Практические процедуры планирования

О чем пойдет речь

• • Как планируется выручка от продаж?
• • Как учесть все затраты при планировании?
• • Как выглядит master budget?
• • Еще раз о важности управления денежными потоками.
• • Как и зачем составляется плановый баланс активов и пассивов?

Как планируется выручка от продаж?

Бюджет выручки от продаж показывает возможный доход от основной деятельности организации. Он строится на основе маркетингового прогноза продаж продукции и плана производства. Исходным моментом планирования в условиях нестабильности и ухудшения финансовых показателей, а также при убытках и неплатежеспособности компании является прогноз продаж, составленный на основе изучения рынка. Производственный план обычно разрабатывается после него, так как именно прогноз продаж определяет объемы производства. Однако если производственные мощности не позволяют удовлетворить возможный спрос на продукцию, прогноз продаж корректируется после рассмотрения производственных возможностей компании, т. е. можно сказать, что он превращается в план продаж.

При составлении бюджета выручки целесообразно учесть следующие моменты.

• 1. Выручка рассчитывается как произведение объемов продаж в натуральном выражении в соответствующем периоде на цену изделия, по которой она продается.
• 2. При наличии финансово-экономических проблем в компании данный бюджет является уязвимым с точки зрения точного выполнения, поэтому, как правило, составляются минимум три бюджета: ожидаемый, пессимистический, оптимистический — и на их основе определяется «интервал выживания» .
• 3. Этапы планирования обычно увязываются с традиционными сроками отчетности (квартал, год) и начинаются с января. При составлении бизнес-плана, в том числе в рамках финансового оздоровления, первым месяцем планирования является месяц начала осуществления проекта, т. е. любой в году.
• 4. Бюджет как элемент программы финансового оздоровления обычно является скользящим, пролонгируемым (например, после окончания первого квартала по результатам анализа выполнения плана уточняется бюджет на следующий период).
• 5. Бюджет может составляться с разным уровнем детализации: быть максимально детальным — на ближайшую неделю, месяц, квартал; или более агрегированным — на полугодие, год и т. д. Планирование по неделям иногда более корректно, так как предполагает одинаковое количество рабочих дней в периоде планирования.
• 6. В составлении бюджета наряду с маркетинговым отделом и производственными службами участвуют и финансовые службы, потому что сотрудничество этих подразделений позволяет комплексно оценить возможную динамику цен на сопоставимую продукцию на рынке, эластичность спроса по цене, допустимый уровень цен на готовую продукцию для обеспечения доходности и удовлетворения требований собственников, возможность и сроки привлечения финансовых ресурсов для выполнения плана.

Как учесть все затраты при планировании?

Планирование выручки от продаж является первым этапом составления master budget. Следующий этап — планирование себестоимости. Важнейшая составляющая здесь — бюджет основных материалов. Он рассчитывается на основе плана производства, норм расхода основных материалов, стоимости единицы основного материала, страхового запаса основных материалов.

При составлении бюджета основных материалов целесообразно учесть следующее.

• 1. Планирование в период финансового оздоровления часто «грешит» оптимизмом, что приводит к образованию излишних запасов. Излишек запасов ведет к омертвлению денежных средств, выводу их из оборота. В то же время недостаточный запас основных материалов может быть следствием нехватки финансовых ресурсов для их приобретения, провоцировать возникновение и углубление проблем компании, срыв производственной программы. Поэтому определение потребности в запасах сырья и материалов является важнейшей составляющей управления оборотным капиталом в рамках антикризисного управления.
• 2. Важно выделять основные и вспомогательные материалы. Вспомогательные материалы можно планировать общей суммой в виде косвенных расходов ввиду их небольшого удельного веса в стоимости изделия. В противном случае само составление бюджета станет более трудоемким и затратным, без видимого эффекта.

Следующим видом бюджета, формирующим бюджет себестоимости, является бюджет трудовых затрат, в основе которого — расчет на базе нормативов человеко-часов прямого труда на изготовление изделия и стоимости одного часа прямого труда. Составление данного бюджета в период финансовых затруднений и падения продаж обычно основано на предпосылке, что снижение объемов производства требует сокращения рабочих мест. Однако руководство компании должно выстраивать кадровую политику в соответствии с общей стратегией развития: если ожидается длительная стагнация, планируется глубокая реорганизация, то сокращение рабочих мест может быть оправдано. Если же восстановление производства и рост ожидаются в ближайшем будущем, то, возможно, следует смириться с определенной недонагрузкой рабочих, держать фонд оплаты труда на прежнем уровне для сохранения квалифицированного персонала. Соотношение «Выгоды/Затраты» при такой политике может быть выше, чем при тактике создания высокой волатильности численности работников и их уровня оплаты труда.

Помимо прямых затрат в производственную себестоимость включаются общепроизводственные расходы. Поэтому следующим шагом является составление бюджета общепроизводственных расходов (бюджета ОПР). К сожалению, в российских условиях культура составления бюджета ОПР редко бывает на должном уровне: распространена практика включения в этот бюджет фактических затрат, а экономия сводится к попыткам установления процента снижения без привязки к отдельным составляющим ОПР, глубокого изучения резервов сокращения. Однако при грамотном управлении ОПР — важнейшее направление снижения затрат.

Техника управления ОПР предполагает выделение их переменных и постоянных составляющих. К переменным обычно относят стоимость вспомогательных материалов, определенную часть расходов на энергию. К постоянным — косвенные затраты труда, амортизацию, страхование, обслуживание оборудования, часть затрат на энергию. Даже такая недетализированная классификация позволяет сэкономить средства. Более глубокая детализация и выделение переменных ОПР позволит еще больше снизить затраты.

Бюджеты основных материалов, трудовых затрат и ОПР необходимы для расчета себестоимости продукции. Однако расходы организации по текущей деятельности не ограничиваются бюджетом производственной себестоимости. Они включают еще коммерческие и управленческие расходы. Как и при планировании ОПР, выделение переменной части в этих видах расходов обычно позволяет улучшить финансовые показатели организации. К безусловно переменным затратам в бюджете коммерческих расходов обычно относят комиссионные. Транспортные расходы, расходы на рекламу, обслуживание отгрузки продукции относят или к переменным, или к постоянным затратам в зависимости от ситуации и сложившейся практики планирования. Как и в предыдущих бюджетах, за счет отнесения большей части расходов к переменным можно достичь значительной экономии в отдельные периоды.

Бюджет управленческих расходов в российской практике как правило не содержит переменных расходов, что снижает его гиб кость, возможности к адаптации к меняющимся условиям. Например, повременная оплата секретарей, бухгалтеров в условиях кризиса может дать определенную экономию.

Следует отметить, что в условиях кризиса удельный вес коммерческих и управленческих расходов в общих расходах возрастает, за что компании часто подвергаются резкой критике. Однако вопрос не столь однозначен: в кризисе высокие коммерческие затраты часто обусловлены необходимостью увеличения усилий по продвижению товара, высокие управленческие затраты связаны, например, с целесообразностью сохранения высокой заработной платы тон-менеджерам и другим ценным сотрудникам.

Заканчивая рассмотрение подходов к планированию затрат, следует отметить, что при составлении соответствующих бюджетов особенно важно не только искать резервы снижения цен на сырье и экономить на оплате труда, но и учитывать возможности повышения операционной эффективности за счет организационных преобразований.