Составление заголовков дел

Заголовок дела является важнейшим элементом номенклатуры. Основные требования к его составлению — четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок: «разные документы», «общая переписка» и т. д.

Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

• — название документа (приказы, протоколы и т. д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);
• — автор документа (название организации, структурного подразделения);
• — корреспондент (название организации, которой адресуются и от которой получают документы);
• — вопрос или краткое содержание документов дела;
• — название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
• — даты (период), к которым относятся документы дела;
• — указание на копийность дела.

Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле.

Название документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия), например:

• — " Журнал учета выдачи дипломов" ;
• — " Протоколы собраний акционеров предприятия" ;
• — " Сводки по контролю исполнения документов" .

При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке, например:

• — " Отзывы и заключения на научные работы, присланные в…" ;
• — " Протоколы и стенограммы заседаний ученого совета…"

Если документы разных названий (более двух-трех) относятся к одному вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, то при формулировании заголовка дела используется термин «документы» .

В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться дело, например:

• — " Документы, подготовленные по заданию органов государственного управления (справки, обзоры, аннотации, информации и др.)" ;
• — " Документы, представляемые в судебные органы и полицию по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки, характеристики)" .

Термин «документы» может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.

Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, формулируются с использованием термина «дело». Например: " Личные дела учебно-вспомогательного и административно-управленческого персонала" .

Термин «переписка» используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию с одной или несколькими организациями. Например: " Переписка с, заказчиками о сроках поставки продукции" .

Для документов, создаваемых в организации, автор документа — название организации (структурного подразделения) — указывается кратко или приводится его общее видовое название.

Например: " Протоколы заседания совета директоров" .

При указании в заголовке корреспондента используется конкретное наименование организации или обобщенное видовое название без конкретного перечисления. Например:

• — " Переписка с Росархивом о…" ;
• — " Переписка с международными организациями о научном сотрудничестве" .

Если документы касаются переписки с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то корреспонденты не указываются. Например: " Переписка по научно-организационным вопросам" .

Если документы относятся к корреспонденции одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название. Например: " Переписка с производственным объединением «Алмаз» (г. Брянск) о выполнении договора по поставкам продукции" .

Если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, то их конкретные названия в заголовке дела не указываются, а дается общее название. Например: " Переписка с организациями Объединения архивов Смоленска о проведении научно-практической конференции" .

В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа. Например: " Приказы по основной деятельности за 2013 г." .

В заголовке дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указываются не только год, но и месяц, квартал.

Например: " Бизнес-планы филиалов на 2014 г."; «Сводный баланс доходов и расходов за 2013 г.» .

Если в деле группируются статистические формы, заполняемые в организации, то в заголовке указывается ее номер (шифр). Например: " Отчеты предприятий по поставкам госзаказа (формы 1-ПС)" .

В заголовках дела при необходимости дается указание на копийность документов. Например: " Приказы ректора по комплектованию и изменению личного состава студентов. Копии" .

Если дело состоит из нескольких частей или томов, то составляется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения.