Психологический аспект в организации управления делопроизводством в ВУЗе

Психологический аспект в организации управления делопроизводством в ВУЗе

Организация образовательной деятельности в учебном заведении требует качественного ведения всех документов, касающихся как персонала ОУ, учащихся, так и других сфер деятельности образовательной организации.

Исходя из этого, основой эффективной работы организации является — качественное делопроизводство.

Путь документа от создания до определения в работу, архив или уничтожение крайне долог, и подразумевает прохождение документа через руки многих сотрудников ВУЗа.

При этом, на основе человеческого фактора, могут возникать разного рода ошибки, как направленности документа, так и общего описания, заполнения его. Централизация или децентрализация делопроизводственной деятельности определяет собой лишь установленные рамки движения документов.

Изучением данной темы занимались различные авторы: Т. Коно, А. В. Кузнецова, К. Левина [5]. Авторы отдают предпочтение процессному подходу. Процессный подход к управлению делопроизводством в любой фирме, по мнению М. И. Афанасьева [1], основан на сокращении времени реализации процесса, т. е. установки определенных шаблонов, что в свою очередь сокращает проблемные места и возможности ошибок в деятельности, а, соответственно, снижает влияние человеческого психологического фактора, на ее реализацию.

Возможные ошибки при реализации эффективного документооборота могут допускать, как разработчик документа, визирующая инстанция, сотрудники управления делами ВУЗа, так и управленец, принимающий решение о запуске или отклонении по теме документа. Согласно этого психологические факторы особенно важны при пути от разработчика к визированию и в дальнейшем к распределению сотрудниками управления делами. Хотя необходимость отслеживания резолюции и исполнения документа несет руководитель, но потребность в наличии информации о результате является объективной [5].

Согласно этого автоматизация процесса документооборота является обоснованной.

В первоначальном движении документов важны личные качества сотрудников, такие как, компетентность и ответственность, а так же характер взаимоотношений с подателем документа или следующим шагом по его пути.

Современные эксперты разработали четкую систему возникновения проблемных мест в документообороте организации, в том числе и ВУЗа.

Основным исполнителем и контролером за эффективностью документооборота, по их мнению, является служба управления делами. Таким образом, на компетентность ее сотрудников стоит обратить большее внимание.

Для эффективного управления делопроизводством необходимо ознакомить сотрудников управления делами с шаблонными сбоями в системе документооборота, что в первую очередь будет являться профилактическим мероприятием, т.к. сотрудники будут стараться их избежать. Во вторую очередь углубленное обращение внимания на возможные проблемные места, позволит провести аналитическую работу над процессом движения документов, что, в свою очередь, даст возможность дополнить специфическими сбоями экспертную систему, которые присущи именно данной организации. А, соответственно, найти возможность решения и предотвращения возможности возникновения данных ошибок в работе системы. Что означает проведение оптимизации системы управления документооборотом в конкретном ВУЗе [2].

Таким образом, выполняется основной на сегодняшний момент, по мнению многих авторов, элемент управления делопроизводством организации — централизация процесса.

Обратим внимание на первоначальный источник документа, его составителя/разработчика. Данный сотрудник может относиться к любому отделу ВУЗа, что определяет необходимость создания четких инструкций по, как минимум, основным шаблонам документов и его дальнейшего пути. Наличие данных инструкций позволит, во-первых, снизить трудоемкость и скорость создания документов; во-вторых, обеспечить возможность создания документов любым сотрудником; в-третьих, построить систему единства методологии и организации процесса делопроизводства в организации.

При этом, исходя из различной локализации отделов, документооборот в отделе может иметь и характеристики смешанного типа, т. е. внутри отдела могут использоваться не только шаблонные методы создания документов, но и специфические или неофициальные. Это так же требует реализации контроля за оформление и движением документов, но уже в рамках отдела.

Согласно анализу делопроизводства современных ВУЗов, проведенному многими экспертами, и требований к созданию СМК, каждый ВУЗ имеет свои индивидуальные особенности системы управления документами. Применение информационных технологий в документообороте образовательной организации позволяет не только дублировать документы, в бумажном и электронном варианте, но и отслеживать их движение и правильность оформления. Что несет в себе единственную задачу — разграничение доступа к документу. Но данная проблема является специфической для каждого документа, и ее решением должен заниматься каждый локальный руководитель.

На основе проведенного анализа, стоит отметить, что в работах современных авторов, сам психологический аспект управления документооборотом в ВУЗе не является углубленно затронутым. Основой являются общие рекомендации по построению системы документооборота, кадровой психологии, а так же применению технических инструментов информационных систем.

документооборот кадровый образовательный учебный.

Список использованных источников

• 1. Афанасьев М. И. Стратегия и практика фирмы/ О. В. Афанасьев: Маркетинг — М.: Финстатинформ, 2013. — 290 с.
• 2. Данилов Г. В., Цхадая Н. Д., Филипсонс Т. И. Классификация сбоев в системе делопроизводства ВУЗа // Высшее образование в России. 2010. № 1. URL: http://cyberleninka.ru/article/n/klassifikatsiya-sboev-v-sisteme-deloproizvodstva-vuza (дата обращения: 12.01.2016)
• 3. Кокорева Л. А. Эффективный документооборот для учебных заведений//Справочник руководителя ОУ URL: http://edu.resobr.ru/archive/year/articles/2530/
• 4. Титова Г. С. Информационно — аналитическая система ВУЗа. Аналитическая обработка ее данных, ее концепций и технологии // Современные проблемы науки и образования. 2011. № 6. URL: http://cyberleninka.ru/article/n/informatsionno-analiticheskaya-sistema-vuza-analiticheskaya-obrabotka-dannyh-ee-kontseptsii-i-tehnologii (дата обращения: 12.01.2016).
• 5. Перевезева В. А. Управление документами системы менеджмента качества ВУЗа//Теория и практика общественного развития. 2013. № 4. URL: http://cyberleninka.ru/article/n/upravlenie-dokumentami-sistemy-menedzhmenta-kachestva-vuza (дата обращения: 12.01.2016).
• 6. Психологические аспекты внедрения СЭД//URL: http://infostart.ru/public/352 877/