Мероприятия по совершенствованию кадрового и документационного обеспечения системы управления персоналом организации

Разработка мероприятий по совершенствованию кадрового обеспечения системы управления персоналом организации

Проведенный анализ кадрового обеспечения выявил, что на предприятии ООО «УПМК» за исследуемый период наблюдаются изменения среднесписочной численности работников, что связано непосредственно с высокой текучестью кадров.

Основной причиной увольнений из организации являются неприемлемые для работников условия труда и нарушения трудовой дисциплины.

Также причиной увольнений является неудовлетворенность работников заработной платой.

Автор дипломной работы считает, что для снижения текучести кадров необходимо уделить внимание системе мотивации сотрудников.

Чтобы сократить количество увольнений сотрудников их нужно замотивировать.

Стоит отметить, что в ООО «УПМК» практически отсутствует система нематериального стимулирования.

Для того чтобы система мотивации была эффективна, она должна быть разработана так, чтобы удовлетворять потребности как организации так и ее работников.

Многие исследователи отмечают, что нематериальные методы стимулирования способны в определенной мере компенсировать сотрудникам материальные потери.

Безусловно, каждая компания создает свою определенную программу нематериальной мотивации, исходя из особенности бизнеса, стратегических целей компании, однако результативность программы будет выше, если при разработке будут учтены следующие пять правил:

• 1) Мотивационная программа должна решать определенные тактические задачи бизнеса при ориентации на стратегию компании, то есть, основные стимулы должны быть направлены на решение самых важных задач.
• 2) Нематериальная мотивация должна охватывать все категории сотрудников без исключений.
• 3) Мотивация должна учитывать этап развития компании.
• 4) Необходимо делать обоснованный выбор мотиваторов, изучать потребности работников.
• 5) Необходимо учитывать эффект новизны. Необходимо разрабатывать новые мотивационные программы, совершенствовать существующие.

Существует бесконечное количество стимулов, подходящих для разных коллективов и сотрудников.

Так, например, во многих компаниях существуют мотивирующие совещания. То есть, еженедельно, либо ежемесячно в головном (центральном) офисе проходят собрания руководителей. Безусловно, основной целью данных мероприятий является анализ деятельности, утверждение плановых задач и т. д. Однако, во время совещаний происходит награждение лучших сотрудников. Также на данных собраниях проходят тренинги и обучения, что в определенной степени мотивирует персонал.

Во многих организациях проходят различные конкурсы и соревнования. Конкурсы проводятся как внутри подразделений, так и между филиалами. По результатам конкурсов подразделения награждаются, например, поездкой в пансионат или совместным походом в боулинг и т. д. Вся эта деятельность направлена на сплочение коллектива.

Практически в каждой компании есть свои определенные традиции. Соответственно в рамках данных традиций происходят поздравления со знаменательными датами.

Компания сотрудничает с определенными контактными аудиториями. В настоящее время существует множество примеров, когда компания договаривается о скидках, которые можно предоставить сотрудникам. При этом компания не несет дополнительных затрат, а партнеры, предоставляющие скидки, получают новых клиентов.

Важно поощрять сотрудников открыто.

Если компания участвует в различных выставках, то лучших сотрудников необходимо делегировать для работы на данных выставках, предоставляя им возможность быть лицом компании.

Важно отметить, что человека может замотивировать не только определенная оценка руководителя, но и оценка других сотрудников предприятия.

Важным моментом является организация помощи в семейных делах. Следует оказывать адресную помощь, если, к примеру, кто-то из сотрудников попал в трудную жизненную позицию.

Данные рассмотренные нематериальные стимулы необходимо учитывать в работе компании и прописать данные принципы.

Кроме того, необходимо рассмотреть и внести соответствующие дополнительные материальные выплаты:

• 1) В виде премий за:
  • — выполнение поставленного объема работ;
  • — изготовление продукции в срок и высокого качества (выплачивается по окончании работ);
  • — если работник отработал на предприятии 1 год, 2 года, от 3 и более лет;
• 2) В виде денежных выплат:
  • — к праздникам (23 февраля, 8 марта, Новый год);
  • — к профессиональным праздникам (ко дню строителя).
• 3) Разработать систему премий за промежуточные результаты.
• 4) Разработать систему премий за конечные результаты.

При реализации проекта разработки системы мотивации у руководства ООО «УПМК» в обязательном порядке должен быть согласованный, а также утвержденный документ, в частности «Положение о поощрении работников». В данном документе должны быть прописаны:

• — конкретные категории сотрудников предприятия, а также их квалификация и статус;
• — основные ключевые показатели эффективности и результативности сотрудников предприятия;
• — порядок контроля ключевых показателей результативности;
• — определенный порядок работы и конкретные формы материального стимулирования сотрудников предприятия. Также должны быть прописаны формулы начисления заработной платы и возможных бонусов;
• — определенный порядок работы и формы нематериального стимулирования сотрудников предприятия. Должен быть подробно описан социальный пакет и социальные гарантии предприятия;
• — конкретные критерии премирования и депремирования сотрудников предприятия. Должно быть представлено правовое основание депремирования и премирования;
• — конкретная ответственность определенных лиц, которые обеспечивают функционирование системы мотивации на предприятии, в также контроль и определенный порядок внесения изменений;
• — определенная взаимосвязь системы мотивации и других систем предприятия.

Всю работу, связанную с персоналом осуществляет инспектор по кадрам. Так как он по совместительству является секретарем генерального директора, он может не надлежащим образом выполнять свои обязанности.

Однако стоит отметить, что данный сотрудник является ценным для организации, так как имеет высшее образование и большой стаж работы в занимаемой должности.

Можно упростить работу менеджера путем автоматизации процесс управления кадрами.

Таким образом, компания сохранит ценного сотрудника имеющего большой опыт в данной должности, упростит его работу и повысит качество выполнения работ.

Для автоматизации процесса управления персоналом возможно применение системы «БОСС-кадровик».

Предлагаемое программное средство предназначено для полной автоматизации всех функций управления персоналом, а именно:

• — автоматизация организации кадрового делопроизводства на предприятии и автоматический расчет заработной платы сотрудников;
• — автоматизация процессов подбора, расстановки, а также оценки персонала предприятия;
• — автоматизация произвольной аналитики с возможностью отслеживания отклонений конкретных бизнес-процессов от заданных системой параметров.

Управленческие решения системы «БОСС-Кадровик» представлены на рисунке 14.

Рисунок 14 Управленческие решения системы «БОСС-Кадровик».

Конкретная политика лицензирования системы «БОСС-кадровик» позволяет использовать данную систему, как на крупных предприятиях, так и на предприятиях малого, а также среднего бизнеса.

«БОСС-Кадровик» состоит из определенных контуров. Рассмотрим данные контуры:

1) Учетно-вычислительный контур. В его состав входят учет кадров, штатное расписание, табельный учет, ПУ-1, ПУ-2, расчет заработной платы, а также ПУ-3.

Основной задачей данного контура является описание действующей структуры предприятия, формирование конкретного штатного расписания предприятия, автоматизация документооборота по персоналу, ведение определенной учетной работы, включая формирование приказов, необходимых справок и отчетов в государственные органы, а также учет рабочего времени и расчет заработной платы.

2) Контур управления кадровыми процессам.

Данный контур имеет следующий функционал:

• — профилирование конкретных должностей по предприятию в соответствии с настраиваемыми справочниками системы;
• — анализ и определенная оценка работников предприятия, а также кандидатов и соискателей;
• — конкретная работа с кадровым резервом предприятия, а также в определенном смысле планирование карьеры сотрудников и проведение оценки соответствия занимаемых должностей;
• — создание и формирование определенных документов по оценке, а также конкретных протоколов заседаний аттестационных комиссий предприятия;
• — комплексное управление системой мотивации на предприятии.
• 3) Контур анализа кадровых процессов.

Контур анализа кадровых процессов в определенной степени обеспечивает стратегическое управление персоналом на предприятии.