Правила оформления документов

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов) которые называются реквизитами (подпись) печать) текст) название вида документа и т. д.) — Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр. Формуляр, характерный для определенного вила документов, называется типовых формуляром.

Формуляр-образец разрабатывается при создании системы документирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Он устанавливает форматы) размеры полей) расположение постоянных и переменных реквизитов.

Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30−97 «Унифицированные системы документации, Система организационно-распорядительной документации». Система ОРД «Требования к оформлению документов» устанавливает почти максимальный набор реквизитов для любого из управленческих документов и их месторасположение на бумажном носителе информации, Всего установлено 29 реквизитов. Но так как некоторые из них взаимоисключающие и часть реквизитов зависит от вида документа) то на конкретном документе их будет гораздо меньше. Установлен следующий состав реквизитов:

Государственный герб Российской Федерации (01) изображается только в случаях, предусмотренных законодательством, на документах министерств, ведомств, а также органов власти.

Герб субъекта Российской Федерации (02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. На бланках документов могут дополнительно воспроизводиться также утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) территорий или населенных пунктов.

Эмблема организации ила товарный знак (03). Эмблема предприятия — это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило) используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменить наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают на левом поле документа на уровне названия организации или на верхнем поле документа.

Код организации (04). Код формы документа (5). Код по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО) имеет все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организации — автора документа .Код по Общероссийскому классификатору управленческой документации {ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторе управленческой документации. Этот реквизит впечатывается при составлении конкретного вида документа.

• 06 — наименование организации
• 07 — справочные данные об организации
• 08 — наименование вида документа

Наименование организации (06, 07, 08). Данный реквизит указывает в документе наименование организации) являющейся автором документа, оно должно соответствовать наименованию) закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации. Все эти наименования даются в именительном падеже.

Если организация подведомственна одновременно нескольким органам управления или общественным организациям) то указываются не более трех степеней подведомственности. Если имеется двойное подчинение министерству и местным органам власти, — то в документе указывают только наименование Честных органов власти.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык) печатают на двух языках — русском н национальном. Сокращенное наименование организации приводят в тел случае, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке, Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

Сведений о конкретном авторе обязательны на внутренних документах организации.

Справочные данные об организации" (07).

Этот реквизит указывается только в служебных письмах. Сюда могут входить: индекс предприятия связи, почтовый к телеграфный адрес, номер телетайпа, телефона, факса, телекса. На письмах, относящихся к финансовым вопросам, может быть проставлен номер счета в банке.

Наименование виде документе (08). Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав, реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов) и печатается прописными буквами.

Дата (09). Дата является одним из основных реквизитов документа) которые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания или утверждения) для протоколадата проведения заседания. Если авторами документа является несколько организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.

Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год. Также дату можно оформлять в соответствии с международным стандартов.

В текстах нормативных документов, а также содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат. Например: 22 августа 1996 г. В факсах, телеграммах и телефонограммах кроме даты проставляются часы и минуты.

Регистрационный индекс документа (10). Одновременно с датой проставляют регистрационный номер документа. Регистрационный номер — это условное обозначение документа под которым он введен в информационно-поисковую систему организации. Для внутренних документов (например) приказов) это обычно порядковый № дела с начала года, Для исходящих документов он складывается из нескольких частей: индекс структурного подразделения, № дела по номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки, порядковый № документа.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе.

Ссылка на регистрационный номер, а дату документа (II). Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного письма. Оформляется следующим способом: на № 02−13/36 от 04⁰⁹.98.

Место составления или издания (12).

Место составления или издания документа обязательно указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам именование организации" и «справочные данные об организации» целесообразно его проставление на всех документах, Место давления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес.

Гриф ограничения доступа к документу (13) реквизит проставляется в случае, если документ содержит текст ограниченного распространения, т. е. секретную или информацию. В первой строке данного реквизита вставляться следующие отметки: «ДСП» (Для служебного пользования), «Секретно», «Совершенно секретно».

Адресат (14).

Гриф утверждения документа (15)

Резолюция (16)

Заголовок к тексту (17).

Данный реквизит является обязательным для всех документов. Заголовок может отсутствовать на кратких документах, выполненных на бумаге формата А5 (сопроводительные письма). Заголовок должен быть максимально коротким и точным. В заголовке должно отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эффективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтения всего текста.

В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?». Например: приказ — о приеме на работу положение — о бухгалтерии — протокол — собрания акционеров должностная инструкция — менеджера по кадрам.

Отметке в контроле (18).

Данный реквизит проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле — буква «К» проставляется цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером или специальным штампом «Контроль», Располагается на уровне заголовка на левом поле документа.

Текст документа (19).

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их в федеративные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации: на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста.

Подпись (21),

Подпись — это один из основных способов удостоверения документов. Подпись является обязательным реквизитом. Подпись на документе проставляет лицо, которое несет ответственность за содержание данного документа. Подписывается, как правило, только первый экземпляр документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен на бланке^{организации,} и сокращенное, если использован бланк), его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлога", надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности,.

Граф согласования (22). Визы (23).

Согласование — это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование может быть внешнее и внутреннее.

Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Он имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование с коллегиальным органом. Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций или лиц, о чем делается отметка на месте грифа согласования.

Но виза может быть оформлена и более кратко: личная подпись и дата.

Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет какие-то замечания, дополнения или не согласен с документом, то это может оформляться на отдельном листе с указанием об этом при визировании «Замечания прилагаются».

На внутренних документах виза проставляется на последнем листе первого экземпляра. На исходящих — на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении.

Печать (24).

Печать ставят на наиболее важных документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и по возможности должна захватывать часть наименования. должности. Различаются печати гербовые и печати.организации. В коммерческих структурах гербовые печати не используются.

Отметка о заверении копии (25),

Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.

Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи — «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

Отметка об исполнителе (26).

Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнится документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении документа, а направлении его в дело (27). Данный реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на первой странице документа Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа, руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию (28). По возможности ставится на первом листе входящих документов, как правило, с помощью штампа. Данный реквизит включает в себя: наименование получающей организации, дату поступления документа, его входящий регистрационный номер. Например:

Отметка для автоматического поиска документа (29). Данный реквизит может включать имя диска, файла, содержащего данный документ и другие поисковые данные.