Мониторинг логистического плана

Мониторинг — это регулярное отслеживание и наблюдение заданных объектов или явлений, составная часть управления, которая заключается в непрерывном наблюдении и анализе деятельности экономических объектов с отслеживанием динамики изменений.

Мониторинг логистического плана — это упорядоченный процесс обработки логистических данных для выявления расхождений между плановыми и фактическими значениями логистических показателей, а также анализ этих расхождений с целью выявления их причин.

С процессом логистического планирования тесно связан мониторинг логистического плана и контроль функционирования логистической системы. В ходе разработки оперативного плана определяются конкретные задачи системы, сроки их выполнения, устанавливаются контрольные показатели, свидетельствующие о выполнении поставленных задач.

В ряде источников полагают, что процесс обработки логистических данных в идеале должен быть непрерывным, это редкий случай, когда «здравый смысл» подводит.

Согласно теореме Котельникова, длительность интервалов времени получения данных обратно пропорциональна скорости изменения наблюдаемых характеристик. Непрерывное получение данных может перегружать систему мониторинга логистического плана, делает ее дороже, необоснованно отвлекать лиц, принимающих решения.

Цикл мониторинга логистического плана состоит из следующих фаз:

• — сбор информации о функционировании каждого из подразделений, составляющих логистическую систему;
• — сопоставление полученной информации с заранее установленными контрольными показателями в логистическом плане;
• — формирование управляющих воздействий в случае отклонения фактических показателей от плановых или корректировка контрольных показателей в случае существенного изменения внешних условий и нереалистичности достижения плановых показателей.

В процессе мониторинга логистического плана текущее состояние логистической системы сравнивается с запланированными параметрами. Отклонения могут возникать от воздействий внутренней и внешней среды, которые невозможно заранее предусмотреть при планировании. Изменяя условия функционирования логистической системы, они могут требовать корректировки, а в некоторых случаях даже изменения стратегических подходов в логистической деятельности.

Основную информацию, необходимую для мониторинга логистического плана, содержат доклады о текущей деятельности, сводные отчеты, данные о воздействиях среды, перечень допустимых отклонении от заданных параметров.

Отклонения как правило сопоставляются как в абсолютной, так и в относительной формах. В процессе анализа последствий отклонений фактических показателей от плановых должны быть установлены величины потерь, ответственные за это должностные лица и определен комплекс мер, направленных на исправление сложившегося положения. Все системы мониторинга логистических планов можно поделить на три группы: открытые, закрытые и модифицированные.

В открытых системах основной фигурой является человек, который сравнивает текущую ситуацию с запланированной и в случае возникновения отклонений, превосходящих допустимые, предпринимает корректирующие действия. Основные преимущества такой системы — в гибкости и невысокой стоимости. Применять ее целесообразно, когда существует неопределенность из-за воздействия среды на логистическую деятельность.

В закрытых системах стремятся сократить участие человека в процессе. В них менеджер отстраняется от контроля, а его функцию берет на себя автоматизированная система. В отличие от открытых систем закрытые менее гибки и более дороги, но в то же время имеют большую производительность и позволяют точнее и быстрее контролировать логистическую деятельность.

В модифицированной системе человек занимает приоритетное положение, но при этом экстенсивный контроль за частью деятельности передается автоматике. В этих системах менеджер может принимать участие в процессе и вносить корректировки в функционирование системы. Участие человека и автоматизированной системы повышает гибкость и ее возможности, улучшает качество мониторинга логистических планов.

Выбор определенного вида системы мониторинга логистических планов зависит от особенностей каждого предприятия и специфики логистической деятельности. Такой механизм должен позволять на высоком уровне проводить контроль всех основных и вспомогательных процессов логистической цепи.

Система мониторинга логистических планов должна быть построена таким образом, чтобы, во-первых, сигнал о возникновении отклонений поступал па соответствующий уровень управления, и, во-вторых, информация о текущем состоянии системы поступала с требуемой периодичностью.

Мониторинг дает возможность раннего выявления неблагоприятной тенденции, которая впоследствии может привести к возникновению отклонений, выходящих за пределы у устанавливаемых «допустимых уровней отклонений» .

Система мониторинга логистических планов использует соответствующие информационные технологии корпоративной информационной системы предприятия. Сравнение осуществляется на основе данных периодической отчетности, докладов персонала логистического менеджмента и аудита. Типичная информация для мониторинга включает ключевые показатели эффективности, операционные логистические издержки, состояние запасов, использование бюджета на логистику, уровень качества логистического сервиса, производительность инфраструктуры и т. п.

Ключевые показатели эффективности (Key Performance Indicators, KPI) — финансовая и нефинансовая система оценки, которая помогает организации определить достижение стратегических целей, в том числе логистических. Ключевые показатели эффективности могут быть определены с помощью систем Business Intelligence. Их использование дает организации возможность оценить свое состояние и помочь в формировании стратегии. KPI позволяет производить контроль деловой, в том числе, логистической активности в реальном времени. Очень часто показатели эффективности используются для оценки получения выгоды от сложных величин, например, таких как обязательства, обслуживания и удовлетворения.

В зависимости от стратегии предприятия, включая логистическую стратегию, различают разные KPI. В основном их применяют для определения эффективности работы административно-управленческого персонала.

Business intelligence (BI) — бизнес-аналитика, бизнес-анализ. Под этим понятием чаще всего подразумевают программное обеспечение, созданное для помощи менеджеру в анализе информации о своем предприятии и его окружении. Существует несколько вариантов понимания этого термина.

Бизнес-аналитика — это методы и инструменты для построения информативных отчетов о текущей ситуации. В таком случае цель бизнес-аналитики — предоставить нужную информацию тому человеку, которому она необходима в нужное время. Эта информация может оказаться жизненно необходимой для принятия управленческих решений.

Бизнес-аналитика — это инструменты, используемые для преобразования, хранения, анализа, моделирования, доставки и трассировки информации в ходе работы над задачами, связанными с принятием решений на основе фактических данных. При этом с помощью этих средств лица, принимающие решения, должны при использовании подходящих технологий получать нужные сведения и в нужное время. Таким образом, BI в первом понимании является лишь одним из секторов бизнес-аналитики в более широком втором понимании. Помимо отчетности туда входят инструменты интеграции и очистки данных (ETL), аналитические хранилища данных и средства Data Mining.

BI-технологии позволяют анализировать большие объемы информации, заостряя внимание пользователей лишь па ключевых факторах эффективности, моделируя исход различных вариантов действий, отслеживая результаты принятия тех или иных решений.

Мониторинг логистических планов является составной частью логистического контроля и контроллинга в логистических системах.

Контроллинг — совокупность всех тех задач, предметом которых является координация управления на предприятии, а также снабжение информацией управленческого персонала для обеспечения оптимального достижения целей предприятия.

Контроллинг в логистических системах соединяет учет, планирование, регулирование, информационную поддержку логистических бизнес-процессов в единую самоорганизующуюся систему. Информационной основой контроллинга является система показателей управленческого учета, в идеале — система сбалансированных показателей — Balanced Scorecard, ориентированная на потребности высшего управленческого звена предприятия. Сравнение осуществляется на основе данных периодической отчетности, докладов персонала логистического менеджмента и аудита.

Для использования инструментов контроллинга в большинстве случаев необходима перестройка планирования, учета и экономического анализа на предприятии.

При переходе на контроллинг приходится вводить методы и формы дифференцированного учета логистических издержек. Необходимым элементом контроллинга является создание и ведение базы данных для управления по отклонениям и для разработки альтернативных оптимизационных решений.