Контроль за реализацией изменений

Для обеспечения эффективного контроля за содержанием работ проекта должны быть определены формальные процедуры управления изменениями.

Следующие элементы проекта могут быть подвергнуты изменению:

• — Цели проекта
• — Специфические планы
• — Организация проекта
• — Использование ресурсов
• — Контракты
• — Используемые стандарты
• — Внешние факторы, влияющие на проект.

Причинами изменений в содержании работ проекта могут быть:

• — Изменения на рынке
• — Действия конкурентов
• — Технологические изменения
• — Изменения в ценах и доступности ресурсов
• — Экономическая нестабильность
• — Ошибки в планах и оценках
• — Ошибки в выборе методов, инструментов, организационной структуре или стандартах
• — Изменения в контрактах и спецификациях
• — Задержки поставок или поставки низкого качества
• — Необходимость ускорения работ
• — Влияние других проектов.
• — Все множество изменений можно разделить на два основных типа:
• — Осознанные (желательные) изменения
• — Вынужденные изменения.

Например, когда необходимо ускорить выполнение проектов с тем, чтобы быстрее запустить производство или выпустить товар на рынок, принимается решение сократить сроки выполнения проекта. В данном случае руководство проекта осознанно осуществляет временные изменения с тем, чтобы получить выгоду от более раннего окончания проекта. Когда же график работ должен быть передвинут на более поздние сроки из-за некачественных поставок, низкой производительности труда, руководство вынуждено пойти на пересмотр временных параметров выполнения работ.

Вынужденные изменения должны быть вовремя распознаны и реализованы с наименьшими убытками. Возможность же выполнения желаемых изменений должна быть идентифицирована и реализована с определенной выгодой для проекта.

Неконтролируемые изменения, производящиеся в процессе реализации проекта, могут носить чрезвычайно разрушительный характер для всего процесса управления. Для эффективного управления изменениями в ходе реализации проекта необходима соответствующая методика.

Данная методика должна обеспечивать:

• — эффективные взаимосвязи между участниками проекта;
• — четкое разграничение ролей и ответственностей, связанных с каждым изменением;
• — возможность четко отслеживать влияние изменений на временные и стоимостные показатели проекта.

Процесс контроля за реализацией изменений.

В целом, методику управления изменениями можно рассматривать как набор документов, регламентирующих учет и сопровождение каждого отдельного изменения от появления потребности в нем до его полной реализации. Конкретные реализации данной методики могут значительно варьироваться не только в зависимости от области деятельности и принятой в организации системы управления, но могут изменяться от проекта к проекту и в рамках одной организации.

Кто-либо из участников проекта — заказчик, команда проекта или третья сторона — могут инициировать запросы на изменение. Любые из этих запросов на функциональную модификацию, должны быть надлежащим образом задокументированы и пройти через процесс контроля за изменениями. Без такого контроля, менеджеру проекта будет трудно контролировать исполнение работ оставшейся части проекта.

В общем виде данная методика должна регламентировать прохождение изменения через пять основных стадий.