Методологические основы разработки и внедрения СМК

Вся схема работ, приведенная в табл. 7.1, реализуется в три этапа. Первый этап, с которого следует начинать, носит название организационного. По продолжительности в зависимости от масштабов организации он может занимать от одного до трех месяцев. Этап разбит на восемь шагов, каждый из которых заканчивается вполне конкретным результатом. В качестве первого шага предлагается провести предварительный анализ действующей в организации системы управления, в итоге которого необходимо получить исходные данные для проектирования и разработки СМК. К исходным данным, которые будут использованы далее при разработке СМК, относятся:

• 1. Структура управления организацией.
• 2. Перечни видов экономической деятельности по Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности (ОК-029−2007) и выпускаемой продукции, но Общероссийскому классификатору продукции (ОК-005 ОКП), на которые распространяется СМК.
• 3. Перечень всех действующих на предприятии технических (конструкторских, технологических документов, регламентов и т. п.) и нормативных документов (ГОСТ, СТО, СниП, СанПин и т. п.).
• 4. Операционная блок-схема организации производства.
• 5. Перечень применяемых методик контроля или испытаний продукции, но точкам контроля.
• 6. Перечень действующих положений о подразделениях предприятия.
• 7. Перечень действующих должностных инструкций.
• 8. Перечень потребителей (наиболее значимых).
• 9. Перечень поставщиков материалов, комплектующих, сырья.
• 10. Численность персонала.

Каждый вид исходных данных используется при проектировании СМК по вполне определенному назначению. Например, структура организации представляется в виде организационной схемы, как это изображено на рис. 7.3, для условного предприятия «X». Такая схема показывает действующую управленческую иерархию, деление предприятия на подразделения по видам деятельности и выпускаемой продукции, а также то, каким образом проектируемая СМК может быть интегрирована в действующую структуру. СМК может распространяться либо на все структурные подразделения предприятия, все виды его деятельности и выпускаемой продукции, либо только на их части. Соответствующий вариант модели СМК выбирается решением руководства.

Кроме того, в первоначальной организационной схеме предприятия «X» недостает некоторых необходимых для обеспечения работоспособности СМК функциональных образований (в штатном или внештатном варианте, по усмотрению высшего руководства). К таким новообразованиям, необходимым для СМК, относятся:

• — совет по качеству;
• — служба менеджмента качества;
• — представитель руководства по качеству;
• — группа внутренних аудиторов;
• — группа руководителей процессов СМК.

Каждое из новых функциональных образований будет иметь в рамках СМК свои самостоятельные функциональные задачи в области управления качеством, которые уточняются в ходе дальнейшего проектирования.

Кроме того, с введением СМК, функции действующих подразделений также необходимо будет усилить дополнительными обязательствами по качеству.

Организационные схемы предприятия до и после внедрения СМК будут отличаться и структурно и функционально. Это различие видно из сравнения рис. 7.3 и 7.4. Такое сравнение говорит о том, что внедрение СМК затрагивает изменения структуры предприятия, функций подразделений и способов взаимодействия прежних и новых функциональных образований. Это означает, что внедрение СМК потребует от функциональных подразделений и отдельных специалистов выполнения своей работы в соответствии с обновленными положениям о подразделениях, должностными инструкциями и техническими документам, которые регламентируют их деятельность. А для вновь введенных функциональных образований понадобится разработка своих положений, инструкций или процедур управления качеством.

Эти работы по корректировке и созданию новых организационно-распорядительных и процедурных документов будут выполнены на втором этапе разработки СМК.

Полученная исходная информация о видах деятельности организации и выпускаемой продукции на следующем шаге используется для определения области применения СМК. В области применения указываются этапы жизненного цикла продукции, на которые распространяется СМК, перечень выпускаемой продукции, выделяются исключенные требования стандарта, которые нельзя применить в СМК ввиду специфики организации и ее продукции. При этом руководство должно обосновать, что эти исключения не влияют на способность или ответственность организации обеспечивать продукцией, отвечающей требованиям потребителей и соответствующим обязательным требованиям.

Другие исходные данные также применяются для решения различных задач при проектировании СМК. Например, с целью определения недостающих для обеспечения функционирования СМК дополнительных документов различных категорий, разработки планов создания СМК, выяснения необходимой трудоемкости работ на различных этапах разработки, распределения полномочий и ответственности среди участников СМК, организации обучения профессиональным навыкам и методам менеджмента.

Следующий шаг руководства — создание рабочей группы по разработке и внедрению СМК. Рабочая группа создается приказом первого руководителя организации. В приказе объявляются цели и основные задачи проекта, назначается руководитель и главный разработчик СМК.

Руководитель проекта наделяется полномочиями для:

• — планирования рабочих мероприятий и мобилизации человеческих ресурсов, необходимых для проекта;
• — определения исполнителей, способных обеспечить достижение целей проекта;
• — контроля деятельности назначенных исполнителей в части выполняемых ими работ по проекту;
• — доведения непосредственно до сведения высшего руководства компании информации о невыполнении своих обязанностей назначенными исполнителями и необходимости принятия соответствующих мер, обеспечивающих достижение целей, поставленных перед проектом.

Рис. 7.3. Организационная схема условной компании «X» до внедрения СМК.

Рис. 7.4. Организационная схема условной компании «X» после внедрения СМК.

Приложением к приказу определяется перечень процессов, необходимых для СМК, и из числа ведущих специалистов компании назначается рабочая группа, которой надлежит заняться изучением и разработкой этих процессов. Устанавливаются ответственность и полномочия членов рабочей группы по процессам. Другим приложением к приказу вводится в действие помесячный план-график выполнения всех трех этапов работ из табл. 7.1. График определяет сроки:

• — проведения обучения персонала компании (высшего, среднего руководящего звена, внутренних аудиторов, разработчиков СМК);
• — разработки и внедрения новых и скорректированных ранее действующих документов для СМК в связи с появлением у работников дополнительных функций;
• — завершения всесторонней подготовки СМК к сертификации, включая адаптацию персонала к новым требованиям СМК, выполнение программы тренингов по отработке умений и навыков их выполнения, проведение предварительного внутреннего аудита с целью определения степени готовности СМК к сертификации.

При разработке документации, соответствующей требованиям ГОСТ Р ИСО 9001−2008, действующие документы могут не отменяться. В графике должно быть предусмотрено время на введение в действие обновленных документов СМК после их разработки. График утверждается приказом первого руководителя компании. Это правило относится ко всему комплекту документов и направлено на обеспечение цельности создаваемой СМК.

В ходе предварительного внутреннего аудита дополнительное внимание обращается на реализацию требований, связанных с процессным подходом и внедрением документов, которые отличаются наибольшей новизной регламентируемых действий. К таким действиям относятся, например, мониторинг и измерения результативности процессов СМК, измерения удовлетворенности потребителя, деятельность по постоянному улучшению и анализу данных в масштабах компании.

Проект считается завершенным, когда:

• 1) выполнены в полном объеме все запланированные мероприятия по разработке и внедрению СМК;
• 2) внедрен пакет нормативно-организационных, методических и отчетных документов СМК, которые соответствуют установленным требованиям;
• 3) оценена готовность СМК к сертификации.

Готовность принято оценивать по завершению следующих действий:

• — политика и цели в области качества сформулированы и соответствуют установленным требованиям;
• — процессы идентифицированы в соответствии с установленными требованиями;
• — показатели результативности системы и процессов, а также методы сбора и анализа данных установлены;
• — ответственность распределена в соответствии с установленными требованиями;
• — ресурсы и квалификация персонала, необходимые для функционирования СМК, определены;
• — необходимая в рамках СМК деятельность документирована в соответствии с установленными требованиями;
• — персонал готов к компетентному выполнению своих обязанностей в составе системы;
• — все необходимые нормативные и организационные материалы доступны персоналу;
• — необходимая для поддержки работоспособности СМК инфраструктура функционирует в соответствии с требованиями.

Примерное содержание приказа и формы приложений к нему приводится ниже.

ПРИКАЗ от «_» 20 №

О разработке системы менеджмента качества компании " X"

на основе ГОСТ Р ИСО 9001−2008

Руководство компании приняло решение приступить к осуществлению проекта по разработке и внедрению системы менеджмента качества (СМК).

Цель проекта — разработать и внедрить в компании систему менеджмента качества на основе требований стандарта ГОСТ Р ИСО 9001−2008.

Задачами проекта являются проектирование СМК, подготовка персонала и инфраструктуры компании к внедрению системы и внедрение СМК.

Деятельность всех подразделений (за исключением…) и продукция компании должны быть включены в область применения СМК. Работы будут проводиться на основании договора от «_______» ______________ №_____ с консалтинговой организацией «Z» .

Руководство намерено осуществить сертификацию СМК третьей стороной в ______________ 20__г.

Для организации и проведения работ по разработке, внедрению и подготовке к сертификации системы менеджмента качества компании, приказываю.

1. Руководителем проекта и одновременно главным разработчиком СМК назначить заместителя директора по качеству (Ф. И. О.). Возложить на него ответственность и полномочия Представителя руководства по СМК в объеме требований п. 5.5.2 ГОСТ Р ИСО 9001−2008.

Состав рабочей группы по разработке, внедрению и подготовке к сертификации СМК утвердить согласно приложению 1.

• 2. Руководителю проекта… (Ф. И. О.) организовать во всех структурных подразделениях и на всех уровнях управления компанией изучение требований ГОСТ Р ИСО 9001−2008.
• 3. Разработку документации СМК рабочей группе провести с учетом рекомендаций и методических материалов консалтинговой организации «Z» в рамках договора на оказание методической помощи компании.
• 4. При создании СМК рабочей группе в максимальной степени сохранить наработанный положительный опыт управления качеством в компании.
• 5. Руководителю работ представить мне до «_____» ____________ 20___ г.

предложения по созданию штатной (или внештатной) службы качества, возложив на нее следующие функции:

• — координацию деятельности подразделений компании, но разработке и внедрению СМК, подготовке ее к сертификации;
• — организацию систематических проверок функционирования СМК и ее способности обеспечивать достижение целей, установленных политикой и задачами в области качества;
• — выявление областей, в которых необходимы улучшения;
• — координацию работ по проведению корректирующих и предупреждающих мероприятий в выявленных областях улучшения.
• 6. Утвердить план-график работ по разработке и внедрению СМК согласно приложению 2.
• 7. Руководителю работ до «______» __________ 20___ г. разработать и представить на утверждение предложения по уточнению политики и целей компании в области качества.
• 8. Настоящий приказ довести до сведения всех подразделений компании. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор _________.

Приложение 1

к приказу от " ______" ____________20___г. №________.

Перечень процессов.

Состав рабочей группы по разработке и внедрению СМК

Примечания.

• 1. Жирным шрифтом выделены номера пи. ГОСТ Р ИСО 9001−2008, «формирующие» главную цель процесса.
• 2. Обычным шрифтом отмечены те номера требований стандарта, которые в каждом процессе должны также выполняться в той мере, в которой это необходимо для обеспечения функционирования самих процессов и их взаимодействия друг с другом в рамках СМК.

Приложение 2

к приказу от «____» ____________20____г. №_____.

Фрагмент плана-графика работ по разработке и внедрению СМК (предлагаемый вариант)