Анализ политики управления запасами

Политика управления запасами сырья и материалов на всех заводах компании необходима для бесперебойного обеспечения производства сырьем и материалами, а также для эффективного использования складских мощностей и сокращения активов, медленно ротирующихся или «замороженных» в неликвидных запасах.

Причинами создания запасов сырья, материалов и невозвратной тары, на складах отделений компании являются:

• 1. Возможные (неизбежные) колебания плана производства, как в меньшую, так и в большую сторону, и как следствие — изменения в потреблении сырья и материалов.
• 2. Изменение норм расхода сырья и материалов как в меньшую, так в большую сторону, и как следствие — изменения в потреблении сырья и материалов.
• 3. Риски непоставок, поставок не вовремя сырья и материалов.
• 4. Возможные проблемы с качеством сырья и материалов (забраковки).

Положения, прописываемые в политике ОАО «САН ИнБев"[42]:

• 1. Разделить сырьё и материалы по группам АВС в соответствии с их стоимостью.
• 2. Разделить сырье и материалы по группам XYZ, основываясь на отклонениях фактического использования от нормативного.
• 3. Определить для каждой группы системы управления запасами сырья и материалов.
• 4. Определить для каждой группы управляющие параметры: гарантийный запас, интервал заказа, максимально желательный запас, оптимальный уровень запаса.

За своевременное обеспечение сырьем и материалами производственного процесса, наличие запасов на складе ответственен отдел планирования, которые выполняет следующие функции:

• 1. Отслеживание на ежемесячном уровне общего объема запасов сырья и материалов, покрытие потребностей и при необходимости — распределение между филиалами осуществляется MRP менеджером ЦО. Отслеживание запасов на уровне филиала на ежедневном, еженедельном, ежемесячном уровне — специалистом по MRP филиала (MRP — Material’s Requirement Planning — планирование потребности материалов).
• 2. Планирование заявок на поставку на ежедневном, еженедельном, ежемесячном уровне осуществляется специалистом по логистике филиала. Корректировка заявок по позициям, планируемым централизовано, на ежемесячном уровне согласовывается с менеджером по логистике из центрального офиса.
• 3. Ответственность за своевременное размещение заявок у поставщика согласно всех сроков, определенных в договоре, лежит на ответственном лице — специалисте отдела планирования.

Приоритетными в планировании запасов сырья и материалов являются:

• · основное сырье, упаковочные материалы;
• · импортное сырье и материалы;
• · сырье и материалы с импортными составляющими.

Служба логистики несет полную ответственность и в обязательном порядке гарантирует полную информационную обеспеченность за установление, корректировку, согласование и планирование норм расхода сырья и материалов (аналитик по планированию и эффективности производства).

Производственные подразделения филиалов обеспечивают полный информационный поток по изменению текущей производственной ситуации с фактическим расходом сырья и материалов отделам планирования и службе логистики.

При изменении (уменьшении/увеличении) расхода сырья и материалов служба логистики обязательно уведомляет менеджера по планированию, MRP специалиста. Инженеры по управлению процессами упаковочного и пивоваренного производства заводов осуществляют внесение изменений в нормативы расхода. Отдел планирования обязан отреагировать на изменение текущей производственной ситуации путем корректировки заказов на поставку.

Компания анализирует причины как сверх запаса, так и нехватки остатков в каждом конкретном случае и предпринимаем меры во избежание повторения этих ситуаций в будущем.

Для предотвращения возможности срыва обеспечения проводится анализ покрытия текущих потребностей имеющимися запасами, наличием подтвержденных заказов, графиком поставок.

Критериями принятия решения для формирования заявки на поставку сырья и материалов являются потребность, запланированные подтвержденные поставки и текущий уровень остатка на складе хранения/ппотребления Для обеспечения нормальной работы на всех этапах формирования и оформления заказа гарантируется полная информационная обеспеченность как со стороны планирования, производственных подразделений заводов так и со стороны нормирования, которое влияет на потребность, а следовательно и на объем заказа сырья и материала и их остаток.

Контроль за уровнем запаса сырья и материалов осуществляется посредством анализа текущих остатков на складах на ежемесячной и еженедельной основе.

Информация о ежедневном уровне/количестве/объеме запаса (остаток) по мере списания материалов в производство содержится в программе системы управления запасами, а также ежедневный уровень остатка на каждом складе в разрезе каждой позиции.

Контроль запасов на складах по срокам хранения и ротация запасов сырья и материалов осуществляется ответственным лицом — менеджером по управлению активами филиала складского хозяйства или уполномоченным лицом.

Компания стремится к 100% уровню обслуживания, где уровень обслуживания — показатель достаточности запаса для удовлетворения нужд производства в определенный момент времени, также обеспечить наличие сырья и материала в нужном месте, в нужное время, в нужном количестве на всех стадиях производственного процесса для удовлетворения текущего спроса.

Приоритетными направлениями работы по управлению запасами являются следующие:

• · планирование оптимальных запасов по всем видам сырья и материалов;
• · своевременность размещения заявок, планирование страховых запасов по всем видам сырья и материалов;
• · точность планирования страховых запасов по всем сырью и материалам;
• · оценка на ежемесячной основе запасов в объеме, в днях, в деньгах;
• · выполнение целей по оборотному капиталу (ежемесячно);
• · оценка объема списанных материалов по истечении срока годности;
• · своевременное предоставление информации по нормам расхода сырья и материалов службой технического департамента.

На основании утвержденных нормативов по запасам сырья и материалов, текущей потребности и фактической производственной ситуации на отделениях менеджер по логистике центрального офиса ежегодно высылает цели по уровню запасов для выполнения. Данные цели высылаются по видам материалов (и по группам материалов) в днях запаса. По согласованию допускается отклонение по позициям внутри группы материалов при выполнении общей цели по группе.

Для эффективного управления запасами проводится АВС анализ сырья и материалов, использованных в производстве всеми филиалами.

На основании статистических данных выделяются группы, характеризующиеся различной значимостью — АВС (Activity Based Costing) категории, каждая из которых требует определенного подхода при планировании запаса.

АВС анализ осуществляется по критерию стоимости текущего периода по каждому отделению в отдельности и в целом по компании.

АВС анализ остатков сырья и материалов позволяет оценить и контролировать наиболее затратную часть запаса путем оптимизации уровня остатка.

В группу «А» входят позиции, составляющих 80% от общей стоимости сырья и материалов.

В группу «В» входят позиции, составляющие 15% от общей стоимости сырья и материалов (90−95% накопительным итогом вместе с группой «А»).

В группу «С» входят позиции, составляющие оставшиеся 5% от общей стоимости сырья и материалов.

Категории могут быть расширены при необходимости, также как и процент стоимости затрат в разрезе каждой категории. Критерием увеличения количества категорий является однородность затрат, сумм, долей.

АВС анализ стоимости остатков сырья и материалов как метод принятия решений используется с учетом данных анализа за предыдущие периоды с начала отчетного периода.

АВС анализ стоимости остатков сырья и материалов проводится MRP менеджером на основании данных из учетной системы.

Распределение сырья и материалов по группам основано на отклонениях фактического использования от нормативного.

В группу «X"входят позиции, отклонение по использованию которых составляет 0−5%.

В группу «Y"входят позиции, отклонение по использованию которых составляет 5−20%.

В группу «Z"входят позиции, отклонение по использованию которых составляет >20%.

При совмещении АВС и XYZ анализов получаем 9 групп сырья и материалов, при этом каждая из групп имеет две характеристики: стоимость запасов и точность прогнозирования потребности в них.

Составим матрицу потребности на основании данных разбивки сырья и материалов.

Более подробная матрица:

Основываясь на общей группировке и стоимости сырья и материалов, целесообразно объединить некоторые позиции, а именно AX и BX. Соответственно, для вышеперечисленных групп будет применяться одна и та же система управления запасами.

Таким образом, система управления запасами выбрана по паре групп АХ и ВХ, которая характеризуется стабильностью расхода, запасы должны быть постоянно в наличии, но не в избытке, так как материалы дорогостоящие и расход хорошо прогнозируемый.

Объем заказа полученной системы фиксированный, то есть каждый из заказов имеет постоянный объем в каждом из планируемых периодов, и постоянный норматив запасов.

Планирование запасов сырья и материалов осуществляется на основании текущей потребности, сформированной системой, с учетом остатков на складах хранения и текущей производственной ситуации (еженедельный план, норма расхода). При планировании упаковочных материалов также учитывается имеющийся запас на складах потребления (производственные подразделения отделения компании).

Заказ материалов, планирование запасов которых не учитываются в системе, может быть осуществлен только по внутренней заявке от производственного подразделения или от уполномоченных лиц.

Во всех иных случаях заказ таких материалов не допускается. Для непланируемых материалов ответственность за заказы и запасы лежит на менеджере заказывающего подразделения.

Основными параметрами, определяющими запасы сырья и материалов в ООО «НеваРеактив», являются следующие ограничения:

• 1. Доступность материала (импорт самого материала, его составляющих).
• 2. Минимально необходимый запас (гарантийный — обеспечивающий бесперебойную работу предприятия).
• 3. Минимальная партия поставки.
• 4. Минимальная партия заказа.
• 5. Транспортные ограничения.
• 6. Объемы складов.
• 7. Сроки годности.
• 8. Срок размещения заявки.
• 9. Сроки таможенного оформления, сертификация материала, оговоренные вдействующем законодательстве.
• 10. Срок изготовления.
• 11. Срок поставки.

И прочее с учетом требований охраны труда, и обусловленное условиями контрактов.

Различия в нормативах на 1,4 и 2,3 квартал обусловлены:

• — увеличением рисков непоставок в сезон;
• — пиковой загрузкой мощностей у нас и наших поставщиков;
• — рисками планирования;
• — увеличенной загрузкой транспорта;
• — дефицитом сырья (бумага, жесть, кукуруза, ячмень);
• — забраковками;
• — таможенными ограничениями.

К исключениям относятся позиции с особенностями поставок (значительный период исполнения заказа, значительный размер поставки, удаленность и уникальность поставщика, сезонность закупок, форс-мажором/специфическими условиями на мировых рынках сырья и т. д.). Они должны быть в обязательном порядке согласованы с менеджером, планирующим заказы сырья и материалов.

Солод и ячмень выделяются в отдельную группу. Данное сырье рассчитывается на ежегодной основе менеджером исходя из помесячного плана производства пива и мощностей филиалов по производству и хранению солода и хранению несоложеного ячменя.

Перед подписанием политики по запасам на каждом сайте локальный отдел планирования при необходимости вправе скорректировать нормы запасов по определенным позициям сырья и материалов, предоставив обоснование в центр обеспечения предприятия и получив одобрение.

Поэтому в первую очередь необходимо провести оптимизацию общей суммы запасов, включаемых в состав оборотных активов:

Рассчитаем оптимальную сумму запасов каждого вида:

З_п = (Н_тх * О₀) + З_сх + З_цн,.

где З_п — оптимальная сумма запасов на конец рассматриваемого периода;

Н_тх — норматив запасов текущего хранения в днях оборота;

О₀ — однодневный объем производства (для запасов сырья и материалов) или реализации (для запасов готовой продукции) в предстоящем периоде;

З_сх — планируемая сумма запасов сезонного хранения;

З_цн — планируемая сумма запасов целевого назначения других видов.

По зерновым культурам:

Н_тх = Т_{зап в днях} + Т_трансп = 2 + 0,5 = 2,5 дн.

О_о = (О_вып.пр * С_{т за ед. пр})/360 = (89,95 * 55 317,4)/360 = 13 821 т.р.

З_сх = 0.

З_цн = 0.

З_{зерновых культур} = 2,5 * 13 821 = 34 552,5 т.р.

Наполнители:

Н_тх = Т_{зап в днях} + Т_трансп = 5 + 5 = 10 дн.

О_о = (О_вып.пр * С_{т за ед. пр})/360= (204,16 * 55 317,4)/360 = 31 371 т.р.

З_сх= 13 500 т.р.

З_цн = 0.

З_{наполнителей} = (10*31 371)+13 500 = 327 210 т.р.

Дрожжи:

Н_тх = Т_{зап в днях} + Т_трансп + Т_страх = 6 + 1,5 + 4 = 11,5 дн.

О_о = (О_вып.пр * С_{т за ед. пр})/360 = (5,73*55 317,4)/360 = 880,5 т.р.

З_сх = 18 000 т.р.

З_цн = 0.

З_{дрожжей} = (11,5*880,5)+18 000 = 28 126 т.р.

Хмель:

Н_тх = Т_{зап в днях} + Т_трансп + Т_страх = 3,5 +1 + 2 = 6,5дн.

О_о = (О_вып.пр * С_{т за ед. пр})/360 = (0,95*55 317,4)/360 = 146 т.р.

З_страх = 200 р.

З_цн = 0.

З_хмеля = (6,5*146)+200 = 1 149 р.

Сахар:

Н_тх = Т_{зап в днях} + Т_трансп + Т_страх = 5 + 2 + 3 = 10 дн.

О_о = (О_вып.пр * С_{т за ед. пр})/360 = (13,86*55 317,4)/360 = 2 130 р.

З_страх = 12 500 р.

З_цн = 0.

З_сах= (10*2130)+1250 = 22 550 р.

С целью ускорения оборачиваемости запасов сырья на предприятии «САН ИнБев» разработан нормативный запас в днях, на который в своей работе ориентируется отдел снабжения предприятия.

Для определения формирования запасов, необходимо показать цель формирования запасов на «САН ИнБев», которой являетсяобеспечение текущей производственной и сбытовой деятельности.

Годовая потребность использования сырья и материалов на производство пива на 2014 г. составляет 17 405 620 т.р.

Средняя стоимость размещения одного заказа на 1 кг сырья — 300 р.

Средняя стоимость хранения 1 кг сырья — 320 р.

Сумма совокупных операционных затрат по размещению заказов составляет:

ОЗ_рз = * С_рз = = 22 163,35 т.р.,.

где ОЗ_рз — сумма совокупных операционных затрат по размещению заказов;

ОПП — объем производственного потребления товаров (сырья и материалов) в рассматриваемом периоде;

РПП — средний размер одной партии поставки товаров;

С_рз — средняя стоимость размещения одного заказа.

Сумма операционных затрат по хранению запасов на складе составляет:

ОЗ_хр = * С_х = = 3 769 600 т.р.;

где ОЗ_хр — сумма операционных затрат по хранению запасов на складе;

РПП — средний размер 1 партии поставки товаров;

С_х — стоимость хранения единицы товара в рассматриваемом периоде.

Определим оптимальный размер производственного запаса:

ОР_пз = = = 11 780 тыс.т.

где РПП₀ — оптимальный средний размер партии поставки товаров.

В итоге оптимальный размер производственного запаса должен составлять 11 780 т.р. При таких показателях среднего размера партии поставки и среднего размера запаса сырья операционные затраты предприятия по обслуживанию запаса будут минимальными.

Таким образом, проведенный анализ политики управления запасами показывает, что основной проблемой является то, что основной упор при планировании запасов делается на дорогостоящие и легко прогнозируемые запасы. В связи со снижением объема производства может возникнуть омертвение средств в запасах при их избытке, так как в принятой системе управления запасами объем каждого заказа не гибкий, а фиксированный, и нормы запасов в днях на каждый вид сырья и материалов постоянные. Отсутствие гибкости в системе планирования запасами можно отрицательно сказаться на структуре оборотных средств, ритмичности выпуска и чревато возникновением производственных проблем при недостатке нужного сырья и материалов.

При расчете оптимального размера запаса не принимается во внимание обеспечение запаса целевого назначения, а учитывается лишь запас сезонного хранения. Это связано с тем, что на предприятии в настоящее время не принимается во внимание важность данного вида запаса, который в основном расходуется на испытания новой продукции, на ее пробный запуск. Очевидно, что на данные нужды предприятие расходует другой вид запаса — запас сезонный в те месяцы, когда продукция пользуется наименьшим спросом. Это неоправданный риск, так как и в периоды традиционного спада продаж может случиться неожиданный всплеск продаж и повышение спроса и тогда предприятию придется изыскивать дополнительные резервы сырья и материалов в авральном режиме.

Грамотнее было бы все-таки целевой запас планировать для снижения риска нехватки сырья и материалов.