Культура деловой переписки

Стандарты деловой переписки

Любому руководителю, специалисту, менеджеру по роду своей деятельности приходится постоянно сталкиваться с деловой корреспонденцией. Характеристики, резюме, рекомендательные письма, благодарности, приказы, письма-приглашения и письма-отказы, исковые заявления и жалобы — вот далеко не полный перечень деловых писем. Как правильно их оформлять?

Необходимо хотя бы в общих чертах знать особенности языка и стиля современной корреспонденции и требования, предъявляемые к ней. Их невыполнение, с одной стороны, затрудняет работу с официальными документами, а с другой (что не так уж редко встречается) — лишает письмо юридической и практической значимости. Именно поэтому культура деловой переписки также относится к технологии делового общения.

В прошлом веке один знаменитый ученый, закапчивая деловое письмо, сделал характерную приписку: «Прошу извинить, что письмо получилось таким длинным. Не было времени». Автор письма своеобразно отразил свое представление о культуре деловой переписки, подчеркнув, что такого рода общение требует большего времени для предварительных размышлений по отбору материала и его построению, выбору нужного языка и стиля.

В деловом письме требования, предъявляемые к официальной переписке, приобретают еще большую значимость в силу того, что деловые отношения регулируются правом, системой юридических норм, за которыми следуют экономические, финансовые и иные санкции.

В деловой переписке очень важны:

• — максимальная доступность текста для понимания;
• — краткость, точность и ясность изложения мыслей;
• — грамотность (предполагающая соблюдение не только норм грамматики и правописания, но и требований делового этикета).

Деловая корреспонденция подразделяется на собственно деловую и частно-официальную.

Деловое письмо — корреспонденция, направленная от имени одной организации, фирмы, учреждения другой организации, фирме, учреждению.

Оно может быть адресовано коллективному адресату или одному человеку, выступающему в качестве юридического лица. К такой корреспонденции относятся коммерческие, дипломатические и другие письма.

Частно-официальное письмо — это деловое послание, адресованное от имени частного лица к организации, от организации к частному лицу, от частного лица к частному лицу.

Официальное письмо является одним из главных каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письмо ведется преддоговорное общение, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии, делаются предложения, идет обмен взаимовыгодной информацией и т. п.

Для официального письма можно выделить следующие формальные аспекты: адрес получателя (адресата), дата отправки, индекс, тема письма, его характер, определяемый с помощью ключевых слов или по названию (гарантийное, договорное, сопроводительное, рекламационное, письмо-напоминание, письмо-подтверждение и др.). Наименование адресанта (отправителя) размещается на бланке в виде постоянного заголовка, исходящий номер и дата — в левом верхнем углу. Стандартизация официального письма, упрощающая процессы подготовки, оформления и работы с письмами, должна направляться логической структурой делового письма.

Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы, чтобы, по словам Н. Л. Некрасова, «словам было тесно, а мыслям просторно». По вот каких рекомендаций следует придерживаться в определении структуры, выборе слов, синтаксиса, речевого этикета — решить нелегко. А какие, например, этикетные формы предпочесть при адресовании официальных писем за рубеж?

Этот вопрос стал особенно актуален в последние годы в связи со значительным расширением деловых связей с иностранными партнерами. Здесь, конечно, должен использоваться стандарт делового письма, а при подготовке корреспонденции в другие страны лучше всего придерживаться установившихся там речевых оборотов и форм.

Искусство делового письма состоит в строгой функциональности. Образцом его является «телефонный стиль», характеризующийся предельной функциональностью, в отличие от требований «изящной словесности». Не случайно в языке официальной переписки широко распространено «нанизывание падежей», т. е. расположение цепочкой одинаковых падежных форм.

Например: «Направляется акт проверки причины протекания полов душевых помещений бытовок заготовительного завода для принятия конкретных мер по ликвидации дефектов и сдачи корпусов в эксплуатацию». Как видим, ни одно звено нельзя вырвать из приводимой длинной цепи снов.

Для языка официальных писем характерна также повторяемость соединительных оборотов. Тысячи писем начинаются со слов: «В соответствии с протоколом», «В связи с отказом в завозе», «Согласно Вашей просьбе» и т. д.

Составитель официального письма стремится прежде всего, с протокольной точностью передать смысл той или иной управленческой ситуации. Этому способствует стандартизация официального письма, выраженная в конкретных моделях синтаксических конструкций. Составителю делового письма нетрудно построить такую конструкцию, если он будет располагать набором готовых фраз, проверенных практикой.

Начало нс должно повторять главной темы письма; оно вводит адресата в поставленную проблему.

Мотивы выражаются в следующих моделях:

• — «В порядке оказания технической помощи…» ;
• — «В связи с тяжелым положением…» ;
• — «В связи с проведением совместных работ…» ;
• — «В соответствии с письмом заказчика…» ;
• — «В соответствии с протоколом…» ;
• — «В ответ на вашу просьбу…» ;
• — «В подтверждение нашего телефонного разговора…» ;
• — «В подтверждение нашей договоренности…» Заключительные слова:
• — «Убедительно просим Вас не задерживать ответ» ;
• — «Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку)» ;

" Надеемся, что маша просьба будет выполнена" .

Стандартизация делового письма проявляется также в использовании готовых типовых бланков, в которых напечатаны приведенные выше или другие модели и оставлены для заполнения отдельные места.

Как видим, язык и стиль официальной переписки принципиально отличается от так называемых «доверительных писем», в которых автор проявляет себя как личность. В официальном письме частное лицо или представитель фирмы выступает как субъект правоотношений, содержание таких писем основывается на праве и может служить предметом прямой правовой оценки. Правовая сущность официальной переписки и предопределяет характер содержания писем, их стиль и язык.

Существуют особые требования к стилю и языку служебных документов:

• — нейтральность;
• — надличностный характер изложения;
• — унификация (трафаретизация);
• — типизация речевых средств.

Незнание или несоблюдение элементарных правил при составлении деловых писем ведут к потере рабочего времени, а иногда — к взаимному непониманию.