Обеспечение достоверности и сохранности документной информации

Надежнее при этом сканировать и хранить документы в графическом формате для сохранения всех визуальных особенностей документов.

При значительном объеме документов на компьютерных носителях и документных баз данных, образовавшихся в процессе электронного документирования, для их хранения организуется самостоятельное или в составе действующего архива хранилище электронных документов.

3.2 Размещение документов в хранилищах Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать помещение и сократить затраты на поиск дел, обеспечить оптимальные условия хранения и возможность эвакуации архива при возникновении чрезвычайных обстоятельств.

В основе размещения архивных документов в организациях лежит создание наилучших условий для документов постоянного хранения, удобства оперативного использования документов. Документы общего делопроизводства, конфиденциальные, по личному составу и технические хранятся обособленно, по возможности в различных хранилищах.

При определении помещений, необходимых для размещения дел, учитывается динамика движения дел. Так, в архиве организации более целесообразно размещать дела не только по структурным подразделениям в соответствии с описями и номенклатурами дел, но и по срокам их выделения к уничтожению. Для ориентации в динамично изменяющемся составе дел составляются топографические указатели, а все помещения, стеллажи в них нумеруются слева направо от входа. Полки также нумеруются в соответствии с установкой дел, т. е. стеллажно сверху вниз.

Документы должны храниться в помещениях, отделенных от рабочих комнат сотрудников и защищенных от доступа посторонних лиц. Хранилища должны быть дополнительно защищены открывающимися изнутри решетками (для экстремальной эвакуации) на окнах первого этажа архивохранилища, двери дополнительно укреплены и снабжены замками. От прямых солнечных лучей окна защищают специальным остеклением, краской, плотными шторами. Из-за повышенной пожароопасности хранилища документов оборудуются светильниками закрытого типа, вынесенными вне хранилищ выключателями и предохранительными щитами. Обязательной принадлежностью архивохранилища являются многовариантные средства пожаротушения (в том числе и нежидкостные, например песок и брезент).

Архивы должны иметь:

специальные передвижные или стационарные стеллажи с шириной полок не менее 25 см;

ширину проходов между стеллажами не менее 75 см;

ширину основных проходов до 120 см;

расстояние между полками по высоте 35−40 см;

расстояние торцов стеллажей от стен 45 см;

расстояние от пола до нижней полки 20 см, а в цокольных и полуподвальных этажах — до 50 см.

Для хранения документов большого формата (карт, чертежей, планов) применяют специальные стеллажи с горизонтальным или вертикальным подвесным хранением.

Основными разрушителями документов в архивохранилищах являются плесневые грибки. Известно свыше 200 видов грибков, обитающих в «бумагохранилищах», их споры переносятся воздушным путем и в запыленных помещениях легко могут заразить документы. Как правило, грибки развиваются наиболее активно на влажных документах или в хранилищах с повышенной влажностью воздуха при температуре 25−27 С, в тесно загроможденных углах и непроветриваемых шкафах.

Поэтому в хранилищах документов (и книг) должен соблюдаться оптимальный температурно-влажностный режим. В России он установлен максимально в 18−20 С с относительной влажностью воздуха 50−55%. Пленочные носители требуют еще более жестких условий хранения, поэтому все архивохранилища комплектуются приборами для измерения температуры и влажности в разных углах архивохранилищ. Для архивохранилищ обязательны регулярные влажные уборки и профилактическая дезинфекция помещений.

Все дела в архивохранилищах дополнительно упаковываются в картонные коробки, связки и другие контейнеры, изготовленные из безвредных для документов материалов.

К коробкам приклеиваются, а к связкам дел прикрепляются к шпагату ярлыки с указанием номера описи (номенклатуры дел), года (лет) и крайних номеров дел, включенных в данную коробку (связку).

В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты использования документов выбирается способ хранения — вертикальный или горизонтальный.

3.3 Акт о выделении документов к уничтожению В акте допускается не перечислять заголовки каждого дела, а сформулировать и указывать их обобщенные (групповые) заголовки, например: копии кадровых приказов, переписка по хозяйственным вопросам и т. д. Но при этом необходимо перечислить через запятую номера описей (графа 4) или индексы по номенклатурам дел (графа 5). Для каждой группы дел должны быть указаны дата первого и дата последнего документов (крайние даты) и общее количество дел. По каждой включенной в акт группе дел или отдельным делам должно быть указано еще раз основание их уничтожения — срок хранения и статья (статьи) по перечню. В конце акта в итоговой записи указываются не только общее количество выделенных к уничтожению документов, но и сведения (с номером и датой протокола) о том, что опись дел по личному составу и по основной деятельности за те годы, документы за которые предполагается уничтожить, полностью оформлены.

Согласованный с ЭК акт утверждается директором, и только после этого можно приступить к физическому уничтожению дел. После уничтожения в акт вносится запись о дате и форме утилизации дел, но на типовой форме предусмотрен только один способ утилизации — сдача на пункт вторсырья. На последнем этапе в акт вносится еще одна запись, указывающая на то, что в систему учета дел внесена необходимая правка, с датой и расшифрованной подписью ответственного за это должностного лица.

Заключение

В реферате рассмотрены этапы проведения систематизации и порядок обеспечения сохранности документной информации.

Реферат начат с рассмотрения основополагающего этапа в систематизации — создание экспертной комиссии и определение ценности информационного содержания документов. Именно на этом этапе решается вопрос о хранении документа в принципе.

Следующий этап систематизации описан во втором разделе, где изложены общие требования к систематизации документов и формированию дел. На этом этапе происходит полная подготовка дел к дальнейшему хранению, включающая составление и ведение номенклатуры дел, которая закрепляет систематизацию дел, формирование дел и группировку в них отдельных категорий документов, составление заголовков, а также правила оформления обложки дела.

Далее раскрыт порядок установления сроков хранения дел. Этот этап важен для дальнейшей работы с документами, так как не правильно установленные сроки могут привести к преждевременному уничтожению важных документов или же к хранению ненужной информации.

В последнем разделе изложена организация обеспечения сохранности документов и их уничтожения. Документы необходимо не только систематизировать, но и правильно сохранить. Продуманное размещение и проведение проверок документов позволяет обеспечить оптимальные условия хранения.

Список литературы

Более миллиона документов. — 2-е изд., переработанное и дополненное. — М.: ТК Велби, издательство Проспект, 2004. — 456 с.

Пшенко А. В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебное пособие. — М.: ФОРУМ: ИНФРА — М, 2003. — 256 с.

Румынина Л. А. Делопроизводство: Учебник для студ. Учреждений сред. проф. образования, обучающихся по юридическим специальностям. — М.: Мастерство; Высшая школа, 2001. — 208 с.

Ткаченко Т. И Делопроизводство. М, 2005, 69 с.

Толмов М. И Документационное обеспечение предприятия. М, 2007, 114 с.

Фетов Л. А Документооборот в организациях. М, 2007, 91 с.

Хочурков В. А Документооборот. М, 2001, 24с.

Шив А. А Делопроизводство. Учебное пособие. М, 2009, 204 с.

Ткаченко Т. И Делопроизводство. М, 2005, 69 с.

Шив А. А Делопроизводство. Учебное пособие. М, 2009, 204 с.

Хочурков В. А Документооборот. М, 2001, 24с.

Пшенко А. В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебное пособие. — М.: ФОРУМ: ИНФРА — М, 2003. — 256 с.

Фетов Л. А Документооборот в организациях. М, 2007, 91 с.

Более миллиона документов. — 2-е изд., переработанное и дополненное. — М.: ТК Велби, издательство Проспект, 2004. — 456 с.

Толмов М. И Документационное обеспечение предприятия. М, 2007, 114 с.

Румынина Л. А. Делопроизводство: Учебник для студ. Учреждений сред. проф. образования, обучающихся по юридическим специальностям. — М.: Мастерство; Высшая школа, 2001. — 208 с.