Документационное обеспечение системы управления персоналом: понятие, структура и место в управлении персоналом

Документационное обеспечение управления является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Получение информации, ее переработка, анализ, подготовка и принятие решения — из этих этапов состоит процесс принятия управленческого решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления [4].

Документационное обеспечение управления — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами [8].

Термин «документационное обеспечение управления» вошел в научный оборот примерно с середины 1970;х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий. Однако, новый термин менее удобен в употреблении, так как он является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности его употребления не произошла замена терминов («делопроизводства» на «документационное обеспечение управления»), которые употребляются сегодня как синонимы [10].

Но между этими терминами существуют некоторые различия.

Термин «документационное обеспечение управления» выделяет информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства. Этот термин лучше употреблять, когда говориться о компьютерных технологиях работы с документами.

Термин «делопроизводство» преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами [2].

Существуют различные мнения по значению этих терминов. Например, Т. В. Кузнецова считает, что документационное обеспечение управления предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия. При этом документооборот организации — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления [5].

Л. Доскова считает, что документационное обеспечение подразумевает работу с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Основой документационного обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство — цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения [1].

Документационное обеспечение управления — вид обеспечения управления предприятием, включающий фиксирование информации, передачу и хранение информации о состоянии предприятия и воздействия по изменению состояния информации.

Основой является делопроизводство — полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения [3].

Документирование и организация работы с документами (управление документацией предприятия) это два самостоятельных, но и связанных и взаимодополняющих направления.

Документирование управленческой деятельности предприятия, по мнению М. Ю. Рогожина, это совокупность выполняемых действий по записи и оформлению соответствующей информации на носителях в виде бумажных или электронных документов [7].

Также документационное обеспечение системы управления персоналом организации представляет собой обеспечение кадровых служб всеми документами, составленными в соответствии с требованиями утвержденных стандартов и инструкций, создание и направление документов структурным подразделениям компаний и прочим субъектам за пределами организации [1].

Понятие документационного обеспечения управления рассмотрено схематически на рисунке 1.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) захватывает вопросы организации работы с документами, документирования в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов.

Если рассматривать организацию в рамках системного подхода — это социально-экономическая целостная система, обладающая известным количеством конкретных компонентов и частей.

Рисунок 1 ДОУ и его важнейшие составляющие Управление любой организацией как системой, включает функциональные и целевые (обязательные) подсистемы, а также обеспечивающие (вспомогательные).

На рисунке 2 в виде схемы представлено место подсистемы документационного обеспечения управления в системе управления организацией.

Рисунок 2 Место подсистемы документационного обеспечения управления в системе управления организацией Согласно представленной схеме на рисунке 2, подсистема ДОУ может быть отнесена к обеспечивающим подсистемам.

Но по мнению А. Петрова и Г. Мамед-заде, документационное обеспечение присутствует во всех подсистемах системы управления организацией, в том числе и в системе управления персоналом и является одной из основных функций управления [6].

К свойствам системы документационного обеспечения управления персонала относятся:

• — наличие большого количества составных элементов, между собой связанных информационными каналами передачи данных;
• — наличие общей цели управления для всей системы и частных целей для системы любого уровня, подчиненных общей цели;
• — разделение системы любого уровня на отдельные подсистемы, цели и задачи которых подчинены целям и задачам системы управления данного уровня;
• — в качестве элементов управления и контроля на всех уровнях иерархии выступает персонал
• — сочетание и постоянное взаимодействие принципов и методов управления персоналом в процессе выполнения функций ДОУ.

Основными задачами документационного обеспечения управления являются:

• 1) Сокращение информационных потоков.
• 2) Обеспечение более простого и дешевого процесса сбора, обработки и передачи информации с помощью новых технологий и автоматизации процессов.

Более актуальным вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становиться тогда, когда растет масштаб предприятия и численность сотрудников этого предприятия.

В связи с этим возникают такие проблемы как:

• — Руководство не наблюдает всей картины происходящего на предприятии;
• — Структурные подразделения не могут слаженно осуществлять работу, так как не имеют информации о деятельности друг друга. Следовательно, падает качество обслуживания клиентов, и организация не может поддерживать внешних контактов;
• — Также это может привести к падению производительности и вызывает недостаток ресурсов;
• — Предприятию может потребоваться расширение штата, вложение деньг в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение новых сотрудников;
• — Для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций;
• — Если штат увеличен, производительность упала, производство требует инвестиций, следовательно, возникает потребность в увеличении оборотного капитала, а это может потребовать новых кредитов и уменьшить плановую прибыль.

В связи с этими проблемами предприятие не растет, а дальнейшее расширение происходит чисто экстенсивным путем, за счет ранее созданной прибыли или увеличения дефицита государственного бюджета [3], [10].

Итак, система документационного обеспечения это система, включающая в себя документирование, организацию работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и архивное хранение документов:

• 1) Документирование — это составление, оформление, согласование и изготовление документов, т. е. создание документов.
• 2) Организация работы с документами — это обеспечение документооборота, т. е. поиск, хранение и использование документов.
• 3) Систематизация архивного хранения — правила хранения создаваемой в организации информации, поиск и использование информации для поддержки принятия управленческих решений.

Оперативность и эффективность управленческих решений, общие показатели деятельности организации зависят от технологий организации работы с документами и от качества создаваемых документов.

На предприятии будет трудно построить эффективное управление, если на нем нет налаженной системы документационного обеспечения управления.