В каждой организации руководитель определяет дни и часы приёма посетителей. Прежде чем записать на приём, секретарю необходимо удостовериться в том, что посетитель обратился по адресу. Узнать, по какому вопросу, и постараться, чтобы вопрос был решён за одно посещение. Запись на приём осуществляется, как правило, предварительно, при этом заполняют соответствующие разделы в журнале приёма посетителей, который имеет следующие разделы:
- · дата раздела;
- · фамилия, имя и отчество посетителя;
- · его адрес;
- · суть вопроса;
- · фамилия ведущего приём;
- · результаты рассмотрения вопроса.
Наряду с журнальной формой учёт посетителей часто ведётся на регистрационно-контрольных карточках. Технически эта форма более удобна: легко можно менять последовательность приёма, при анализе выявлять наиболее часто встречающиеся вопросы и формы их решения. В настоящее время регистрация приёма посетителей ведётся чаще в электронной форме. Рекомендуется время приёма разбивать на условные интервалы, с некоторым запасом.
На следующем этапе секретарь учитывает письменные материалы, поступившие к руководителю, которые снабжаются справкой-легендой, отражающей состояние вопроса, с которым обращается посетитель.
В том случае, если число посетителей превышает возможности руководителя, секретарь определяет порядок приёма посетителей или отбирает кандидатов на посещение. Таким образом, формируются основные и резервные списки посетителей. По окончании беседы и принятия решения руководитель записывает сам или поручает секретарю сделать запись о результатах беседы в соответствующем журнале. Секретарь имеет право, оговоренное в должностной инструкции, определять также, с кем руководитель должен встретиться сам, а кто может быть направлен к его заместителям или другим ответственным работникам.
