Организация работы по изучению контрагентов

Предприятие, осуществляющее ВЭД, должно хорошо организовать работу по выбору торгового партнера и вести эту работу постоянно. Работа по изучению контрагентов ВЭД включает:

• 1) предварительный сбор данных о фирме, с которой предполагается проведение переговоров и дальнейшее сотрудничество;
• 2) текущее наблюдение за деятельностью фирм и организаций, с которыми заключены контракты;
• 3) выявление и изучение новых фирм и организаций — возможных контрагентов;
• 4) систематическое изучение фирменной структуры товарных рынков, но основным статьям экспорта и импорта;
• 5) наблюдение за деятельностью фирм-конкурентов, играющих ведущую роль на отдельных товарных рынках.

Изучение фирм, работающих на данном рынке, должно производиться постоянно. Информация о фирме собирается с использованием всех возможных источников, которые можно получить через сложившуюся на мировом рынке систем}'. Полученные из разных источников сведения систематизируются в определенном порядке и заносятся в специально составленную картотеку или банк данных по фирмам — фирменное досье — с обязательным текущим пополнением пли корректировкой.

Информацию, собираемую для фирменного досье, объединяют в две группы:

• 1) общая характеристика фирмы: род деятельности фирмы, номенклатура производства и торговли, размеры производства и другие данные, характеризующие фирму и ее роль на рынке данного товара;
• 2) данные, но специальным аспектам, имеющим отношение непосредственно к заключению контракта: кредитоспособность, финансовое положение фирмы, загрузка заказами, заинтересованность в получении. заказов от иностранных контрагентов, взаимоотношения с другими фирмами и государственными органами, участие в картельных и других соглашениях, а также деловая характеристика представителей фирмы, с которыми предполагается ведение переговоров.

Наиболее достоверными источниками получения сведений и ценной информацией для досье считаются данные, полученные при личном знакомстве с фирмой, ее руководителями или владельцами, а также в процессе встреч и коммерческих переговоров. Ценность имеют также сведения и мнения других российских предприятий, которые уже имели деловые контакты с интересующими нас фирмами.

В качестве дополнительных источников информации используются данные фирменных справочников, годовые отчеты фирм с приложением балансов, справки банков и специализированных информационных компаний и организаций, публикации международных организаций, материалы торговых палат, материалы союзов предпринимателей и ассоциаций, фондовых бирж, каталоги и проспекты выставок и ярмарок, рекламные буклеты. Сведения о фирмах появляются в материалах периодической печати — газетах, журналах, включая общеэкономическую, отраслевую и специальную прессу, отдельные приложения к экономическим газетам и журналам. Солидные инофирмы дают обширную информацию на своих сайтах в Интернете.

Особое место среди источников информации занимают справочники по фирмам. Они издаются информационно-справочными агентствами, специализированными издательствами, различными ассоциациями, торговыми палатами. Основным достоинством справочников по фирмам по сравнению с другими информационными источниками является охват большого числа фирм. Справочники — практически единственный вид источников информации о фирмах, в которых сведения публикуются регулярно и в систематизированном виде. За рубежом и в нашей стране выходит множество различных фирменных справочников — национальных, международных, универсальных.

В зависимости от содержащейся информации фирменные справочники обычно подразделяются по назначению:

• o адресные;
• o товарно-фирменные;
• o общефирменные;
• o отраслевые;
• o по акционерным обществам;
• o по финансовым связям;
• o директорские;
• o биографические;
• o тематические.

Современные компьютерные технологии позволяют получать информацию о зарубежных рынках и партнерах с помощью специализированных баз данных, которые обычно создаются информационными компаниями, предоставляющими своим клиентам возможность быстрого доступа к необходимой информации. В Интернете также имеются поставщики электронной информации о компаниях различных стран. Для сбора данных, но фирмам широко используются услуги специализированных организаций и ведомств.

Определенное содействие в получении информации о потенциальных партнерах могут оказать работники загран-аппарата России. Торговые представительства, торговые бюро и аппараты торговых советников постоянно следят за изменениями в деятельности и финансовом положении крупнейших фирм-партнеров российских организаций в стране пребывания и могут предоставить имеющуюся у них информацию.

Услуги данного профиля предоставляют на российском рынке и ряд иностранных специализированных информационных фирм. Они предоставляют наиболее дорогостоящую и конфиденциальную информацию по фирмам, которая является, как правило, наиболее полной и достоверной.

Крупнейшими компаниями, собирающими, анализирующими и предоставляющими информацию по фирмам, являются известная американская компания «Дан энд Брэдстрит» (Dun and Bradstreat) и австрийская Kreditschutzferband, которые контролируют около 85% морового рынка фирменной информации. «Дан энд Брэдстрит» имеет свои представительства во многих странах мира, включая Россию. База данных этой компании включает более 10 млн справок только по фирмам США и еще несколько миллионов справок по другим странам.

Комплексное использование различных источников информации дает возможность составить достаточно полное представление о фирмах. Вся собранная информация о фирме вносится в фирменное досье, которое включает ряд документов, подготавливаемых специально сотрудниками внешнеэкономического подразделения предприятия (рис. 11.1). К таким документам относятся:

Рис. 11.1. Документы, входящие в фирменное досье.

• o информационная карга фирмы — базовый документ, в котором собирается всесторонняя информация об интересующей фирме:
• o сведения о переговорах;
• o сведения о деловых отношениях.

Информационная карта фирмы включает различные разделы, расположенные в определенной последовательности, характеризующие различные стороны деятельности изучаемой фирмы, и дающие наиболее полное представление о ее производственно-сбытовой деятельности, организационной структуре, финансовом положении, деловом реноме и степени солидности.

Карга фирмы включает следующие разделы: Вводная часть, в которой указываются следующие сведения:

• o наименование фирмы;
• o страна (обозначается код);
• o год основания;
• o почтовый, телеграфный, электронный адрес, телефон, телекс, факс, адрес сайта в Интернете.

Раздел 1. Общая характеристика фирмы:

• o характер деятельности (производственная, торговая, инженерная, транспортное, страховая, консалтинговая и т.и.);
• o отношение фирмы к предприятию (контрагент, посредник, возможный контрагент, конкурент);
• o юридическая форма (частная, акционерная, государственная, полугосударственная, кооперативная);
• o предметы производства, торговли (с указанием основных технических характеристик товаров и технических новинок) или характера услуг;
• o сведения о банках, в которых пользуются кредитом (размер кредита);
• o сведения о материнской компании, о филиалах, дочерних предприятиях;
• o связи фирмы (картельные, финансовые, коммерческие, производственные, персональные, патентные и т.и.);
• o важнейшие конкуренты.

Раздел 2. Данные, характеризующие финансовое положение, даются в динамике по годам:

• o акционерный капитал; активы, прибыли (убытки);
• o число работников (всего, в том числе инженерно-технических работников);
• o расходы на Н И ОКР (на рекламу);
• o производственные мощности, торговый оборот или другие данные, характеризующие производственные возможности и объем деятельности;
• o владельцы, руководители фирмы, лица, имеющие непосредственный контакт с предприятием.

Раздел 3. Референц-лист (год, страна, товар).

Раздел 4. Предложения фирмы (год, товар, количество, сумма).

Раздел 5. Запрос фирмы (год, товар, количество, сумма).

Раздел 6. Товарооборот фирмы, в том числе по разным рынкам:

• o номер контракта, дата, наименование товара;
• o импорт (количество, сумма);
• o экспорт, консигнации (количество, сумма);
• o скидка в процентах.

Раздел 7. Участники переговоров: сотрудники предприятия и представители фирмы, проводившие переговоры. Раздел 8. Деловая характеристика фирмы:

• o добросовестность в выполнении контрактных обязательств;
• o аккуратность в корреспонденции;
• o дисциплинированность в сроках поставки и платежей;
• o доброжелательное отношение к торговле с Россией;
• o атмосфера приема российских представителей при посещении заводов фирмы;
• o участие в международных выставках в России;
• o принятие встречных обязательств по покупке российских товаров;
• o наличие собственного исследовательского центра;
• o наличие связей с госаппаратом и правящими партиями;
• o заинтересованность в работе с предприятием;
• o отрицательные моменты, характеризующие фирму: невыполнение обязательств, рекламации, предъявление претензий по качеству товара и техдокументации, наличие арбитражных разбирательств и судебных дел, склонность к завышению цены.

Все вносимые в карту сведения должны иметь указание о том, к какому периоду они относятся, а также ссылку на использованный источник. Кроме перечисленных данных, в карте должны быть отражены следующие сведения:

• o характеристика владельцев, руководителей фирмы, а также лиц, осуществляющих непосредственный контакт с нашим предприятием;
• o данные балансов фирмы за хозяйственный год;
• o данные о развитии торговых отношений с фирмой (сведения о поведении фирмы во время переговоров о заключении сделок и в ходе их реализации, об отношении фирмы к условиям типовых контрактов российских партнеров, о результатах сделок, о заинтересованности фирмы в работе на российском рынке).

Перечисленный перечень сведений о фирме не является исчерпывающим. Количество и качество требуемой для характеристики фирмы информации определяется предприятием. Следует учитывать, что целый ряд сведений о фирме может составлять ее коммерческую тайну. В ряде западных стран действуют законы, содержащие понятие торговых секретов, коммерческой и производственной тайны. Поэтому запрашивать у фирм этих стран сведения такого рода некорректно. Однако сама фирма вправе предоставлять информацию о собственной деятельности как в одностороннем порядке, так и в порядке взаимного обмена информацией с иностранным партнером, особенно если между ними установились тесные деловые отношения.

При составлении характеристик на государственные, полугосударственные и кооперативные организации подробно освещаются такие вопросы, как характер взаимоотношений данной организации с правительственными органами и ее роль в экономике страны, а при персональной характеристике руководства — принадлежность к политической партии, личные связи с правительством и деловыми кругами этой страны.

Источником информации для «Сведений о переговорах» и «Сведений о деловых отношениях» являются личные наблюдения и впечатления оперативных работников, полученные в процессе переговоров, в ходе выполнения контрактов и посещений предприятий фирмы. Такого рода сведения являются главными и наиболее ценными источниками информации о деловых качествах фирмы и ее представителей.

Сведения о переговорах с фирмой составляются после завершения каждого раунда переговоров с фирмой. Основные вопросы для изучения:

• o предмет переговоров;
• o результат переговоров;
• o характеристика представителей фирмы, проводящих переговоры, вплоть до черт характера (слабых и сильных их сторон), степень владения коммерческими и техническими вопросами;
• o поведение фирмы во время переговоров;
• o деловые отношения с другими российскими организациям и.

Сведения о деловых отношениях, в отличие от сведений о переговорах, составляются один раз в год и отражают опыт работы фирмы в течение года. Сюда относятся сведения о выполнении фирмой условий контрактов, ее заинтересованность в работе с данным рынком, деловые качества фирмы и се представителей, проявившиеся в процессе выполнения контрактов.

Досье на фирмы должно систематически пополняться. Перед началом нового финансового года и при подготовке крупных сделок целесообразно дополнительно собрать сведения о финансовом положении контрагента независимо от наличия этих данных за прошлый период.

Предложенный порядок организации работы по изучению иностранных контрагентов носит рекомендательный характер.

Учитывая специфику работы на мировом рынке и особенности своих контрагентов, каждое предприятие может для собственных нужд подготовить свой вариант фирменного досье.