Перераспределение полномочий и ответственности

Когда требования к изменению текущей оргструктуры и библиотека бизнес-ролей сформированы, начинается проработка распределения полномочий и ответственностей в новой оргструктуре и выделение должностей внутри подразделений. Для этого необходимо проанализировать процессы «как должно быть» и выделенные в них роли применительно к целевой оргструктуре.

Вопросы практики

На рис. 6.27 приведен пример описания ответственностей в соответствии с новой организационной структурой Дивизиона по работе с физическими лицами банка «Первый».

В результате проведенных изменений и перераспределения ответственностей была предложена организационная структура «как должно быть» Дивизиона по работе с физическими лицами, показанная на рис. 6.28. На схеме обозначены бизнес-роли, которые были предложены в Концепции.

Закреплением ролей за соответствующими подразделениями процесс перераспределения полномочий и ответственностей не заканчивается. Далее происходит кропотливая работа по анализу и выверке целевых процессов и оргструктуры. В ходе этого итеративного процесса происходит своего рода «притирание» целевых процессов и оргструктуры.

Рис. 6.27. Ответственности для подразделений в структуре Дивизиона по работе с физическими лицами «как должно быть»

Рис. 6.28. Организационная структура «как должно быть» для Дивизиона по работе с физическими лицами

Рис. 6.29. Пример распределения бизнес-ролей по организационной структуре в банке «Первый

Введение

бизнес-ролей и оперирование ими помогает более гибко проводить перераспределение полномочий и ответственностей и проектировать изменения в целевой оргструктуре в соответствии с изменениями в процессах. После того как выделенные бизнес-роли привязаны к оргструктуре, происходят их группировка и выделение должностей в подразделениях в оргструктуре компании. На рис. 6.29 приведен пример того, каким образом происходит закрепление бизнес-ролей за должностями.

В приведенном примере представлен фрагмент процесса платежей в иностранной валюте. Как очевидно из модели, в процессе участвуют две бизнесроли: «Ответственный за ввод платежа в иностранной валюте» и «Ответственный за первую авторизацию платежа в иностранной валюте». Ответственный за ввод платежа обеспечивает ввод платежного поручения в систему, дальнейшую его обработку и передает на авторизацию. Согласно требованиям двойного контроля за вводом платежного поручения эти две бизнес-роли не могут быть объединены. Кроме того, требования относительно квалификации, предъявляемые к этим бизнес-ролям, также отличаются, и это определяет необходимость выделения различных должностей в структуре подразделения. На рисунке видно, что роль «Ответственный за ввод платежа в иностранной валюте» закрепляется за специалистами отдела платежей, а роль «Ответственный за первую авторизацию платежа в иностранной валюте» закреплена за Главным специалистом отдела, так как сотрудник, занимающий эту должность, обладает большим опытом и квалификацией, достаточными для выполнения функций, закрепленных за этой ролью. При этом главный специалист, естественно, обладает и ролью «Ответственный за ввод платежа в иностранной валюте», таким образом, он может выполнять и все функции, которые закреплены за специалистами отдела. Но это не означает, что главный специалист может как ввести платеж, так и авторизовать его: на уровне описания процесса это разделено путем выделения разных бизнес-ролей, а на уровне реализации в системе обеспечивается проверка, чтобы один и тот же пользователь не мог выполнить обе роли одновременно по отношению к одному и тому же платежу.

Из приведенного примера очевидно, что подход к описанию процессов с использованием бизнес-ролей позволяет не только более гибко подходить к задаче проектирования оргструктуры, но и формулировать требования к ролям доступа, определяемым в информационной системе.

В результате анализа перераспределения полномочий и ответственностей должно сформироваться представление о целевой организационно-штатной структуре. Поэтому итогом этой работы является создание новых должностных инструкций и уточнение положений о подразделениях. Для каждой должности путем агрегирования (объединения) компетенций, ответственностей и полномочий бизнес-ролей, соотнесенных с этой должностью, получается единый перечень компетенций, ответственностей и полномочий, который и попадает в новую должностную инструкцию. При этом важно учитывать следующий момент: если должность участвует в каких-то еще процессах, не входящих в границы проекта по совершенствованию процессов, то соответствующие этим другим процессам компетенции, ответственности и полномочия должны быть определены дополнительно.

Подготовка к внедрению изменений в организационной структуре

Изменения в оргструктуре под новые бизнес-процессы в подавляющем большинстве случаев приводит к изменению зон ответственности сотрудников и (или) созданию новых должностных позиций, а также к реорганизации существующих должностных позиций. В связи с этим необходимо понять, насколько имеющиеся сотрудники соответствуют новым требованиям, для кого из них потребуется полная переквалификация, а для кого — небольшое дополнительное обучение. Также скорее всего потребуется привести рабочие места в соответствие с новыми требованиями. Это может быть, например, настройка ИТ-приложений и обучение персонала работе с ними. При внедрении новых процессов и новой оргструктуры чаще всего необходимо пересмотреть и систему мотивирования персонала, и тарифную сетку для сотрудников, которых коснулись изменения. Соответствующие мероприятия должны быть сформулированы и запланированы на этап внедрения процессов и оргструктуры «как должно быть».

Итогом всей работы должны стать:

• 1) проект (модель) оргструктуры «как должно быть»;
• 2) документ «Штатное расписание» с указанием должностей и бизнес-ролей;
• 3) проекты положений о подразделениях, которые создаются/изменяются;
• 4) библиотека бизнес-ролей — перечень полномочий и компетенций для каждой должности и бизнес-роли;
• 5) проекты должностных инструкций;
• 6) проекты приказов о внедрении новой оргструктуры;
• 7) перечень мероприятий по внедрению новой оргструктуры.