Проблемы использования эффективности рабочего времени

Одним из важнейших условий выполнения плана производства, увеличения выработки продукции на каждого члена трудового коллектива, а также рационального использования трудовых ресурсов является экономное и эффективное использование рабочего времени. От того, насколько полно и рационально используется рабочее время, зависят эффективность работы, выполнение всех технико-экономических показателей. Поэтому анализ использования рабочего времени является важной составной частью работы организации.

Полноту использования трудовых ресурсов можно оценить по количеству отработанных дней и часов одним работником за анализируемый период времени, а также по степени использования фонда рабочего времени. Такой анализ проводится по каждой категории работников, по каждому производственному подразделению и в целом по предприятию.

Фонд рабочего времени (ФРВ) зависит от численности рабочих (Ч), количества отработанных дней одним рабочим в среднем за год (Д) и средней продолжительности рабочего дня (П):

ФРВ = Ч Д П, (6).

Фонд рабочего времени зависит от численности рабочих, количества отработанных дней одним рабочим в среднем за год и средней продолжительности рабочего дня.

Количество отработанных за год одним работником дней и средняя продолжительность рабочего дня, как видно из таблицы 6, не изменились. Следовательно, изменение фонда рабочего времени на ______ часов в сторону увеличения было вызвано ростом численности рабочих на ___ человек, что составило ___% прироста данного показателя.

Умение эффективно организовывать свое время, умение искусно согласовывать свои действия с действиями окружающих для выполнения поставленных рабочих задач в наши дни — одна из важнейших компетенций современного профессионала, менеджера, руководителя, поэтому для изучения проблемы неэффективного распоряжения рабочего времени было проведено исследование среди сотрудников управления информатизации и информационных ресурсов Администрации г. Улан-Удэ.

Наблюдение проводилось в отделе ЭВС и БД, а анкетирование — в отделе ЭВС и БД, отделе отдела информационных систем, принимал участие и начальника отдела информационных систем.

В рамках исследования опрашивалось 7 сотрудников в возрасте от 25 до 62 лет, занимающие должности: начальников отдела, и специалистов отдела.

Анализ результатов наблюдения.

Работа в управлении информатизации и информационных ресурсов Администрации г. Улан-Удэ.8 часов рабочего времени, осуществление руководства и организации деятельности отдела и организация разработки планов работы администрации — весь период работы, совещания — 1−1,5 часов, изучению документации — от 20 минут до 1 часа, оформлению — от 4 до 6 часов, осуществление работы по подготовке и проведению организационно-технических мероприятий — от 1 до 2 часов, работе со штатными службами — 30−40 минут, приему посетителей — 10−20 минут, время на перерыв и отдых на работе отводится 5−15 минут рабочего времени. Специалисты проводят на работе 40 часов в неделю, но, по их словам иногда приходится выходить на работу и в субботу.

Таким образом, большое количество рабочего времени тратится на осуществление работы по подготовке и проведению сессий, заседаний, собраний, проектов решений и экспертных заключений по нормативным актам, т.к. эти виды деятельности являются основными функциями отдела согласно Положению об отделе; подготовка и разработка документов требует много времени и усилия, а их содержание должно быть грамотно сформулировано.

В результате суммирования времени «дневных помех» можно выяснить, что в день более 2-х часов рабочего времени тратится впустую (на чаепитие — 5−15 минут, чтение газеты — до 30 минут, время привезти себя в порядок перед зеркалом — 5−10 минут), более 20−40 минут в день на пользование Интернетом в личных целях и разговор по телефону с семьей — 10−15 минут несколько раз в день. Заседания и совещания нередко начинаются и заканчиваются с опозданием.

В результате анализа списка, состоящий из самых существенных «ловушек» времени, можно сказать, что самыми встречающимися «поглотителями» времени являются: нечеткая постановка цели (было отмечено 2 раза), отсутствие приоритета в делах (3 раза), попытка слишком много сделать за один раз (2 раза), отрывающие от дел телефонные звонки (2 раза), незапланированные посетители (2 раза), неспособность сказать «нет» (3 раза), неполная, запоздалая информация (2 раза), излишняя коммуникабельность (2 раза), синдром «откладывания» (2 раза) и желание знать все факты (2 раза).

Но были еще отмечены такие «ловушки» времени, как отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях решения, чрезмерное чтение, недостатки кооперации или разделения труда, затяжные совещания, недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям, слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.

По поводу возможных причин возникновения таких «ловушек» времени сотрудников отделов можно отметить:

• 1) эффективная организация личного времени в принципе невозможна, т.к. это мотивируется тем, что начальник или специалист зависит не от себя, а от других людей, обстоятельств и от поручений и приказов вышестоящих руководителей;
• 2) одновременное решение нескольких проблем;
• 3) иногда «мучает» любознательность;
• 4) телефонные разговоры на отвлекающие темы, которые выбивают из колеи, мешают снова сосредоточиться на вопросе;
• 5) берутся за любые поручения, сделать все, что поручают и сразу. Необходимость частого «переключения» с одного вида деятельности на другой. Не могут отказать никому, кто обращается к ним по разным вопросам;
• 6) откладывание на последний момент дела, которые или очень сложны или не очень приятны. В итоге — делают все бегом, в состоянии стресса;
• 7) порой на самое простое дело тратят очень много времени, т.к. начинают углубляться в суть, анализировать мелочи, которые для решения данной конкретной проблемы и не нужны;
• 8)стремление сделать все самим, т.к. считают, что сами все равно сделают лучше и т. д.

Чтобы определить пунктуальность и точность при деловых встречах, при приходе на собрания, совещания, заседания, опрашиваемым были заданы такие вопросы, как: «Пунктуальны ли Вы в служебных делах?» «Насколько Вы точны при деловых встречах, при приходе на собрания, совещания, заседания?» все участники исследования были единогласны во мнении и приходят раньше на 5−7 минут (об этом сказали 5 человек, во время к началу совещания или собрания приходят 2 человека). Однако рекомендуется приходить желательно чуть раньше и иметь достаточно времени для осмотра места проведения собраний, совещаний, заседаний, где лучше занять место, чтобы было слышно и видно, привыкнуть к расположению трибуны, если будет необходимым выступить с докладом, конечно же, уделяя в равной степени внимание содержанию и продолжительности доклада.

Основными формами системы привлечения членов коллектива к принятию решений являются совещания, планерки, индивидуальные беседы. Большинство опрошенных стараются минимизировать число проводимых совещаний, даже если это не в их полномочиях, так как за это время можно успеть сделать многое и выполнить все поручения. Об этом отметили 4 человека. Но мнения большинства опрошенных разделились, когда отвечали на вопрос «Каковы Ваши действия, когда на совещании, на собрании начинается переливание из пустого в порожнее?»: предлагают обратить внимание на существо вопроса всего лишь 4 человека; любое совещание или собрание представляет собой сочетание как «полного», так и «пустого», когда наступает «пустое», то ждут «полного», когда приходит полоса «полного», то немного 2 респондента утомляются и для разрядки… ждут «пустое»; 1 человек начинает заниматься теми делами, которые взяли с собой в расчете «на переливание». Из вышесказанного становится ясно, что большинство опрошенных обращают внимание на количество и существо проводимых совещаний, стараются минимизировать их. Это показывает, что сотрудники в этой области стараются эффективно использовать свое рабочее время.

По поводу самоорганизации респондентов можно отметить, что всего лишь 1 сотрудник по истечении дня не только хорошо представляет, где, сколько и почему было потеряно время, но и изыскивает приемы сокращения потерь в тех же самых местах или ситуациях. 4 человека стараются использовать буквально каждую минуту для выполнения задуманного, но не всегда получается в силу личных причин (например, упадка сил, настроения), 2 опрошенных вообще не устремляются к этому, так как считают, что не нужно быть мелочным в отношении времени. 3 человека считают, что своевременность — это один из важных показателей их умения работать, это своего рода триумф организованности. Однако кое-что им не всегда удается выполнить вовремя. Предпочитают поменьше рассуждать о своевременности, а выполнять задания и поручения в срок всего лишь 4 человека.

Таким образом, изучив особенности эффективного использования рабочего времени, можно говорить о том, что большинство научных работ написаны об использовании рабочего времени в организациях, предприятиях, государственной структуре, а в органах местного самоуправления эта проблема еще изучена недостаточно и требует дальнейшего изучения. Этому направлению еще предстоит богатое научной и практически ценной информацией будущее.

Проведенный анализ использования рабочего времени управления информатизации и информационных ресурсов Администрации г. Улан-Удэ позволил выявить потери и непроизводительные затраты рабочего времени, недостатки сложившейся организации труда. Это дает нам возможность обосновать конкретные мероприятия и предложения по их устранению, что, в свою очередь, позволит не только добиться сокращения затрат, но и повысит эффективность труда в целом. Ведь не секрет, что наличие потерь — это не просто не занятое работой время, это неосуществимые идеи и замыслы, обеспечивающие эффективность деятельности руководителя.

Определим основные причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени руководителя. Для этого составим таблица «Факторы помех» (табл. 6), в которой следует зафиксировать все помехи, внутренние и внешние, которые мешают эффективно трудиться или нарушают запланированный трудовой процесс. К числу этих помех следует отнести телефонные разговоры, не связанные с выполняемой работой; личные контакты в рабочее время; время, потраченное на ожидание и т. п.

Приведен перечень наиболее часто встречающихся в практике работы «расточителей времени». Здесь также приведены возможные причины потерь рабочего времени и советы, как от них избавиться.