Ведение кадрового делопроизводства в ООО «Компания СнабЦентр»

Характеристика деятельности ООО «Компания СнабЦентр»

Организация ООО «Компания СнабЦентр» было основана в июне 2009 года. Одним из основных направлений деятельности компании является поставка строительных материалов потребителям Иркутской области, Бурятии и Дальнего Востока.

Офисные помещения, гараж, складские помещения компании находятся в городе Ангарске по адресу: 215 квартал, строение 26.

На предприятии на сегодняшний день работает 8 человек. Это непосредственно руководитель предприятия, он же директор, главный бухгалтер, в коммерческом отделе работают три менеджера, на складе кладовщик-грузчик и водитель экспедитор.

Еще одно направление деятельности предприятия — это электронные аукционы. Для такой небольшой компании, как ООО «Компания СнабЦентр» участие в аукционах свои плюсы. Это и доступность, так как подготовка и подача заявки в электронном виде занимает совсем немного времени, принимается участие в аукционе, проходящем в любом субъекте Российской Федерации.

Виды информации, которые существуют в организации:

• 1. Общедоступная:
  • — менеджеры в программе 1С. Бухгалтерия составляет счет-фактуру и товарную накладную, акт выполненных работ.
  • — на автотранспорт организации заполняются путевые листы, по которым списывается ГСМ на расходы предприятия.

С покупателями и поставщиками предприятия обязательно заключаются договоры, которые подписываются директором предприятия. Все подписанные обоими сторонами документы: счет-фактуры, товарные накладные, акт выполненных работ, хранятся каждый отдельно в своей папке. Путевые листы на автотранспорт за каждый месяц регистрируются так же в отдельной папке, заносятся в ПК бухгалтером в программу 1С бухгалтерия.

Менеджеры занимаются такой документацией как входящие и исходящие письма, договоры, заявки, коммерческие предложения.

Главный бухгалтер ведет бухгалтерию предприятия, подготавливает и сдает отчеты в налоговой службе, занимается банковскими документами.

• 1. Информация с ограниченным доступом:
  • -Уставные документы
  • -Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе
  • -Свидетельство о регистрации
  • -Приказы

Так как ООО «Компания СнабЦентр» небольшая организация, в ней нет службы управления персоналом. Кадрами занимается непосредственно главный бухгалтер:

Подготавливает трудовые договоры, насчитывает и выдает заработную плату и премии, ведет табель учета рабочего времени.

В ООО «Компания СнабЦентр» нет службы «ДОУ», так как объем обрабатываемых документов небольшой, с функцией службы «ДОУ» справляются менеджеры организации. Их задачи:

1. Создание документов.

В программе 1С Бухгалтерия создаются счета, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, приходные и расходные ордеры, также печатаются доверенности на получение товара и поступление на склад. Все документы распечатываются, подписываются и подкалываются каждый в отдельную папку.

Путевые листы заполняются водителем-экспедитором, сдаются менеджеру, который подкалывает их в папку.

Договоры, письма, заявки и другая документация регистрируется в журнале и подкалывается каждый в свою папку. Журнал регистрации разлинован на несколько граф, в которых указывается число создания документа, номер документа, название документа, фамилия исполнителя.

• 2. Получение документов.
• -почта: исполнители получают письма, вскрывают, читают, регистрируют, ставится входящий номер и дата, дата входящего письма является датой получения письма, подшивают.
• -электронная почта: в этом случае документ приходит в отсканированном виде, на котором обязательно должна стоять печать и подпись, либо документ с электронной подписью.
• 3. Контроль.

Исполнители ставят себе на заметку те документы, в которых сообщается какое либо напоминание с определенной датой, или предупреждение, или заявка, которая должна быть исполнена в определенный срок.

Хранение документов.

Каждый документ находится в своей папке. Путевые листы на водителей, счета, счет-фактуры, акты выполненных работ, договоры заключенные с партнерами. Каждая папка соответственно подписана и поставлена в шкаф со стеклянными дверцами. У менеджеров и главного бухгалтера папки с юридическими документами организации, письмами, входящими, исходящими, налоговой документацией, финансовые и банковские бумаги, заявления, приказы.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения.

На предприятии имеются:

1. Организационные документы Устав — свод правил, регулирующих деятельность организации, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Хранится у директора предприятия. При необходимости используют менеджеры и главный бухгалтер. Используется при заключении договоров с партнерами, отправляются заверенные печатью предприятия копии по электронной почте, факсу.

Штатное расписание-документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.

В компании «СнабЦентр» штатного расписания нет.

2. Распорядительная документация.

Приказы. О принятии на работу, об увольнении, о праве подписи документов, об отпуске. Составляются главным бухгалтером или менеджерами. Подписываются директором предприятия.

3. Информационно-справочная документация.

Письма. Информационные письма, письма-напоминания (о сроке платежа, о сроке поставки), письма-претензии, письма-заявки. Способ отправки: электронная почта, факс, почта.

4. Акты — это документы, составленные для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Акты сверки, составляются и подписываются главным бухгалтером, отправляются партнерам менеджерами по факсу или электронной почте.

• 5. Договорная документация.
• -Договоры с покупателями и поставщиками
• -Договор аренды
• -Договор займа с банком
• -Договор об оказании услуг
• -Трудовой договор

Не все документы, создаваемые в организации, соответствуют ГОСТу Р6.30−2003. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (не соблюдаются размеры полей, текст по правому краю не всегда выравнивается, инициалы пишутся после фамилии, совершаются грамматические ошибки).

В организации — журнальная форма регистрации документов, которая оформлена в виде таблицы. Таблица заполняется в тетради. Регистрация для входящих писем: дата документа (дата входящего письма является дата поступления письма), номер (номер документа проставляется порядковый), адресат (от кого получено письмо), заголовок документа (название письма), примечание (отметка для секретаря, у кого это письмо в данный момент находится).

Техническое и программное обеспечение.

Из офисного оборудования в организации используют:

Компьютеры HP Pro 3500 Series. Такие компьютеры стоят у всех работников.

Многофункциональное устройство Xerox WorkCentre™ 5325 C, три в одном: принтер, сканер, копир. Один находится у директора, второй в кабинете у менеджеров. Существуют некоторые неудобства в использовании в связи с тем, что при запуске с нескольких компьютеров печать происходит не сразу, техника «тормозит». Также главному бухгалтеру приходится постоянно «бегать» из кабинета в кабинет за своими документами, или просить менеджеров отсканировать, скопировать, что тоже доставляет определенные неудобства работникам. Так как директор не находится постоянно на рабочем месте, доступ к его МФУ ограничен.

Телефоны-факсы Panasonic KX-F982, стоят у каждого работника на столе, используется для звонков, отправки факсов.

ООО «Компания „СнабЦентр“ обеспечена лицензионными программами: Microsoft Office, Microsoft Excel, 1С: Бухгалтерия, 1С Торговля и Склад. Используются главным бухгалтером, менеджерами, директором для создания различных документов. Программа „Контур-Эксперт“. Содержит информационные базы, используется главным бухгалтером для электронной сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности. Программа „Банк-Клиент“. Используется директором организации для получения банковских услуг дистанционно, то есть без визита в банк. Оплата счетов, перечисление зарплаты сотрудникам, состояние банковского счета предприятия. Электронные торговые площадки: „Россельторг“, „СберБанк АСТ“, РТС-Тендер». Используют менеджеры организации для получения возможности проводить электронные торги-аукционы, конкурсы, запросы котировок и предложений.