Роль информационных технологий в управлении персоналом

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, которая циркулирует в системе управления при ее функционировании. [35;с.42].

Информационные технологии играют важную роль в системе управления персоналом и представляют собой технологии обработки информации, в том числе с использованием электронной техники.

В настоящее время на базе информационных технологий решаются важные задачи управления персоналом такие, как:

• 1. планирование штанных расписаний с формированием должностных инструкций;
• 2. учет персонала (персональные данные о сотрудниках);
• 3. подбор новых сотрудников и перемещения;
• 4. планирование и учет использования трудовых ресурсов;
• 5. расчеты с персоналом (расчет выплат по оплате труда, пособия, контроль выплат, подотчетные лица);
• 6. систему управления документами;
• 7. персонализированный пенсионный и налоговый учет. [7;c.56].

Информационные персонал-технологии сделали жизнь специалистов в сфере управления персоналом значительно легче. Их можно разделить на две группы: интернет-технологии и специализированное программное обеспечение (Таблица 1).

Таблица 1.

Информационные технологии, используемые в управлении персоналом.

К интернет-технологиям относятся:

• 1. Корпоративные Веб-сайты являются важным элементом информационной системы организации. Его можно считать виртуальным офисом предприятия, который работает круглосуточно и доступен посетителям со всего мира. Страницы корпоративных сайтов создаются с учетом интересов потенциальных работников и на них указываются преимущества, которые предоставляются сотрудникам компании, также на сайте можно посмотреть контакты предприятия, задать вопросы по свободным вакансиям.
• 2. Электронная почта — технология и предоставляемые ею услуги по пересылке и получению электронных сообщений по распределённой (глобальной) компьютерной сети. Для облегчения процесса ведения электронной переписки, сотрудникам отделов кадров рекомендуется пользоваться специализированными почтовыми программами. Почтовая программа— программное обеспечение, устанавливаемое на компьютере пользователя и предназначенное для получения, написания, отправки и хранения сообщений электронной почты одного или нескольких пользователей или нескольких учётных записей одного пользователя. Стоит также помнить, что правила ведения электронной переписки несколько отличны от ведения бумажной переписки.
• 3. Программы мгновенного обмена сообщениями— программы для обмена сообщениями через Интернет в реальном времени через службы мгновенных сообщений. Могут передаваться текстовые сообщения, звуковые сигналы, изображения, видео. Многие из таких программ могут применяться для организации групповых текстовых чатов или видеоконференций. [14]

К специализированному программному обеспечению относятся следующие:

• 1. Справочно-правовые системы (информационно-правовые системы) — особый класс компьютерных баз данных, содержащих тексты указов, постановлений и решений различных государственных органов. Кроме нормативных документов, они также содержат консультации специалистов по праву, бухгалтерскому и налоговому учету, судебные решения, типовые формы деловых документов. [37, с.128]
• 2. Экспертные системы — это программные комплексы, аккумулирующие знания специалистов в конкретных предметных областях и тиражирующие их для консультирования менее квалифицированных пользователей. Основная разница между информационно-поисковыми и экспертными системами заключается в том, что первые осуществляют лишь поиск имеющейся в их базе заданной информации, а вторые — еще и логическую переработку ее с целью получения новой информации. [35, с.93]
• 3. Специальные комплексные программы — это программные продукты автоматизирующие в комплексе кадровый учет, расчет заработной платы, найм персонала, аттестацию, тестирование, оценку, обучение, развитие и мотивацию персонала.
• 4. Отдельные модули программы имеют локальное применение и могут быть рекомендованы только небольшим организациям для решения учетно-отчетных задач в конфигурации Зарплата — Кадры.
• 5. ERP-системы — набор интегрированных приложений, которые комплексно, в едином информационном пространстве поддерживают все основные аспекты управленческой деятельности предприятий — планирование ресурсов (финансовых, человеческих, материальных) для производства товаров (услуг), оперативное управление, выполнением планов (включая снабжение, сбыт, ведение договоров), все виды учета, анализ результатов хозяйственной деятельности. [37, с.134]

В разрезе информационных технологий информационная система управления персоналом представляет собой набор определенного программного обеспечения и технологий, позволяющих автоматизировать и совершенствовать бизнес процессы в таких областях, как: управление кадрами, расчет и выплата зарплаты, табельный учет и документооборот. [19, с.164].

Данное программное обеспечение позволяет координировать работу различных каналов взаимодействия между персоналом и руководством. Кроме того, данное программное обеспечение дает работникам отдела кадров доступ к полной информации о сотрудниках.

В настоящее время на рынке представлено множество информационных систем для служб по работе с персоналом, некоторые из них представлены в Таблице 2.

Таблица 2.

Информационные системы управления персоналом.

Далее мы рассмотрим наиболее распространенные автоматизированные системы управления персоналом, их преимущества и недостатки.

Для управления персоналом предприятия фирмой «1С» разработан современный инструмент автоматизации задач управления персоналом, ведения кадрового учета и расчетов в соответствии с требованиями законодательства для предприятий различного масштаба — 1С: «Зарплата и управление персоналом».

Преимущества программы 1С: «Зарплата и управление персоналом»:

• 1. реализовано ведение не только регламентированного учета, но и управленческого учета заработной платы с возможностью описания методики расчета каждой из стимулирующих набавок, бонусов и других выплат;
• 2. позволяет вести учет нескольких организаций в одной информационной базе;
• 3. усовершенствован механизм учета рабочего времени для кадров, которые работают в условиях сокращенного рабочего дня или по индивидуальному графику;
• 4. реализованы инструменты не только кадрового учета, но и управления кадрами;
• 5. возможность построения аналитических кадровых отчетов;
• 6. удобный интерфейс.

Недостатками программы 1С: «Зарплата и управление персоналом» являются:

• 1. в конфигурации программы отсутствуют такие формы унифицированной документации, как Т-7, Т-10, Т-10а, Т-54;
• 2. имеет ограничения по стабильности и производительности при обработке больших объемов информации. [31]

Программа «Контур-Персонал» — система для ведения кадрового учета на предприятиях любой структуры и численности.

Преимущества «Контур-Персонал»:

• 1. Программа выстраивает связь между кадровыми событиями, используя систему приказов;
• 2. Программа хранит историю изменения реквизитов сотрудника и предприятия;
• 3. Программа предупреждает о наступлении какого-либо события или необходимости составления того или иного приказа;

Недостатками программы «Контур — Персонал» являются:

• 1. Отсутствие возможности в данной программе расчета заработной платы и исчисления налогов;
• 2. Система практически не имеет аналитики в Главной Книге (счет, субсчет, код аналитического учета, который неизвестно как используется). Данная система учета не позволяет на основании финансовых данных построить более или менее глубокий Финансовый анализ;
• 3. Система не контролирует бюджет при вводе оперативных документов и вообще не имеет механизмов прогнозирования движения денежных средств, что недопустимо при управлении предприятием;
• 4. Отсутствует также функции анализа эффективности работы персонала;
• 5. Нельзя произвести расчет отпусков, больничных листков;
• 6. Отсутствует система грейдов;
• 7. Не поддерживает функции мотивации и кадрового резерва. [30]

«БОСС-Кадровик» — автоматизированная система управления персоналом, которая позволяет оптимизировать процессы управления кадрами в крупных организациях, холдингах, а также динамично развивающихся средних компаниях.

Основные преимущества системы управления персоналом «БОСС-Кадровик»:

Функциональные возможности: «БОСС-Кадровик» содержит всю необходимую функциональность для использования современных методов управления кадрами, а также наиболее полно и эффективно решает задачи кадрового учета и расчета заработной платы в условиях специфики России и СНГ. Система «БОСС-Кадровик» обеспечивает ведение учета нескольких юридических лиц и направлений бизнеса в рамках единой базы данных;

Производительность: Система управления персоналом позволяет управлять информацией о десятках тысяч сотрудников, выполнять необходимые операции и формировать отчетность;

Интеграция с внешними системами: «БОСС-Кадровик» содержит штатные средства интеграции с внешними системами (ERP, бюджетирования, бухгалтерскими, учета рабочего времени), что позволяет комплексно решать задачи управления кадрами и предоставления необходимых данных для целей бухгалтерского, налогового и управленческого учета.

Недостатками программы «БОСС — Кадровик» являются:

• 1. высокая стоимость;
• 2. высокие требования к аппаратному обеспечению. [27]

Система «SAP R/3: Управление персоналом» состоит из набора прикладных модулей, которые поддерживают различные бизнес-процессы компании и интегрированы между собой в масштабе реального времени. Относится к классу ERP — систем. Полностью интегрированная система для планирования и управления работой персонала.

Преимуществами программы «SAP R/3: Управление персоналом» являются:

• 1. множество дополнительных функциональных возможностей: анализ качественного состава персонала, анализ причин увольняемости;
• 2. корректность расчетов;
• 3. гибкая система настроек.

Единственным недостатком программы «SAP R/3: Управление персоналом» является, то, что она дорогостоящая. [32].

Для того чтобы ориентировочно оценить, во что может обойтись компании автоматизация всего процесса управления персоналом, рассмотрим сколько по времени занимает внедрение программ, их функциональные возможности и примерную стоимость информационных систем в Таблице 3.

Таблица 3.

Внедрение, функциональная полнота и стоимость программы.

ВЫВОД: Рассмотрев значение информационных технологий в системе управления персоналом, можно сделать вывод, что на сегодняшний день информационные технологии играют важную роль в системе управления персоналом и позволяют оптимизировать и ускорить процесс трудовой деятельности служб по работе с кадрами практически на каждом этапе работы. Поэтому современным организациям требуются не только высококвалифицированные работники, способные работать с информационными технологиями, а также сотрудники, которые умеют сформулировать потребность организации в информационных технологиях.

В наше время существует множество информационных систем на рынке для кадровиков, такие как: 1С «Зарплата и Управление персоналом», «Босс-Кадровик», «Парус», «Галактика», «Контур-Персонал», программа «SAP R/3», система Oracle HR и многие другие. Но каждая компания выбирают себе, подходящий информационный продукт, исходя из численности персонала, вида деятельности, функционала и стоимости системы.

Далее мы рассмотрим подробнее информационные технологии в системе управления персоналом на примере филиала Буровые растворы ЗАО «Сибирская Сервисная Компания».