Автоматизация закупок. 
Коммерческая логистика

Функциональная модель автоматизации процесса закупок включает программные продукты в виде предлагаемых предприятиям корпоративных информационных технологий, требующих адаптации к специфическим условиям их применения. Как известно, основными звеньями логистических цепей поставок являются закупка сырья, материалов, полуфабрикатов и других ресурсов; их доставка к месту производства продукции; перемещение и хранение предметов труда в рамках производственных технологий; распределение и транспортировка изготовленной продукции к месту ее реализации, сервис после реализации. Не умаляя значения каждого из этих звеньев для успеха бизнеса, отметим особую важность процесса управления закупками, который во многом определяет эффективность всей логистической цепочки. Закупку представим в виде структурной схемы (рис. 5.25). При построении модели важное значение имеет идентификация всего процесса управления закупками для оптимизации системы снабжения.

Процесс управления закупками состоит из четырех функциональных блоков (табл. 5.17). В свою очередь, каждый из четырех представленных блоков также может быть перестроен. Декомпозиция их элементов должна проводиться до тех пор, пока не будет достигнут требуемый уровень детализации. При решении практических задач несколько уровней декомпозиции обеспечивают достаточно подробное описание рассматриваемого процесса, пригодное для анализа, моделирования и оптимизации.

Рис. 5.25. Структурная схема системы закупок.

Таблица 5.17. Декомпозиция системы закупок

Заказ па закупку до принятия его поставщиком к исполнению еще не является контрактом. Необходимый элемент гарантии — это форма-подтверждение, направленная поставщиком в отдел логистики (закупок) предприятия. После того как заказ на закупку принят поставщиком к исполнению, заказчик обязан проконтролировать ход его выполнения. Выходами этой процедуры являются документальное оформление поставки или установление факта нарушения ее условий.

Представленная формализация процесса закупок носит достаточно обобщенный характер и в ряде конкретных практических случаев нуждается в декомпозиции и уточнении. Отраженные процедуры и операции процесса управления закупками могут быть использованы при моделировании бизнес-процессов и проектировании информационных систем в компаниях любого типа (производственных, непроизводственных, государственных). К безусловным преимуществам данной модели следует отнести предложенную степень детализации одного из ключевых логистических процессов — процесса управления закупками, позволившую довести его операции и процедуры до конкретных видов документов и исполнителей.

Закупочная деятельность в рамках электронной торговли — это заключение торговых (коммерческих) сделок посредством «электронного обмена данными (ЭДИ)», что означает электронную передачу с одного компьютера на другой информации с использованием согласованного стандарта структуризации информации.

Корпоративная информационная система по российскому законодательству — это информационная система, участниками которой может быть ограниченный круг лиц, определенный ее владельцем или соглашением участников этой информационной системы. Участники корпоративной системы электронной торговли заключают особое соглашение «Об электронном обмене данными (документообороте)», «Об использовании электронных документов» и т. п.

Правила электронного документооборота вступают в силу в отношении участника в результате заключения последним договора о присоединении к Правилам информационной системы.

Договорная документация, регламентирующая совершение сделок в корпоративных системах электронной торговли, обычно включает следующий пакет документов:

• o Правила электронного документооборота корпоративной информационной системы;
• o договор о присоединении к Правилам электронного документооборота корпоративной информационной системы;
• o приложения к Правилам электронного документооборота, являющиеся неотъемлемой частью правил, в том числе приложения, регламентирующие порядок использования электронной цифровой подписи в электронном документообороте; порядок разрешения конфликтных ситуаций и споров при осуществлении электронного документооборота и др.;
• o технологические Правила информационной системы (или руководство по использованию). Содержание документа — описание технологии работы системы;
• o иные договоры, заключаемые между участниками, регламентирующие условия и порядок совершения сделок в электронной торговле, в том числе установку и использование необходимых аппаратных средств, клиентского программного и информационного обеспечения. Осуществление технологического присоединения участника к информационной системе — основное технологическое условие совершения сделок в электронной торговле.