Виды коммерческих деловых писем

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. От того, насколько грамотно и убедительно составлено коммерческое письмо, зависит, в конечном итоге, успех будущей сделки. К чисто коммерческим видам деловой корреспонденции относятся: письма — запросы, письма — предложения (оферта), письма — заказы, письма — претензия (рекламация) и ответы на эти виды писем.

Запрос и ответ на него

Письмо — запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Оно обычно используется в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой расчетный счет в банке.

Как правило, запрос состоит из двух частей: введения, в котором в повествовательной форме излагается существо вопроса, и заключения, в котором ставятся те вопросы, на которые ожидается ответ адресата. При необходимости в текст письма вводятся ссылки на устную договоренность, достигнутые решения, прежние письма, нормативные акты.

Коммерческий запрос (Приложение 1) — это коммерческий документ, представляющий собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку (от покупателя к продавцу, от импортера к экспортеру) с целью уточнения особенностей рекламируемых товаров или услуг, выяснения возможности поставки определенной продукции, оказания услуг. Они также содержат просьбу направить предложение на поставку товаров. В таком письме указываются, как правило, наименование и вид товара, а также условия, на которых заказчику хотелось бы получить товар (количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки, условия платежа.) Запрос такого типа входит в группу контрактных документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделки.

Письма — запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде писем — ответов.

Фирма, получившая письмо — запрос, посылает заказчику ответ на запрос, который может иметь форму трафаретного или обычного письма. В нем фирма сообщает о принятии запроса к рассмотрению, содержится обещание направить предложение клиенту в определенный срок или отказ поставки товара с мотивировкой. Такое письмо рекомендуется начинать с благодарности за запрос.

После сообщения о принимаемых мерах желательно указать срок принятия решения и сообщения о нем. Продавец, если его устраивают пожелания покупателя, и он заинтересован в быстром заключении сделки или контракта, может направить предложение (оферту) и без предварительных сообщений.