Понятие и признаки официального документа

Документы появились как дополнительное (к звуковой речи) средство общения людей. Они были вызваны к жизни, прежде всего необходимостью запечатлеть, закрепить и передать то или иное сообщение. Носители, материальные предметы, на которых фиксировалась информация, выполняли в древние времена главным образом функцию свидетельства. Поэтому латинское слово documentum (от doceo — «учу» или «извещаю») означало «доказательство», «свидетельство».

Ученые-документоведы еще не пришли к единому мнению, и разные официальные источники трактуют понятие «документ» по-разному. Так, согласно определению Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и защите информации» документированная информация (документ) — это «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

По версии Федерального закона «Об обязательном экземпляре документов» документ — это материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображении (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения". Существуют и другие определения данного понятия.

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям для применения в конкретной области деятельности, называется унифицированной системой документации (УСД).

В стране ведутся и эксплуатируются востребованные УСД, такие, например, как УСД банковской документации, Пенсионного фонда, статистической и т. д. Востребованность подобных систем обусловлена невозможностью вести данные виды деятельности без детальной, строго формализованной и непременно задокументированной информации. В России существует и унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), часть которой регламентирует ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года № 65-ст, требования которого являются рекомендуемыми. Актуальность УСОРД ограничена достаточно слабой законодательной базой по поводу прав и ответственности субъекта управления за качество реализуемых управленческих функций, за качество принятых и реализованных управленческих решений.

Для уяснения сущности документационного ресурса целесообразно рассмотреть последовательность трех важнейших терминов: документ — документационный ресурс — документная коммуникационная система в логике их взаимосвязи.

Если определить понятие «документная коммуникационная система» как подсистема социальной коммуникации, обеспечивающей передачу, распространение, обработку документной информации в обществе, становится очевидным, что документ, равно как и документационный ресурс, выступает в роли ее третьей составляющей. Модель любой документной коммуникационной системы имеет три непременных элемента: коммуникант, реципиент и коммуникат.

Коммуникант — участник коммуникации, задействованный в коммуникативном акте. Это лицо или группа лиц, организаций, учреждений, которые направляют сообщения.

Реципиент (от лат. recipientis — получающий) — субъект (исполнитель, гражданин, группа людей, организация, население, читатель и т. д.), воспринимающий адресованное ему сообщение. [7, c. 54].

Коммуникат — средство передачи или получения, то есть обмена информации. Документационный ресурс служит таким коммуникатом в документных коммуникационных системах.

Коммуникат является предметом документной коммуникационной системы.

Термин «документационный ресурс» также можно рассматривать в виде двух составляющих: прилагательного «документационный», образующегося от существительного «документация» и представляющего собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной и (или) практической деятельности человека, и существительного «ресурс», определяющегося как имеющийся в наличии запас, средства, без которых невозможно оптимальное функционирование.

Понятие «документация», так же, как понятие «документ», не имеет сегодня единого определения в силу многолетней схоластической дискуссии представителей различных направлений документоведческой науки. Современный экономический словарь трактует понятие «документация» как «совокупность официально признанных документов, составленных по определенной форме и содержащих предусмотренную информацию» и сообщает, что различают бухгалтерскую, техническую, проектную, конструкторскую, технологическую, товарную (товаросопровождающую) документацию.

В широком смысле термин «документация» обозначает совокупность данных и документов.

Таким образом, совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документацией.

К отличительным признакам документа относятся:

• · наличие смыслового семантического содержания. Документ — носитель смысла, который передается совокупностью последовательных знаков;
• · стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и во времени;
• · предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документы — это специально созданные человеком для коммуникационных целей носители информации;
• · завершенность сообщения. Фрагментарное незавершенное сообщение не может быть полноценным документом. Требование завершенности является относительным, поскольку имеется ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований (наброски, черновики, эскизы).