Организация деятельности подразделения документационного обеспечения таможни

Подразделение документационного обеспечения (далее — Подразделение) является структурным подразделением таможни.

В структуру Подразделения может входить подразделение архивной обработки документов. При невозможности создания подразделения архивной обработки документов в структуре Подразделения, по решению начальника таможни, его основные задачи, функции и права возлагаются на отдельное должностное лицо или функциональную группу должностных лиц Подразделения.

Организационное, методическое руководство и контроль деятельности Подразделения осуществляет РТУ, а в части выполнения задач и функций, возложенных на Подразделение, — начальник таможни.

Подразделение возглавляет начальник Подразделения, который непосредственно подчиняется начальнику таможни.

Работа Подразделения строится на основе планов работы РТУ, таможни и Подразделения, сочетания принципа единоначалия при решении вопросов служебной деятельности и персональной ответственности каждого должностного лица Подразделения за состояние дел на порученном участке и за выполнение отдельных поручений. План работы Подразделения утверждается начальником таможни.

Подразделение решает возложенные на него задачи как непосредственно, так и через подразделения документационного обеспечения таможенных постов, подчиненных таможне, во взаимодействии с другими структурными подразделениями таможни.

Делопроизводство и мероприятия по обеспечению режима секретности в Подразделении осуществляются согласно установленному порядку.

При осуществлении своей деятельности Подразделение соблюдает требования правовых актов ФТС России по вопросам обеспечения информационной безопасности.

В таможне для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.

Организационно-методическое руководство деятельностью Подразделения по вопросам ведения архива таможни осуществляет соответствующий государственный (муниципальный) архив.

Подразделение имеет круглую печать с обозначением наименования таможни.

Основными задачами Подразделения являются:

• 1) обеспечение в таможне и подчиненных таможенных постах организации делопроизводства в соответствии с действующей в таможенном органе инструкцией по делопроизводству;
• 2) разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и информацией на основе использования систем автоматизированной обработки документов, в т. ч. упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков;
• 3) осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины;
• 4) обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в результате деятельности таможни, их архивное хранение, а также организация работы архива таможни, экспертной комиссии по экспертизе документов таможни и подчиненных таможенных постов;
• 5) организация методической помощи структурным подразделениям таможни и подчиненным таможенным постам в работе с документами;
• 6) обеспечение режима доступа и использования информации;
• 7) повышение уровня подготовки должностных лиц таможни и таможенных постов по своему направлению деятельности;
• 8) организация взаимодействия с подчиненными таможенными постами по вопросам, относящимся к компетенции Подразделения;
• 9) комплектование архива управленческими документами;
• 10) учет, обеспечение сохранности, создание НСА, использование документов, хранящихся в архиве;
• 11) подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;
• 12) осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве таможни.

Подразделение в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

• 1) организует делопроизводство в таможне;
• 2) разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и информацией, способствующие повышению культуры работы с ними, сокращению сроков прохождения и исполнения документов, принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом;
• 3) принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в т. ч. безбумажных), применяемых в таможне;

• 4) обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству таможни;
• 5) проверяет правильность оформления документов, представляемых на подпись руководству таможни;
• 6) оформляет, выпускает, хранит подлинники организационнораспорядительных документов (приказов, распоряжений, писем и др.) таможни, обеспечивает их рассылку и ознакомление с ними в установленном порядке;
• 7) осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в т. ч. переданной по специальным каналам связи, ведет справочную работу по ней;
• 8) обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использование информации, содержащейся в них;
• 9) организует и осуществляет изготовление, копирование, оперативное тиражирование документов;
• 10) организует контроль за исполнением документов в соответствии с указаниями и поручениями руководства таможни по их исполнению, анализирует состояние исполнительской дисциплины;
• 11) осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях таможни;
• 12) разрабатывает и внедряет после согласования с ЦЭК ФТС России методические документы в области документационного обеспечения;
• 13) разрабатывает сводную номенклатуру дел таможни, номенклатуру дел Подразделения, формирует дела Подразделения и осуществляет контроль за формированием дел в структурных подразделениях таможни;
• 14) организует прием руководством таможни граждан, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с установленным порядком;
• 15) организует работу с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (для служебного пользования), на основе соответствующих инструкций;
• 16) организует экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на государственное хранение, работу архива и ЭК таможни;

• 17) осуществляет подготовку документов Подразделения к архивному хранению;
• 18) организует и проводит мероприятия по повышению квалификации должностных лиц, ответственных за документационное обеспечение деятельности таможни;
• 19) принимает (не ранее чем через 1 год, но не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством), учитывает и хранит управленческие документы структурных подразделений таможни постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
• 20) разрабатывает и согласовывает с соответствующим государственным (муниципальным) архивом графики представления описей на рассмотрение ЭПК государственного (муниципального) архива и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;
• 21) составляет и представляет (не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством) годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение ЭК таможни и ЭПК соответствующего архивного учреждения;
• 22) осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;
• 23) создает, пополняет, совершенствует НСА к хранящимся в архиве делам и документам; обеспечивает его преемственность с НСА соответствующего государственного (муниципального) архива;
• 24) организует использование документов архива (информирует руководство и должностных лиц таможни о составе, содержании документов архива; выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов, архивные справки, исполняет запросы организаций, заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера);
• 25) ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;
• 26) проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве; участвует в работе ЭК;
• 27) оказывает методическую помощь в составлении номенклатур дел структурных подразделений таможни, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив;

• 28) своевременно представляет в соответствующий государственный (муниципальный) архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме;
• 29) подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив документы Архивного фонда Российской Федерации.

Подразделение для решения возложенных на него задач и функций имеет право:

• 1) вносить на рассмотрение начальнику таможни предложения по вопросам своей деятельности;
• 2) запрашивать и получать от структурных подразделений таможни согласно установленному порядку необходимые статистические, аналитические и другие данные, документы, заключения и иные сведения, необходимые для принятия решений по вопросам, отнесенным к компетенции Подразделения;
• 3) пользоваться согласно установленному порядку ведомственными информационными системами и унифицированными базами данных;
• 4) взаимодействовать в установленном порядке с органами государственной власти, местного самоуправления, юридическими и физическими лицами по вопросам, входящим в компетенцию Подразделения;
• 5) осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях таможни и в подчиненных таможенных постах, о результатах проверок докладывать начальнику таможни;
• 6) запрашивать у руководителей структурных подразделений и подчиненных таможенных постов информацию, необходимую для выполнения функций контроля исполнения документов;
• 7) вносить руководству таможни предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами;
• 8) возвращать исполнителям на доработку документы, оформленные с нарушением установленных действующими инструкциями по делопроизводству требований;
• 9) привлекать специалистов структурных подразделений таможни, подчиненных таможенных постов к подготовке проектов методических документов по вопросам документационного обеспечения управления и архива;

• 10) контролировать выполнение установленных правил формирования и оформления дел в структурных подразделениях таможни;
• 11) пользоваться иными правами, предусмотренными законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Штатная численность Подразделения устанавливается в рамках штатного расписания таможни, которое утверждается приказом таможни.

Начальник Подразделения таможни назначается на должность и освобождается от занимаемой должности по согласованию с РТУ приказом таможни. В период отсутствия начальника Подразделения исполнение его должностных обязанностей возлагается на заместителя начальника Подразделения или на иное должностное лицо таможни, назначенное в установленном порядке приказом таможни.

Должностные обязанности, права и ответственность должностных лиц и работников Подразделения регламентируются должностными инструкциями и должностными регламентами, утвержденными в соответствии с порядком, установленным ФТС России.

Должностные лица и работники Подразделения назначаются из числа лиц, отвечающих установленным квалификационным требованиям.

Начальник Подразделения:

• 1) руководит деятельностью Подразделения на основе принципа единоначалия;
• 2) принимает участие в совещаниях, проводимых руководством таможни при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции Подразделения;
• 3) распределяет обязанности между должностными лицами и работниками Подразделения;
• 4) участвует в подборе, расстановке кадров Подразделения, обеспечивает соблюдение должностными лицами и работниками Подразделения служебной дисциплины;
• 5) создает условия для повышения профессиональной подготовки должностных лиц и работников Подразделения и внедрения передовых приемов и методов работы;
• 6) вносит начальнику таможни предложения о назначении на должность должностных лиц и работников Подразделения, а также предложения об их поощрении, наложении на них дисциплинарных взысканий;

• 7) принимает меры по обеспечению необходимых условий для выполнения должностных обязанностей всеми должностными лицами и работниками Подразделения;
• 8) представляет интересы таможни в государственных органах и различных организациях по вопросам, входящим в компетенцию Подразделения, в соответствии с установленным порядком;
• 9) пользуется другими правами, исполняет другие обязанности и несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Начальник Подразделения несет персональную ответственность за осуществление возложенных на Подразделение функций, в т. ч. за выполнение в рамках компетенции Подразделения программ, планов и показателей эффективности деятельности таможни.

Возложение на Подразделение функций, не предусмотренных Типовым положением о подразделении документационного обеспечения таможни, кроме специальных (адресных) поручений начальника таможни, не допускается.