеристиками, как гибкость, надежность, эффективность и, самое главное, безопасность.

Гибкость — это возможность приспособления информационной системы к новым условиям, новым потребностям предприятия. Выполнение этих условий возможно, если на этапе разработки информационной системы использовались общепринятые средства и методы документирования и имеется возможность разобраться в структуре системы и внести в нее соответствующие изменения, так как информационная система со временем морально устареет и возникнет вопрос о ее модернизации или полной замене.

Надежность информационной системы подразумевает ее функционирование без искажения информации, потери данных по «техническим причинам». Требование надежности обеспечивается созданием резервных копий хранимой информации, выполнением операций протоколирования, поддержанием качества каналов связи и физических носителей информации, использованием современных программных и аппаратных средств.

Система является эффективной, если с учетом выделенных ей ресурсов она позволяет решать возложенные на нее задачи в минимальные сроки. Эффективность системы обеспечивается оптимизацией данных и методов их обработки, применением оригинальных разработок, идей, методов проектирования.

Под безопасностью прежде всего подразумевается свойство системы, в силу которого посторонние лица не имеют доступа к информационным ресурсам организации, кроме тех ресурсов, которые для них предназначены, что достигается с помощью различных методов контроля. Защита информации от постороннего доступа обеспечивается управлением доступом к ресурсам системы, использованием современных программных средств защиты информации. Система, не отвечающая требованиям безопасности, может причинить ущерб интересам заказчика, прежде всего имущественным.

Требование безопасности обеспечивается современными средствами разработки информационных систем, современной аппаратурой, методами защиты информации, применением паролей и протоколированием, постоянным мониторингом состояния безопасности операционных систем и средств их защиты.

Современные корпоративные информационные системы должны удовлетворять ряду обязательных требований.

• 1. Охват всех основных процессов управления корпорацией. Выбирая систему, следует оценить ее функциональность с точки зрения полноты охвата принятых на предприятии бизнес-процессов. В противном случае может быть нарушена непрерывность информационных потоков и целостность и непротиворечивость данных для принятия решений, что резко снизит ценность внедряемой системы.
• 2. Модульность. Функциональность поставляемой системы должна быть в меру избыточной. Чтобы не тратить лишние деньги, но и иметь определенный запас быстрого наращивания функциональности, полезно иметь возможность выбрать необходимые модули и скомпоновать функциональное решение, отвечающее конкретному бизнесу. Такой подход позволит в перспективе легко наращивать функциональность системы, добавляя и настраивая необходимые новые компоненты и используя избыточную резервную функциональность имеющихся.
• 3. Многозвенная архитектура «клиент — сервер». Архитектура решения должна обеспечивать формирование и поддержку единой базы данных и подключение к ней необходимого числа пользователей, в том числе через веб-браузер, это позволяет использовать функции системы с любого рабочего места локальной сети компании и удаленно^[4].

• 4. Адаптируемость. Система должна отвечать специфике бизнеса конкретного предприятия, иметь возможность удобной настройки форм документов, структур данных и схем процессов для решения бизнес-задач.
• 5. Интеграция с электронными каналами. Корпоративная система должна предусматривать интеграцию с модулями электронной коммерции и электронного взаимодействия с серверами партнеров и бизнессообществ.
• 6. Региональная и отраслевая специализация. Система должна быть локализована для определенного географического региона (язык, валюта, формат дат и т. п.), использовать методики учета и формы документов, регламентированных региональными и отраслевыми нормативными актами. Желательно, чтобы система дополнительно содержала встроенные отраслевые справочники и поддерживала процессы, характерные для конкретного бизнеса.
• 7. Удобный экранный интерфейс. Необходимо применять удобные в использовании, привычные и «очевидные» экранные интерфейсы, чтобы сократить время обучения пользователей, уменьшить количество ошибок, повысить производительность работы и доверие к новому инструментарию.

Задачей анализа корпоративной информационной системы является определение потребностей в информации с учетом экономических, технических и временных ограничений, а также организации процесса принятия решений в корпорации на разных уровнях управления.

Вопросы и задания для контроля

• 1. Охарактеризуйте основные виды, свойства корпоративной культуры и ее влияние на корпоративные отношения.
• 2. Каковы свойства и функции корпоративной культуры?
• 3. Каково влияние корпоративной культуры на эффективность бизнеса?
• 4. Охарактеризуйте систему документации корпорации.
• 5. Каковы функции документа и их специфические особенности?
• 6. Что представляет собой управление документацией?
• 7. Сформулируйте принципы нормирования управленческого труда.
• 8. Что представляет собой организационно-распорядительная документация и каково ее влияние на эффективность корпорации?
• 9. В чем состоят приоритеты развития корпоративных информационных систем?
• 10. Что собой представляют ERP-системы и каковы их возможности?
• 11. В чем отличия ERP-систем от MRP и MRP II?
• 12. Что дает применение ERP-систем в корпорациях?

• [1] Зайцев Б. Ф., Агурбаш Н. Г., Ковалева Н. Н., Малютина О. А. Механизм созданияроссийских региональных финансово-промышленных групп. М.: Экзамен, 2001.
• [2] Бочаров В. В. Корпоративные финансы.
• [3] Иванова С. П. Принципы построения и особенности организационно-экономического проектирования интегрированных структур различных типов // Устойчивое развитие российской экономики: материалы III Междунар. науч.-практ. конф. СПб., 2016.С. 48—52.
• [4] Бланк И. А. Финансовый менеджмент. Киев: Ника-Центр; Эльга, 2002.