Информационно-справочные документы. 
Делопроизводство. 
Оформление документов

Подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или в других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов. К информационно справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты письма, телеграммы и т. д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может лишь, принята к сведению.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т. е инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу-вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

Состав информационно-справочных документов:

• · докладная записка;
• · служебная записка;
• · объяснительная записка;
• · предложение;
• · представление;
• · заявление;
• · все разновидности переписки;
• · протокол;
• · акт;
• · справка;
• · заключение;
• · отзыв;
• · сводка;
• · список;
• · перечень.

Составление и оформление справок

Справка- это документ, содержащий подтверждение событий, фактов. В делопроизводстве предприятия чаше всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда работников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации (см. прилож.1).

Для удобства оформления можно подготовить справки формализованного вида на бланке формата А5, имеющие адресные данные предприятия и трафаретный текст. Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности. В правом верхнем углу указывается место представления справки в именительном падеже. На справке должна обязательно стоять дата ее подписания. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок, ставят порядковый номер справки рядом с датой.

Одним из вариантов справки является справка, составленная по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике. Справки, составленные по запросу внешних организаций, должны быть подписаны руководителем предприятия. Справки по производственной тематике составляют в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй — подшивается в дело.

Реквизиты справки следующие:

• 1. место представления справки (допустимо указывать в тексте справки);
• 2. название и координаты организации, выдавшей справку;
• 3. штамп организации, выдавшей справку;
• 4. наименование вида документа;
• 5. дата;
• 6. текст справки;
• 7. подпись должностного лица;
• 8. печать организации.